医疗机构合同管理制度.docx

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1、医疗机构合同管理制度一、总则L为加强医疗机构合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护医疗机构合法权益，根据中华人民共和国民法典等相关法律法规，结合本医疗机构实际情况，制定本制度。2 .本制度适用于医疗机构以自身名义对外签订的各类合同，包括但不限于医疗设备采购合同、药品采购合同、基建工程合同、技术服务合同、合作协议等。3 .合同管理应遵循依法合规、全面履行、预防为主、分类管理、责任明确的原则。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门：指定专门的合同管理部门（如法务部或综合办公室），负责统筹协调医疗机构合同管理工作。其主要职责包括：1 .制定和完善合同管理制度及相关流程，并

2、监督执行。2 .对合同进行统一编号、登记、归档，建立合同管理台账。3 .组织合同审查工作，协调各部门对合同进行审核，并汇总审核意见。4 .监督合同履行情况，定期检查合同执行进度，及时发现并解决合同履行中出现的问题。5 .参与合同纠纷的处理，提供法律支持和协助。（二）业务部门：作为合同的发起部门，负责合同的起草、申请、履行及日常管理工作。主要职责如下:1 .根据业务需求，提出合同签订申请，并对合同签订的必要性、可行性进行论证。2 .负责合同的起草工作，确保合同内容符合业务实际需求和法律法规要求。起草合同应使用标准合同范本，如无标准范本，应保证合同条款完整、准确、清晰。3 .负责合同对方当事人的主

3、体资格、信用状况、履约能力等方面的调查，并提供相关证明材料。4 .按照合同约定，组织实施合同履行工作，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时向合同管理部门和相关领导报告。5 .负责收集、整理合同履行过程中的各类文件、资料，包括但不限于合同原件、补充协议、往来函件、验收报告、付款凭证等，并及时移交合同管理部门归档。（三）财务部门：负责合同的财务审核和监督工作。具体职责包括：1 .对合同中的财务条款进行审核，如付款方式、付款时间、发票开具要求等，确保合同财务条款符合财务制度和相关法律法规要求。2 .根据合同约定和实际履行情况，办理合同款项的支付和结算手续，并对合同执行过程中的财务收支进行核算和监督。3

4、 .协助合同管理部门和业务部门对合同履行情况进行财务分析和评估,提供财务数据支持。（四）法务部门（或法律顾问）：为合同管理提供专业法律支持。主要职责如下：1 .对合同进行法律审查，确保合同内容符合法律法规要求，防范法律风险。重点审查合同主体资格、合同条款的合法性、完整性、有效性，以及违约责任、争议解决方式等条款。2 .参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律咨询和建议。3 .协助处理合同纠纷，代表医疗机构参与仲裁或诉讼活动，维护医疗机构合法权益。4 .定期对合同管理人员和业务人员进行法律知识培训，提高合同管理的法律意识和水平。三、合同签订管理（一）合同签订流程1 .合同申请：业务部门根据业

5、务需求，填写合同签订申请表，详细说明合同签订的事由、对方当事人基本情况、合同主要内容、预计金额等信息，并附上相关背景资料，如项目可行性报告、报价单、招标文件等，提交合同管理部门审核。2 .合同审查：合同管理部门收到合同签订申请表及相关资料后，组织业务部门、财务部门、法务部门（或法律顾问）等进行合同审查。各部门应在规定时间内对合同进行审核，并提出书面审核意见。审核内容包括合同的合法性、合规性、经济性、可行性以及条款的完整性、准确性等。3 .合同修改：业务部门根据各部门审核意见对合同进行修改完善。如涉及重大条款修改或对审核意见存在分歧,应组织相关部门进行再次协商,直至达成一致意见。4 .合同审批:

6、修改后的合同经业务部门负责人、合同管理部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人（或法律顾问）审核签字后，按照医疗机构规定的审批权限提交医疗机构领导审批。5 .合同签订：经医疗机构领导审批同意后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。合同签订应采用书面形式，使用规范的合同文本，并由双方当事人签字（盖章）确认。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交合同管理部门进行编号、登记、归档。四、合同签订注意事项1 .主体资格审查：在签订合同前，业务部门应认真审查对方当事人的主体资格，确保其具有签订和履行合同的能力。审查内容包括对方当事人的营业执照、组织机构代码证、资质证书、法定代表人身份证明等相关证件的真实

7、性、有效性，以及对方当事人的经营范围、经营状况、信用记录等情况。2 .合同条款约定：合同条款应明确、具体、完整，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。主要条款包括但不限于合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决方式等。对于涉及技术标准、验收方法、售后服务等特殊条款，应根据业务实际情况进行详细约定。3 .签字盖章：合同签订时，应确保双方当事人的签字（盖章）真实、有效。法定代表人签字的，应提供法定代表人身份证明；委托代理人签字的，应提供授权委托书，明确委托权限和期限。合同盖章应使用单位公章或合同专用章，不得使用其他印章代替。4 .合同份数：合同签订应一式多份，医疗机构至

8、少留存两份原件，一份由合同管理部门归档保存，一份由业务部门留存用于合同履行和日常管理。同时，根据合同对方当事人的需求和实际情况，确定合同的总份数。五、合同履行管理1 .履行跟踪：业务部门作为合同履行的主要责任部门，应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和记录。合同履行过程中，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行自己的义务，并及时督促对方当事人履行合同义务。如发现对方当事人存在履行困难或可能违约的情况，应及时向合同管理部门和相关领导报告，并采取相应措施防范风险。2 .履行变更：合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容，业务部门应及时提出变更申请，填写合同变更申

9、请表，详细说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响等情况,并附上相关证明材料。合同变更申请经合同管理部门组织相关部门审核通过后，按照合同签订审批流程报医疗机构领导审批。经审批同意后，业务部门应与对方当事人签订书面的变更协议，并将变更协议原件交合同管理部门归档保存。3 .履行中止与解除：合同履行过程中，如出现法定或约定的中止、解除情形，业务部门应及时通知对方当事人，并按照相关法律法规和合同约定办理合同中止或解除手续。合同中止或解除后，业务部门应妥善处理善后事宜，如清理债权债务、返还财产、赔偿损失等，并将相关情况及时报告合同管理部门和相关领导。4 .履行记录与档案管理：业务部门应做好合同履行过程中

10、的各类记录,包括但不限于货物收发记录、服务提供记录、付款记录、往来函件等。同时，按照合同档案管理要求，及时将合同履行过程中的相关文件、资料整理归档，确保合同档案的完整性和准确性。合同管理部门应定期对合同履行记录和档案进行检查和监督，确保合同履行档案管理工作规范、有序。六、合同变更与转让管理（一）合同变更：合同变更应遵循协商一致、书面形式的原则。除按照合同履行管理中的变更流程办理外，还应注意以下事项：1 .合同变更内容应明确、具体，不得对原合同内容进行模糊或歧义性的修改。变更协议应作为原合同的组成部分,与原合同具有同等法律效力。2 .合同变更涉及价格调整、履行期限延长等对医疗机构权益有重大影响的

11、事项，应重新进行成本效益分析和风险评估，并按照规定的审批权限进行审批。3 .合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门，并调整合同履行计划和跟踪记录。（二）合同转让：医疗机构原则上不得擅自转让合同权利义务。如因业务需要确需转让合同的，应符合法律法规和合同约定的条件，并按照以下程序办理：1 .业务部门提出合同转让申请，说明转让原因、转让对象、转让内容等情况，并附上相关证明材料。2 .合同管理部门组织相关部门对合同转让申请进行审核，重点审查转让的合法性、可行性以及对医疗机构权益的影响等。3 .合同转让申请经审核通过后，按照规定的审批权限报医疗机构领导审批。4 .经医疗机构领导审批同意后，业务

12、部门应与合同受让方签订书面的转让协议，并及时通知合同对方当事人。转让协议签订后，业务部门应将转让协议原件交合同管理部门归档保存。（三）合同纠纷处理1 .纠纷报告：合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门和相关领导报告，并提供详细的纠纷情况说明和相关证据材料。纠纷报告应包括纠纷发生的时间、地点、原因、经过、涉及的合同条款、目前的处理情况等信息。2 .纠纷处理原则：合同纠纷处理应遵循依法依规、公平公正、维护医疗机构合法权益的原则。在处理纠纷过程中，应积极采取措施防止损失扩大，并尽量通过协商、调解等方式解决纠纷。如协商、调解不成，应根据合同约定的争议解决方式，及时通过仲裁或诉讼途径解决

13、纠纷。（四）纠纷处理程序：1 .协商解决：合同纠纷发生后，业务部门应首先尝试与对方当事人进行协商，寻求双方都能接受的解决方案。协商过程中，应注意保留相关证据材料，如往来函件、会议纪要、电话录音等。如协商达成一致意见，应签订书面的和解协议，并按照和解协议履行。2 .调解解决：如协商不成，业务部门可根据纠纷情况，向有关部门或第三方调解机构申请调解。调解过程中，应积极配合调解机构的工作，提供相关证据材料，表达医疗机构的合理诉求。如调解成功，应签订书面的调解协议，并按照调解协议履行。3 .仲裁或诉讼解决：如协商、调解均无法解决纠纷，业务部门应根据合同约定的争议解决方式，及时向仲裁机构申请仲裁或向人民法

14、院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，法务部门（或法律顾问）应负责代理医疗机构参与仲裁或诉讼活动，提供法律支持和协助。业务部门应积极配合法务部门（或法律顾问）的工作，提供相关证据材料和案件信息，确保仲裁或诉讼活动的顺利进行。4 .纠纷处理档案管理：合同纠纷处理过程中形成的各类文件、资料，包括但不限于纠纷报告、和解协议、调解协议、仲裁申请书、起诉书、答辩状、证据材料、判决书、裁定书等，均应作为合同档案的重要组成部分，由合同管理部门按照档案管理要求进行整理、归档和保管。七、合同档案管理1 .档案收集：合同管理部门负责合同档案的收集工作。合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件（如合同签订申请表、审

15、查意见表、审批文件、变更协议、履行记录等）交合同管理部门归档。合同履行过程中形成的各类文件、资料，业务部门应定期整理后移交合同管理部门。合同管理部门应建立合同档案接收登记制度，确保档案收集的完整性和准确性。2 .档案整理与保管：合同管理部门应对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同编号、签订时间、合同类型等进行归档排列，并编制档案目录。合同档案应采用纸质与电子相结合的方式进行保管，纸质档案应存放在专门的档案柜中，做好防火、防潮、防虫、防盗等措施；电子档案应定期进行备份，存储在安全的介质中，并设置访问权限，防止档案信息泄露。3 .档案查阅与借阅：建立合同档案查阅与借阅制度，明确查阅与借阅的范围、

16、程序和要求。内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写合同档案查阅（借阅）申请表，经所在部门负责人和合同管理部门负责人审批同意后，方可查阅或借阅。查阅或借阅过程中，应遵守档案管理制度，不得损坏、涂改、复制档案内容。借阅合同档案应在规定时间内归还，如确需延期，应办理续借手续。外部单位或个人查阅合同档案的，应持有合法有效的证明文件，并经医疗机构领导审批同意后，在合同管理部门的监督下进行查阅。4 .档案销毁：合同档案保管期限届满后，经合同管理部门会同相关部门鉴定，对确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。销毁合同档案应编制销毁清册，详细记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息，并经医疗机构领导审批同意后，由合同管理部门和纪检监察部门共同派员监销。销毁清册应永久保存。八、监督检查与责任追究