呼伦贝尔学院档案规章制度 - hlbrccn.docx

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1、呼伦贝尔学院档案规章制度呼伦贝尔学院档案馆2015年12月呼伦贝尔学院档案馆工作职责档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，其主要职责如下：一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。二、拟订学校档案工作规章制度和业务流程，并负责贯彻落实。三、负责学校各类档案的接收（征集）、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。四、负责档案维护、修复等工作，对应销毁的档案按规定及时清理、造册、销毁。五、负责档案库房防鼠、防虫、防潮、防水、防盗、防火、防尘。六、组织实施信息化建设和电子文件归档工作。七、负责督促、检查、指导各部门档案工作情况，并开展学校档案工作人员的业务培训。八、编制

2、检索工具，编写大事记、年鉴等，出版档案史料，开发档案信息资源。九、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。十、完成领导交办的其他工作。档案馆工作人员职责一、贯彻执行档案工作的方针、政策和档案法规、规章制度。二、热爱档案工作，熟练掌握档案工作专业知识和技能，不断提高档案工作水平，积极参加档案业务培训。三、做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，熟悉档案馆的工作流程情况。四、严格遵守档案保密制度，保证不失密、泄密。五、认真做好档案查（借）阅工作。六、检查、指导学校各部门专（兼）职档案人员的日常档案工作。七、对残损档案及时进行补救，保证档案的完整性。八、积极开展档

3、案的编研工作。九、及时向领导反映工作存在的问题，提出合理化建议。立卷归档制度一、学校各各部门在其职能活动中形成的各种载体的文件材料（包括纸质文件、电子版、照片、实物等），由各各部门按规范要求立卷后，按规定的时间送交学校档案馆。二、立卷归档的文件材料，应收集齐全完整，保持文件内在联系，同一问题的文件材料的正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文、批复与请示应要按顺序放在一起立卷，不能随意破坏其完整性，同时要编制归档文件目录。三、凡归档的文件材料，要用碳素笔墨水或蓝黑墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、复写纸书写。四、会计档案要使用统一规格的记帐凭证、帐本、表册，要装订完整，填写清楚，不得省略

4、，同时要确定保管期限。五、归档时间和手续1 .党政部门和按年度归档的部门在次年六月底前归档。2 .教学档案在次年十月底以前归档。3 .科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。4 .外事档案应在每次外事活动结束后，把有关文件资料、音像载体材料汇总整理后归档。5 .出版物档案在年度终了时归档。6 .会计档案在会计年度终了时，暂由原单位保管两年后再归档。7 .接受档案填写交接文据，写明归档文件目录、时间，一式两份，并签名。8 .凡属永久保存的学校重要发文实行双套制。档案接收制度一、根据各类档案的归档范围及要求，及时主动接收学校各部门的档案，做到齐全、完整。二、随时接

5、收归档的其他档案，即教师业务档案，离退休、死亡档案和专门档案等。三、随时接收设备开箱随机材料。四、接收的档案材料，必须保证案卷质量符合要求，对不符合要求的案卷不予接收。五、认真履行交接手续，做好清点和签字手续。六、接收的档案及时登记总目录，编制分类目录，数量登记准确。档案保管制度一、档案馆按归档时间接收各类档案后，要及时登帐，编制案卷目录及各种检索工具。二、档案应分类编号，按保管期限和排架要求，整齐、有序地存放在档案柜内。三、对接收上架的档案应按规定认真清点、核对、签字、登记。对借出的档案应严格履行登记、签字手续。归还时则当面点清，并及时注销上架，做到帐物相符。四、任何人未经批准不得将档案带出

6、档案库房，不准涂改，不准私自摘抄和随便复印。五、定期检查档案保管情况，保持库房的适宜温湿度，对保管到期的档案，经过鉴定批准及时销毁。六、对损坏变质的档案材料要及时采取补救措施，进行修补和复制O安全保密制度一、档案工作人员和档案利用人员必须认真执行保密法及有关保密管理规定，增强保密观念，遵守保密制度。二、档案馆是机要保密重地，严格禁止无关人员进入，有关人员只限办理相关事务，不准随意翻阅与工作无关的档案。三、档案工作人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案资料的内容，不得私自将档案带出办公室给无关人员阅读，不得为个人需要摘引档案内容。对于不同密级的档案要进行分别保管，凡秘密级以上档案，查阅时须

7、经主管校领导批准，任何人不得私自翻阅、泄密及引用。凡违反规定，泄露档案机密造成不良后果者，应按档案法有关条文给予处分。三、对计算机内各门类档案数据要严格管理，按照规定做好加密工作，以防失密。四、档案库房内严禁吸烟，严禁堆放易燃、易爆物品及杂物，做好“八防”（防鼠、防虫、防潮、防水、防盗、防火、防光、防尘）工作。五、做好安全检查工作：1 .每日下班前要切断电源、水源，并好门窗。2 .节假日或寒暑假前，对档案进行一次安全检查。（1）要催回借出的档案材料。（2）全部档案要锁好，若有损坏和丢失应及时补救。（3）档案库房保持清洁、整齐。六、任何档案的处理和销毁，必须经过鉴定等程序，报校领导批准。档案查（

8、借）阅利用制度一、凡利用馆藏档案，均应按学校档案馆规定办理利用手续，填写档案馆档案利用登记表。二、各单位利用本部门形成的档案，可直接到学校档案馆查阅，利用其他部门形成的档案须学校档案馆负责人批准方可查阅利用。三、对专利权未转让、未公开的科研档案，利用者须持单位介绍信，同时经所查项目负责人及科技处负责人批准方可查阅。四、查阅会计档案须经财务处负责人同意，并由一名财务处工作人员陪同查阅。五、查阅党委会议记录、校长办公会议记录等重要会议记录，需说明查阅内容，并经党政办公室主任批准，按批准内容，只限在馆内查阅，一律不借出。六、因工作需要需借出档案时，外借时间不超过一周，如不能按时归还的，应办理续借手续

9、，续借期限为一周，逾期不还者，追回档案并提出批评。七、本校档案原则上不对外，若外单位却因工作需要查阅，须持单位介绍信或身份证，并详细填写档案馆档案利用登记表，经批准后方可查阅。八、出示个人身份证和毕业证，可查本人在校成绩、学历情况等档案。九、（借阅）档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不准带到公共场所，不得传播、污损、抽拆、涂改和转借。档案馆档案利用登记表日期:查阅单位查阅人查阅档案事由和内容利用形式摘抄口复印口借阅口查阅口用印口归还情况：校领导意见签字：日期：党政办主任意见签字：日期：档案馆负责人意见签字：日期：查阅科研档案财务档案备注部门（项目）负责人签字：陪同人员签字：档案名称档案门类

10、盒号案卷号查阅结果经办人签字：档案统计制度一、档案工作人员对保管的档案，每年按档案大类和保管期限进行一次详细统计并分别汇总造册。二、对档案的利用情况（人次和卷数），每半年进行一次统计汇总。三、严格档案的移交手续，对每年接收的档案应分别进行登记并累计统计数字。四、每年统计一次档案鉴定销毁情况。五、每年按规定填写档案统计报表，向上级档案管理部门呈报。档案库房管理制度一、档案入库必须认真检查案卷质量，清点数目，并及时进行登记、上架和入柜。二、档案的存放要按密级和保管期限分别保管，对珍贵档案要专门保管。三、库房内要安置温湿度记录仪，每天两次定时测记，并根据气候及温湿度情况及时通风，将库房相对湿度控制在

11、50%65%之间。四、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁存放易燃易爆物品，定期检查消防器材、电路和电器设备，及时消除隐患。五、在档案柜、架放置驱虫防霉药剂，定期检查虫、霉，发现问题及时处理。六、做好档案紫外线照射防护工作，挂好库房窗帘。七、经常进行清扫，保持库房清洁无尘。八、每学期结束前，要对案卷进行总清点，要对库藏档案的保存情况进行检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。九、严格执行档案借阅制度，每学期结束前，要催回借出的档案。十、非档案馆工作人员不得随意进入库房。十一、每天下班前应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。档案鉴定、销毁制度一、档案鉴定、销毁工作由学校档案馆负责组织。校档案馆

12、应在调查基础上制定档案鉴定计划，各大类档案每35年进行一次档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限。二、档案鉴定由校档案馆提出鉴定建议，组织档案鉴定小组进行鉴定的具体工作。档案鉴定小组由档案馆人员、有关部门人员及分管档案馆的校领导组成。三、鉴定工作完毕须写鉴定报告，提出处理意见和建议，鉴定小组人员均在鉴定报告上签字，然后上报主管校领导审批。四、凡经主管校领导审批同意销毁的档案，由档案销毁小组负责销毁。档案销毁小组由校档案馆、保密委员会、保卫处以及与销毁档案的有关人员组成，销毁档案应造具清册，与鉴定报告一并由校档案馆永久保存。五、经鉴定确认为无保存价值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，应返回本人。