公司档案管理制度.docx

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1、S-；企业档案管理制度公司档案管理制度第一至总则箝一条为加强公司档案首埋工作，有效地爱护和利用档案,特制订本制度。其次条本制度所称的档案是指过去和现在的企亚各级部门及员工从事生产、经苦、企业管理.公父宣扬等活动中所干脆形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账明、凭证、报表、技术资料、电胧盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条更要原始档案邂循”双人双控,共同管理”原则，由总经办蜕一管理。其次女档案归档第四条归档范国1.）（二）地用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资脱等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度限制、质累限制）

2、、工程验收、工程报批资料等。（）合同：原铺料提购、设备选购、工程基建、技术转移、托付合同、设计合同、其他合同。（四）设法档案：公用系统、物料、仓库等协助设备：生产部设备、工程部设S.qc部设备等。（五）（六）员工培训：培训安排、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计是：化测类.力质虫、温湿度类、压力类、热工类、长度尖.计时类、流量类等，设备内郃校助记录归于母备档案中（I（七）产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录.质量标准、宙样视察和产品均定性过验变料、产品病回顾、变更状况、产品药检所桧鸵报告（含送检或抽检）、产品更大质1!事故贲料等。（）（九）供应商档案。质*标

3、准：原脱、5iW,中间产品、待包装产品、成品、包装材禧等。（+）检验方法：除料、辅科、中间产品、得包装产品、成居、包装材料等。（+-）记录：除批记录以外的全都记录。包括协助记录、出入库单、铜图记录、盘存表、温温度记录、物料请验单等：（十二）批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。（十三）标准裸作规程。（十四验证文件：验证主安排、厂房及公用条然、生产设第验证、qc设备脸证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。（十五行政类文件：?行政法规性文件。包括上级预发、须要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等：?各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复：?各

4、类证照、证书。包括景程、法人营业执照、蛆织机构代码证、税务登记证、土蛇证、房产证、商标注用证书、企业和产品获得的各类荣誉情展和证书等：？人事任命、劳动组纷等：?各类固定贲产资料。包括车辆全部原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等：?全部加盖公里的文件复印件：?在企业文化建设和社会活动中干脆形成的有保存价的的各抑文字、声像光碟等形式的历史记录。第五条归档时间-）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手城；（二）设备档案、产品档案、质标准、检验方法、标准操作规程随时产生附时归档：（）员工培训类资料发月归档,于每月

5、25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续：（四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续：（五）供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之的将上一年的资料到档案空办理归档手续：（六）（t）手续:）验证文件随时产生随时归档，验证王安排按年度归档，于每年1月25记录文件。协助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次：批记录文件按月归档，于先月25日之/S次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手接：（九）（十）其他文件每周一奂中归档一次。未按要求刚好归档而造成损失的.由当事人担当全部责任，并依卷情节轻

6、电予以相应於理。第六条归档份数（二）原件全部归档，并注明份故、出外I）运用常见的档案，各运用部门应复印留存自用“第七条归档要求1.）（二）（四）由档案室和各部门指派一名专人负责归档里宜。对已经破损或楔树的文件必需先修复再归档。文件必需通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导新字确i后方可归档。第八条归档手续各类文件归档时,归档部门应境写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备食考。由档案员填写文件归档登记簿,归档人和档案员共同签字确认。第三至档案的收生与整理第九条档案的收柒-）由各部门指派令人，每周一对其本部门须要归档的文件进行收

7、集,并进行分类.排列、埃目后移交档案室.（二）由档案管理人员定期到各部门对零敢的文件进行收集.再进行系蜕的、全面的整理。三）收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集.对收集不全的档案,要做好记录。第十条档案的整理（一）（二）档案采纳按类别分类的方式,做到层次分明,便于保管和利用。档案严格依据分类、排列、组途、给目的整理步骤迸行彖统、全面的整理,并做电子书目便利日后桧索。档案编号由英文字母及阿拉伯故字组成,具体说明如下：7、8、9位代表流水号C1.O1.999。、6位为档案柜号.、4位为二堀分类的烟号。.2位为一级分类的英文缩写。第四笈档案建档第十一条分类梳理归档的资料，出档案员分类

8、、编号，于文件归档的当天入库，并建立档案明细台妹。第十二条档案专用审全部归档的复印件及归档原件产生的复印件.每页纸加盖蓝色档案专用室.加盖档案专用至的复印件视同原件运用，档案专用今置于档案空，由档案员保首。第十三条档案纲号段档案盒中每份档案右上角加盖红色境号基.编号手写,档案煽号至置于档案室，由档案员保管，对已归档焉号档案做出的任何调整须登记备合。第十四条检索书目全部归档文件.由档案员建立对应关系的电子版检索书目.并定期核对。第十五条电子备份王要资料的原件须通过扫描浮方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五圣档案运用和归还第十六条档案运用-）文件复印：由运用人填写档案复印

9、登记落.一般性文件好部门负责人批准.亚要文件同时报分彼副总批准,由档案员复印、供应.（二）借出已加盖档案专用章的复印件：由运用人堵写档案偌出登记簿,S部门负责人批准，最长不超过十个工作日，王要文件及特别状况同时报分管副总批准：十日后仍未归还的.由档案员跟催或办理市新信出手续。三）借阅原始文件：由运用人填写档案借阅登记簿，经部门负贵人批准,于档案室指定的地点查阅，不汨带圈档案室,至要文件及特别状况同时报分笆即总批准。（四）借出原始文件：由运用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准,生长不超近五个工作日，主要文件及特别状况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的.由档案员跟催或办理而

10、新借出手续：原件借出后不再归还的,须及分管副前、总经理批准.总经办会签.档案室保留复印件蓄亘：（五）外单位借出档案时，由运用人增写档案借出登记薄,须经总妊理批准后方可运用。（六）按税定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发觉.对档案员必以200-1000元/人/件的罚款：造成损失的.由档案员全额担当,并依据情节轻些予以相应更理。第十七条档案归还-）档案运用者应爱惜档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或战毁.借出的各类档案文件在归还时，羟松且无误后，应在档案信出登记薄登记,并由运用人和档案员分别签字确认。二）发生损坏、丢失的，对运用人必

11、以200TOOO元/人/件的罚款：造成损失第二：公司档案管理制度实施细则公司档案管理制度管理班则为进一步完若公司的管理体建立有效的档案芒理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务.促迸公司的可持续健康发展,依据相关法律法规及规定，并结合我公司实际状况，制定本细则。一、总则-）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、条筑她反映公司各项经管活动的真实记录,是考察和探讨公司顷史及现状的审要依据。）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的生要工作。公司档案验理工作坚持集中烧一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负费,统一

12、管理。）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各郃门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分敢保存。二、档案部门设置及其职费-）公司设立档某部并配备专职档票人员.公司档案部的基本职员为：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策.法双和档案管理部门制订的有关现定、方法、细则。2、制订本公司档案工作的规定、管理方法和工作安琲等。3、在烯一领导、分母笆理的原则下依据本专业的笆埋要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管埋，主动供应利用。5,办理领导交办的

13、其他有关档案业务工作。）各部门设立找取档案员，具主要职责是：1、仔细执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反联档案工作状况，主动协作其开展工作并接受综合档案室的监留、指导和检者。2、依据本公司各郃门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在税定期限内向档案即侈交,确保本公司档案的完淫、J5实和平安。三、档案接收与整理（一）公司娓制文件材料的归档范围,依据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：1、行政部：1）公司各项规章制度、简介、执照、奥质证书、经营安排、管理决策等；（2）与做部及其他单位往来发文：3）行政管理方面,包括：1）办公用品舲理、选购、出车及修理记录等：2）日常管理方面的员工

14、考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、修理登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、生要谈活、各种总结、报告、语示批复，员工民主生活会方面的记录等：2、人资部：人事方圆的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。3、企划部：公司企划方电的宣扬方案、形展示.广告宣扬.言倘方案等：媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或至大节向日的宣扬费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。4、仓管部：仓库管理方曲的材料进出曾记、核算、保管等内容5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、修理派工等：客户投诉记录、客户增值服

15、务记录、客户回访记录、客户看法调亘记录6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及吃件、份计师淡单记录表等。7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容8、财务部：主要包括财务彼理中的各触账册、报表、凭证、工资发放,石勤方面的固定资产核算、费用申请等9、法务与档案部：主要包括日常竣管中的各种合同、司法文书,档案方面的管理指导、档案保管、核算、偌闻、销选等内容。10.市场部：有关营悄促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研费料、与客户签订的协议等。以上各部门归档材料的范国有所变更时应网灯通知档案管理部门，以便档案管理刚好作出调整.各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。二）归档文件的等级划分及保管期跟需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：（）档案娓号方法1,以一个立档欤位所形成的全部档案为对读.依据公司部门及业务划分.结合档案的内容和档案我体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。2,档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为：行政部：X2人资部：rz客发部：kf设计部rsj市场部：SC工程部：gc财务部：Cw法务与档案部：fd