XX大学数字档案管理系统采购需求.docx

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1、XX大学数字档案管理系统采购需求序号模块内容说明1综合档案管理1 .档案收集档案收集是档案资源采集的入口，通过手动采集（手工著录与批量导入）、与OA系统有效对接采集（自动获取）等的方式进行电子档案资源的自动采集.其中，与OA系统对接工作不论是涉及OR系统接口的开发还是档案系统的对接都由木项目负费实现。支持档案按“卷”和按“件”管理：支持由部门兼职档案人员立卷和管理人员立卷的不同立卷方式。档案收集功能的整体要求如下：界面友好、操作简便、批量操作应灵活多样。应具备自动查重档号、文号的功能，根据规则的定义可以自动生成档号、件号、潦水号等.著录时可自动继承上一条的指定字段内容，同时具备数据校验的功能，

2、以避免著录错误或非法的内容。根据类别不同，自动提示必须要著录的项目，相关字段设定提醒信息，对内容输入加以规范性的提醒避免出错。具备外部数据批量导入功能，同时系统应对各项操作进行日志记录。查询档案时可直接查阅扫描文件，对扫描后的电子文件，系统需提供OCR识别工具。支持单个电子文件上传挂接和批量挂接，支持卷、件、电子文件的整体批量导入与挂接（如文件夹形式、压缩包形式等），可根据不同的档案类型定义不同的挂接规则，上传后应能自动与F1.录形成关联关系。支持与数据导入同样灵活的数据导出方式,可自由配置导出条件并生成导出数据（包括目录数据及电子文件数据）,支持增删改过程中条目数据的快速迁移、调整顺序等功能

3、。1.1 档案在线方式收集1.1.1 应对著录项数据自动进行检测以规范著录内容和正确性，具体针对格式、必填与否、唯一性等进行相应检测。1.1.2系统能自动对上传挂接的电子文件进行一系列后期处理，包括必要的格式转换、添加水印以及文字内容抽取与索引等。1.2 档案离线方式收集1.2.1 支持EXCe1.等常规格式的外部条目数据导入，在条H数据导入的过程中进行完整性、有效性检查，可自动或手动匹配数据格式，并支持批量修改。支持目录的单卷和多卷批量导入以及目录与电子文件整合批量导入，实现条目与电子文件的自动关联对应。支持同时批量上传文件夹，并自动抓取文件夹名、文件名、文件等信息后批量自动生成著录条FI；

4、支持压缩包进行批量上传，能够根据文件央进行自动组卷，并自动抓取文件夹名、文件名等信息后批量自动生成著录条目，自动将文件与条目进行挂接：支持服务器挂接原文，支持将服务器上的某个文件夹下的所有文件批地与条目进行拄接。1.3 网页等档案数据采集通过对网页地址、采取规则或者微信公众号参数进行设定可对目标网页、微信公众号的全文及附件进行采集。.1.4 档案整理该部分功能是前端整个档案管理业务的主要功能体现，具体解决档案管理业务中接收整理、审核归档等问题，主要功能需求如卜;2.组卷、整理与编目1. 1组卷方式支持案卷级文件级立卷、一文一件立卷两种方式并存，能方便进行组卷、拆卷重组，案卷分类调整、卷间调整以

5、及卷内顺序调整应灵活直观易操作。2. 2根据档号规则自动生.成档号，并允许人工干预，具备校验功能以防止重号。支持卷内档号重排序、档案类内、类间迁移等。3. 3支持按照学校归档范圉及保管期限表自动配置，根据系统管理模块中的立卷设置规则对文件进行自动预组卷（分类组卷，密级、保管期限等自动预配置）等功能4. 4能根据给定档号信息自动生成电子档号章，并支持基于相关档案整理与组卷规则的多种方式辅助整理功能，能自动生成和打印输出各种目录报表（包括案卷、卷内、全引目录，部门移交目录、备考表等）。2.5提供包括并不限于如下功能在内的便捷操作方式：25I批量挂接：支持对数字化副本、电子档案与条目数据的自动批员挂

6、接，挂接规则可以灵活配置。2.5.2批量修改：支持对多档案条目的批量修改，支持多种修改方式（固定值、栏目将换、子串咨换、查找替换、补足长度、删除空格、重排序号、合并栏目、拆分栏目、原件名称等）.自动索引：经过整理编目的档案条目及数字档案资源需自动建立索引从而使检索更易。2.5.3数据打包：支持对所需数据进行数据打包功能，打包格式符合国家有关电子文件封装的规定，打包数据能脱离数字档案管理系统独立运行查阅。2.5.4案卷调整：对己组卷的案卷和其中的文件进行调整。包括：案卷号调推、文件调整、合并案卷、拆卷、插入案卷、移除和插入卷内文件、卷内顺序号重排、删除空案卷等功能。支持本流程环节的数据批量导入与

7、导出：导入外部数据文件：将系统数据导出为外部数据文件（文件格式要求与前同）。2.5.5数据转换:支持数据格式转换功能,可以把DoC、PPT、JPG,TIFF等格式的数据转换成PDF格式。2 .5.6回收站：删除后的档案数据可以在“回收站”查看，可以对回收站的数据进行恢史、查询、删除、清空回收站等操作。3 .移交归档与入库管理3.1 支持档案数据移交、接收、退回等流程管理.支持相应档案签定管理、库房管理。3.2虚拟库房管理可通过模拟实际库房自定义虚拟档案排架，以支持在线实体上架（根据不同的档案对应的不同整理方式，按照条目上架和按盒上架）和电子数据关联标注进行实体位置指示，并支持登记排架长度统计。

8、可查看各个库房的上架库存量和余量，可电子化展示库房架位、格位、档案盒,调阅盒内文件目录及全文，可查看库房的基本信息、上架记录、出库记录、入库记录、移库记录等。33库房设备管理：支持与库房硬件设符桀成，支持管理库房温湿度自动采集。库房可视化管理：对档案库房中所仃出入库的档案可进行可视化展小O3 .4档案实体调卷与归卷管理，将查档利用过程中提交档案查阅的调卷申请直接记录到出库登记表，调卷结束后进行归卷操作时再直接记录回库登记表，具备对预期未归档案实体的预警能（通过向降房管理员发送信息以提限对所调档案实体案卷的及时归还。4.目录索引打印4.1 支持档案目录信息的关键字查询、目录树分类查询、跨字段模糊

9、查询:4. 2支持案卷封面、脊背、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表以及各种特殊形式标签等档案目录、报表的自动牛.成打印，可自定义设置模板：4. 3支持档案目录报表Exce1.等格式转出：4 .4系统采用自定义报表技术，并提供常规报表模板，用户还可根据需要自定义报表格式.5 .打印移交清单档案整理完毕后，支持立卷部门打印当前批次“移交清单”，可自定义移交清单样式，以便在实体移交时进行正常的归档交接手续.6 .可按需实现选51打印根据利用环节具体的需要，当所需信息需要遮挡文件页当中的部分或多个部分时，应能根据实际需要实现页面遮挡打印。应提供多种形式的遮挡，比如马赛克、选中任意区域变成空白等

10、等。7 .个性化打印71指定档案数据及附件，打印指定档案目录，支持自定义目录打印模板，可适配双面打印。7.2持自定义个性化打印标签,个性化打印标签支持可视化设计。7.3支持档案二维码标签打印，扫描一.维码进入档案详情页。7.4支持直接对接智能档案盒打印机，无需数据导出中转.支持下我目录数据和档案内容功能。8 .脱敏打印系统提供对敏感行信息遮挡打印控件在打印时当所需信息是文件一页当中的一部分时，可打印待定区域，实现区域打印。9 .档案检索根据-定的条件（如关键词）进行包括案卷级、文件级以及附件（电子文件）的检索查ift），能够提供灵活的条件匹配、快速的检索响应能力和模糊查询能力，具体要求为：9.

11、1 全档案库检索：支持用户直接输入关键字进行跨档案类型、跨全宗、跨字段的档案信息的检索。系统支持用户对检索结果的二次检索.9.2基本检索：系统支持用户自行设定枪索字段，进行档案信息的检索，例如有用户习惯使用保管期限进行检索，有用户习惯使用题名进行检索。9. 3高级检索：系统支持用户自行通过逻辑运算符组合检索字段，进行档案信息的检索。10. 4全文检索:支持对DoC、X1.S,PDF、TXT等文件类型的全文检索,同时也支持利用OCR技术（需支持不接入外网）对T1.FF、PDF、JPG、PNG等扫描件进行文字识别后全文检索.11. 档案统计11.1 档案数据统计系统支持实体档案、数字档案资源室藏量

12、的统计功能，根据选定的字段,按不同类别进行统计，且字段可任意组合（例如：可按年度、类别、保管期限.归档部门、文件格式、类、卷（件）年度等分别统计，也可按某部门某一年度档案数据进行统计）。11.2 档案利用统计按利用者角度统计（查档申请时间、利用目的、利用人员归屈部门、不同利用方式）：按档案角度统计（选定类别、年度档案利用数据）：按提供服务者统计（按档案员提供利用时间,各自提供利用数据、响应时间）。10.3 统计数据展示档案数据驾驶他（数据可视化大醉，自定义展示内容、不同内容的展示方式（曲线图、柱状图、饼图等），支持可视化展示界面设置评价信息滚动播放。10.4 档案年报统计10.4.1按照国家档

13、案局制定的全国档案事业统计年报标准，年报管理模块主要是对本单位及下属单位的年报进行管理，包含添加、编辑、删除年报，对本单位及下届单位的年报进行年报汇总，支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计，支持接收与上报功能。10.4.2系统支持白动生成年报格式，以及年报中的可统计字段，自动进行可统计字段的统计，其他需要手工录入的字段由档案管理人员进行录入。10 .4.3系统支持对统计完成的年报进行保存、打印预览、打印、导出为规定格式的文件等。11 .档案签定（包括处置与销毁）11.1 鉴定与销毁系统支持各门类档案资料的鉴定处置功能，应支持对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能。11.2鉴定与销

14、毁系统支持以自动触发的方式提示处置任务功能.11.3鉴定与销毁系统支持按工作流程开展处置档案鉴定与料毁等工作功能，各项流程支持业务行为元数据自动记录功能：支持是否需要归档、归档保管期限、保管期限到期档案提醒、保密档案解密到期提醒：支持鉴定流程及鉴定任务管理、鉴定专家管理、鉴定结果记录及管理、销毁清册管理、销毁审批、销毁结果记录及管理.12.集成支持与学校数据中心进行集成。结合校内统身份认证平台，使查档利用服务深入到学校各职能部门，深入到查档服务的末端，通过对各类档案资源的利用业务进行全过程管理和对档案数字资源的在线检索、借阅、史制，提高档案利用工作效率，提升档案利用服务水平，以实现“杳档O跑”

15、和“最多跑一次”服务。主要涉及与包含的功能有：12.1 采集系统与网上办事大厅业务系统对接后读取相关归档文件的元数据信息和全文数据，能按照档案管理规范要求与格式，自动编目并将元数据转换为符合档案管理要求的条目数据与对应电子文件（同时支持人工审核和编辑）。能按照电子文件管理的技术要求，进行文本抽取（诸如WORD、PDF等）并加以文档固化，并将元数据、全文文本、全文附件等整合为电子化档案包。支持完整的包含目录信息、电子全文信息、结构信息、元数据信息、数字签名等的电子文件封装。其封装包应符合DA/T48-20094基于XM1.的电了文件封装规范要求,满足对电子档案长期保存、真实有效。12.2 四性检测系统支持在电子文件接收过程中按煦G文书类电子档案检测一般要求B对电子文件的完整性、准确性、可用性、安全性实施四性检测。13.ofd格式转化支持文本附件在线转换为。fd格式，支持后台任务批量转换，支持选择是否保留原格式附件。12.3 门代码标准化展示支持历史部门管理，用户可设置当前部门的历史部门。著录界面“归档部门”字段通过选择方式填入，支持历史部门名称的正确显示。2档案服务利用管理1.系统提供多种检索方式（包括简堆检索、结果中检索，支持生僻字检索，不同字段自由组合检索等多种方式）供不同人群快速检索定位到需要的档案内容：智能检