公司会议管理办法.docx

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1、公司会议管理办法第一章总则第一条为进一步规范公司会议管理行为，精简会议，提高会议质量和效率，促进会议管理工作规范化、流程化、标准化,特制定本办法。第二条本办法适用的会议范围包括集团公司召开的董事会、董事会专门委员会会议、总经理办公会、办公例会、专题会、部长联席会、年度工作会、经济活动分析会、专项工作领导小组会及其他各类会议，适用的会议形式包括现场办公会、视频会、电视电话会等。第三条集团各二级单位应参照本办法，结合本单位实际情况制定相关会议管理的实施细则。第二章原则及分类第四条会议管理应遵循如下原则：（一）精简原则。会议频次和方式应服务于管理需要，精简不必要和准备不充分的会议，合并可集中的会议，

2、严格压缩和整合层层传达的会议，充分利用信息化手段组织和管理会议。（二）节约原则。应坚持厉行节约、规范会议费管理，凡涉及经费开支的会议应纳入预算管理，并严格按照有关廉政建设的各项规定执行，严禁铺张浪费。（三）高效原则。会议应主题突出，集中精力切实解决实际问题。会前认真准备，会中充分讨论、有效决议，会后严格督办落实，提高会议质量和决策效率。（四）规范原则。会议组织程序、材料准备、决议纪要及督办事项形成应符合规范要求。第五条职责分工。集团公司办公室作为会议的归口管理部门，负责制定会议管理办法，梳理会议管理流程，直接管理组织集团公司全局性、综合性会议，加强对集团公司各部门、各单位会议管理的业务指导、综

3、合服务和监督检查。集团公司各部门、各单位作为相关会议的主责部门/单位，负责会议的策划、组织、通知、召开、记录以及形成会议决议或纪要、信息、存档资料，并加强对会议决策事项督办等工作。第六条集团公司对会议实行分类管理、分级负责。会议分类如下：一类会议：是以集团公司名义召开的，涉及通报集团重大事项、部署重要工作任务和形成重要决策，需要集团公司领导班子出席、业务部门负责人及各二级单位主要领导参加或列席，会议通知由集团公司办公室或董事会办公室直接发布的会议。包括集团公司董事会、总经理办公会、办公例会、专题会、年度工作会、务虚会等。一类会议主要由集团公司办公室和董事会办公室负责筹划安排。二类会议：是以集团

4、公司各业务部门名义召开的，涉及通报系统重大事项、部署系统重要工作任务和形成系统重要决策，需要集团公司分管领导出席、相关业务部门人员和各二级单位系统负责人参加或列席，会议通知由集团公司各业务部门自行发布的会议。包括集团公司董事会专门委员会会议、集团公司部长联席会、集团各系统年度工作会、集团各系统季/月度例会、集团各系统专项工作部署会等。二类会议由集团公司各业务部门负责筹划安排。三类会议：是指除一、二类以外的其他业务类中小型会议,包括研讨会、座谈会和评审会等。三类会议由集团公司各业务部门负责筹划安排。四类会议：是指集团公司工作人员外出参加的与其管理业务强相关的外部会议。第三章会期及会议地点第七条一

5、类会议会期原则上不超过2天，其中，传达、部署类会议会期原则不得超过1天；二类会议会期原则上不得超过1天，其中，传达、部署类会议会期原则不得超过半天；三类会议除评审类会议外，会期原则上不得超过半天。第八条非专项交流，会议地点原则上安排在京内召开。第四章会议费预算和报销支付第九条会议费原则上在部门预算经费中列支。一、二、三类会议由会议主责部门/单位纳入部门/单位年度预算，不得向参会单位收取，不得以任何形式向二级单位转嫁或摊派。四类会议由参会人员所在部门/单位纳入年度预算，依据集团公司相关财务制度实报实销。第十条会议结束后应及时报销会议费用。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、会议签到表（一

6、、二、三类会议）及会议服务单位提供的费用原始明细单据及发票等凭证。第十一条会议主责部门/单位应加强会议费的预算管理和使用管理，按管理实际需要计划和使用会议费，集团公司财务部门做好相应的财务管理和会计核算工作，对会议费报销进行审核把关。第十二条会议主责部门/单位应严格加强会议费的使用管理，确保票据来源合法，内容真实、完整、合规。不得虚高预算和虚报会议费；不得将会议费用于购置打印机等固定资产和其他与会议无关的费用；不得组织会议代表旅游或安排与会议无关的参观；不得以任何名义发放会议纪念品（参会代表会议期间所需的普通文件包、笔记本、笔等不在此范围内）。第五章会议筹备第十三条会议策划。大型重要会议应提前

7、制订全面细致的策划方案。方案应包括但不限于以下内容：时间、地点、主持人、参加人员、会议主题、会议议程、会议材料准备、会场布置、会议服务、工作分工、后勤保障、应急预案等。第十四条会议议题和议案征集。集团公司董事会、总经理办公会等一类会议会前应按相应议事规则的规定征集并确定上会议题，形成规范议案，按规定时间和出席范围将会议议案报送相关人员。第十五条会议材料准备。大型重要会议主责部门/单位应提前准备好会议指南、主持词、会议报告、会议交流材料、领导发言稿（参考稿）、PPT演示文稿等。会议主责部门/单位应认真审核把关交流发言材料及重要汇报材料等。其他会议也应参照执行。第十六条会议通知发布。会议通知应按规

8、范版式、在规定时间内（一般应至少提前2个工作日）正式发布。通知内容应至少包含：时间、地点、主持人、参加人员、议程、参会要求、会议主责部门/单位、联系人和联系方式、参会人员回执等。第十七条会议室管理。会议主责部门/单位应提前预订会议室，按相应规范和标准做好会场布置、电子设备调试等工作。第十八条会务准备。会议主责部门/单位应提前做好设备调试、摄影摄像、车辆调度、车位预留、茶水服务等会务准备工作。第六章会议召开第十九条会议签到。会议主责部门/单位应安排专人负责引导签到，签到必须由与会者本人完成，不得代签（另有明确规定的除外）。第二十条会议发言。集团公司董事会、董事会专门委员会、总经理办公会等重要会议

9、，根据相应议事规则召开。其他会议，发言人员应客观、明确、精炼表达自己的意见或建议，注重提高发言质量，严格把控发言时间。第二十一条会议记录。对于重要决策性会议，会议主责部门/单位应指定专人做好会议记录及录音。会议记录应按规定格式真实、准确记录发言人的相关意见。严禁伪造、篡改会议记录。第七章会议决议、会议纪要及讲话整理第二十二条会议结束后，会议主责部门/单位指定专人根据会议记录、录音等在2个工作日内整理完成领导重要讲话，形成会议决议或纪要等。第二十三条会议决议、纪要的签发。集团公司董事会、董事会专门委员会、总经理办公会等重要会议的决议或纪要，根据相应议事规则的规定签发。其他重要会议的会议决议或纪要

10、由相应分管领导签发。会议主责部门/单位负责及时将会议纪要、决议印发与会人员、相关部门和单位。严禁伪造、篡改会议决议和纪要等。第八章会议信息发布第二十四条会议信息发布根据会议重要性和内容决定。需要在全集团全系统进行宣传和贯彻的，由会议主责部门/单位在2个工作日内形成专项简报或信息，并经集团公司办公室审核后，统一发布。宣传和贯彻小于以上范围的，由会议主责部门/单位自行组织宣贯。第九章会议议决事项督办第二十五条会议形成的决策事项，按照集团督查督办工作管理办法规定，会后应严格督办落实。涉及集团公司宏观层面决策事项的督办工作，由集团公司办公室或董事会办公室督办,相关部门及单位根据职责分工协助督办。其他各

11、系统专项会议形成的督办事项，由各相关部门根据职责分工负责督办。第二十六条对已明确的决议和任务，责任部门和人员应认真贯彻、落实、执行，按照规定时间完成，相关方应积极予以支持、配合。第二十七条会议主责部门/单位负责检查督办事项的落实情况，并将督办、催办情况整理汇总后呈报相关领导阅示。第十章会议资料归档第二十八条一类会议的归档范围包括会议通知、会议签到表、会议议案、会议记录、会议决议、会议纪要、领导讲话、会议录音录像、会议督办单等。二、三类会议由会议主责部门/单位视会议资料重要性进行归档。第二十九条归档要求（一）会议记录。按照档案管理要求，会议记录应按照会议性质分年度分开记录、独立成册。其中，笔录形

12、式的会议记录需统一使用A4纸规格笔记本，书写用笔应符合档案保护要求（黑色签字笔或钢笔）；电子版形式的会议记录需打印后由记录人逐页签字，并加盖会议主责部门/单位公章。（二）会议音频资料。会议的原始影像录音资料等需以硬盘为载体存储、归档。（三）会议决议、会议纪要。应按相关决策机制，连同签发单或签字页等共同存档。（四）所有会议记录、决议、纪要必须真实、完整。（五）会议档案移交。移交归档的会议材料需完整、准确、系统成套，于次年6月底前移交给集团公司档案管理部门档案管理人员统一归档，不得私自存放。第十一章会议纪律第三十条严肃考勤纪律。会议主责部门/单位应在会前准备会议签到表并安排专人负责引导签到。会议开

13、始前必须由与会者本人签到，无特殊情况不得迟到早退或缺席。如因特殊原因不能到会，应严格履行请假手续，由相关领导批准后向会议主持人报告。第三十一条严肃会场纪律。会议期间参会人员应将移动通讯工具关闭或调为静音、震动状态，不得在会场内接打电话、收发信息，不得从事与会议无关的其他事情。第三十二条严肃保密纪律。参会人员应树立保密意识，严格遵守保密法律法规和集团公司保密制度，坚决防止国家秘密、商业秘密泄露，坚决防止重要会议内容泄露。第三十三条严肃财经纪律。严禁以虚报、冒领手段骗取会议费；严谨虚报会议人数、天数等报销会议费；严谨违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准；严谨违规报销与会议无关的费用；严谨其他违反国家和集团公司财经纪律和制度的行为发生。第十二章罚则第三十四条对违反本办法规定的，将依法依规追究会议主责部门/单位和相关人员责任，涉嫌违法的，移交司法机关处理。第十三章附则第三十五条本办法由集团公司办公室负责解释、修订。第三十六条本办法自印发之日起施行。