03 茂华集团ERP采购系统管理制度.docx

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1、茂华ERP采购系统管理制度及应用规范2011年11月目录第一部分总则第二部分系院管理制度2.1 各组织职责22.1.1 集团公M职责22.1.2 各主营业务子公司职费22.2 系前安全3用户及权限管理2.3.1 用户申请流程；2.3.2 命名规则2.3.3 权限管理.，系统运行及分工2.4.1 JFI初始化52.4.2 项目执行阶段52.4.3 系统数据要求6第三部分系挑应用规范73.1 初始化规范73.1.1 系统初始化73.1.2 项目初始化73.1.3 参数初始化83.2 业务MS与蜘规范133.2.1 标准产品分类133.2.2 采购产品犀管理143.2.3 方阵A及维护153.2.4

2、 2.4供方贵质押牯（对应于公司原有的贵格演审）管理173.2.5 供应商定皴管理183.2.6 203.2.7 招标文件与审批223.2.8 供方资格At审233.2.9 2.9发标、回标、评标、定标管理253.2.10 报表管理说明28第四部分考核办法29第一部分总则为更好地规范茂华控股集团有限公司（以下简称“集团公司）ERP采购系统的使用和管理，明确采购系统统一的标准规范和使用要求，建立集团公司规范、离效和便捷的采购信息管理平f,特制订本管理制度和应用规位。（注：由于ERP系统不断的开发及调整，当本掾作手册与ERP系统实际不一致时，以ERP系统为准,如有不明或疑问，可向集团采购部反映.）

3、第二部分系统管理制度2.1 各组织职费2.1.1 集团公司职责2.1.1.1 集团综合管理部系统管理员负货维护公司ERP系统的WEB服务涔、数据库服务器等软硬件设备，保障公司网络的畅通，确保公司ERP系统的正常使用：2.1.1.2 集团综合管理部系统管理员负责采购系统的安全管理、数据备份和存储：2.1.1.3 团综合管理部系统管理员负货明确各个项目使用采购系统的网络配置、电脑配置、操作系统及应用软件等软硬件的配置标准：2.1.1.4 集团成本控制中心设置采购系统管理员岗位，负责收集、汇总各公司、顶目使用过程中提出的采购系统中采购部分的二次开发需求，经成本控制中心总经理批准后，由集团综合管理部系

4、统管理员负贡与明源沟通对系统功能进行调整：2.1.1.5 集团成本控制中心负责碑认采购系统的应用规范与指引，成本控制中心采购系统管理员负责培训各公司造价部采购系统管理员，协助项目前期初始化：2.1.1.6 集团综合管理部系统管理员协助成本控制中心组织新开发项目的实施以及人员的培训工作：2.1.1.7 %团成本控制中心负货采购系统中采购部分运行的检查和监督，具体包括检查采购数据录入的准确性、及时性和使用的深度等：2.1.1.8 集团综合管理部负货组织成本控制中心制订、修订采购系统的业务流程、相关业务定义标准,以及系统运行规章制度等.2.1.2 各主营业务子公司职员2.1.1.9主营业务子公司造价

5、部在规划方案确定后1个月内，向集团成本控制中心递交0茂华ERP系统公司项目新增申请表瓦集团成本控制中心在15天内完成批发;集团成本控制中心负责确认有关系统应用的需求，并按照统一的标准规范与操作流程指导申报主营业务子公司做好系统实施应用的各项前期准备工作：21.1.10主营业务子公司造价部在茂华ERP系统公司项目新增申谙表批复后1个月半内，在集团成本控制中心指导下完成各项准备工作（系统初始化的录入、人员岗位授权等）；21.1.11各主营业务子公司综合管理部系统管理员在系统运行前一个月应将主营业务子公司与集团联网，负货测试及保即公司网络运行速度及稳定性，并配合主营业务子公司造价部完成系统初始化和日

6、常培训工作：211.12各主营业务子公司综合管理部系统管理员负责主营业务子公司新增及注销用户：21.113主营业务子公司造价部系统管理员负贪完成项目初始化和日常培训等工作：211.14主营业务子公司必须按照茂华ERP采购系统管理制度及应用规范及茂华集团ERP采购系统操作手册，及时准确录入采购系统的相关业务数据。2.2 系统安全221用户名及密码：登录时，系统通过用户个人密码险证用户身份，并将记录用户操作对系统数据产生的影响，故用户名及密码应妥善保管，并只限本人使用。2.2.2信息保密：为满足不同的业务管理、数据分析需要，系统提供了打印、导出等数据输出功能。由于系统中的信息多数涉及公司商业秘密，

7、故具有打印、导出权限的人员应逆慎使用此项功能，并妥善保存、处理所打印或导出的数据，避免泄密。2.3 用户及权限管理2.3.1 用户申请流程23.1.1 集团新增/注销用户：需填写茂华ERP系统用户新增及注储中谙表讥23.1.2 2主营业务子公司新增/注销用户：需填写茂华ERP系统用户新增及注销申请表2.3.2 命名规则1.1.1 .1集团及主营业务子公司用户名均为姓名全拼,例如：张三,登录账号为:zhangsan：1.1.2 初始化密码:123456.新增用户须在收到账号密码当天修改密码,建议密码及杂度为字母加数字.2.3.3 权限管理1.1.1 .1当员工入职、离职时,本人应填写茂华ERP系

8、统用户新增及注梢申请表,申请启用或停用系统中的用户名及相应权限。1.1.2 系统操作：在工作中，用户应按照正确的流程在系统中进行操作，确保及时、准画地录入信息或处理业务（系统操作必须以真实的实际业务为依据）。如因用户操作失误等原因对实际业务所造成不利影响，应由用户按照公司相关制度承担相应的责任。2.4 系统运行及分工2.4.1 项目初始化2.4.1.1 由主营业务子公司造价部系统管理员在【项目准备】模块按照集团统一标准制定项目编码和项目命名，创建新项目。2.4.1.2 主营业务子公司造价部负责向集团系统管理员提请项目的数据授权。2.4.1.3 主营业务子公司造价部系统管理员在【项目准备】模块中

9、设置采购类型，对主营业务子公司人员进行采附类型授权.2.4.1.4 由集团成本控制中心系统管理员在【斯目准备】模块中进行业务参数设巴。2.4.2 项目执行阶段2.4.2.1由集团成本控制中心采购部总监汇总成本控制中心、产品研发中心、营销部、综管部意见,在【标准产品分类】模块中设置标准产品分类，维护件产品分类的指标属性：2.4.2.2由主营业务子公司造价部专业主管、其他部门业务主管在【采购产品目录】模块中录入产品，完善具体产品信息：2.4.23由主营业务子公司造价部专业主管、其他部门业务主管在【供应商资源库】模块中录入供应商相关信息（相关信息必须完照、准确，如名称必须是全称，与营业执照一致等）：

10、2.4.2.4由主营业务子公司造价部专业主管、其他部门业务主管组织对新供方的考察并在ERP系统的【资质评估】模块中发起对供方的资质评估审批：2.425由主营业务子公司造价部专业主管,其他部门业务主管负员发起和组织对供应商的评价，在【总评与定级】模块发起供应商定级审批：2.4.2.6制定采购计划后，由主营业务子公司造价部专业主管、其他部门业务主管负货在【采购计划管理】模块中进行主责范围内采购计划的录入，主营业务子公司分管副总（造价）予以审核：2.427由主营业务子公司造价部专业主管、其他部门业务主管负贡在【采购过程管理】模块进行招标文件的编制，备选供方的选择，发标、回标、评标、谈判、定标信息的录

11、入，并发起招标文件、符选供方名单.、招标比选报告的审批：2.4.3 系统数据要求1.1.1 .1业务数据必须及时录入系统，以保证工作业务的股利进行。1.1.2 录入系统的数据应保证其实准确。第三部分系统应用规范3.1 初始化规范3.1.1 系统初始化3.1.1.1 定义：系统初始化是指面对整个集团及各主营业务子公司，在系统中建立起相应的系统权限体系和部门组织架构。3.1.1.2 适用范用：1) 本规范适用于所有使用采购系统的公司及项目。系统初始化工作由集团综合管理部系统管理员协助主营业务子公司完成。2) 本系统的权限设置可以分为两层，一层是集团粽合管理部系统管理员，能创建及增减下属公司的管理员

12、及集团内的各业务部门人力：二屋是主营业务子公司粽合管理部系统管理员，能够增减主营业务子公司内的各业务部门人员。3) 对丁各主营业务子公司来说，针对系统中每个业务模块都有查询、增加、修改、删除的权限，定义每个人对该模块的操作权限，也就是定义了该用户的使用权限。同时，除集团成员外,主营业务了公司每个用户都只拥有自己公司的身份，所以操作范围只限于本公司，不能看到其他公司的数据。3.1.13常用解释：1) 岗位管理：当拥有相同的操作权限时，用户可以通过岗位管理模块为这些用户定义一个岗位，从而减少或豆为多个用户授予相同的操作权限的工作。并为每种岗位指定相应的用户，从而与用户管理共同使用最终达到权限解择的

13、目的。可以按照公司的岗位需求设定岗位。2) 用户管理：用户管理是和岗位管理配合使用的权限设置功能，主要增加新用户及用户信息的维护。同时，为每个用户指定其所属岗位。用户可以属于多个岗位。3) 组织管理：组织管理是建立公司的系统组织架构，以便于后续的数据过滤使用。3.1.2 项目初始化3.1.2.1 适用范围：本规范适用于所有使用本系统的主营业务子公司及项目，凡使用本系统的主营业务子公司及项目必须严格按照本规范的要求进行系统的相关设置，确保系统结构i致、口径统一，便于系统的操作、数据分析等工作的进行。3.1.2.2 常用解释1) 项F1.名称：指单独进行设计、施工、成本的楼盘分期开发的名称，如楼盘

14、未分期则楼盘名称即为项目名称。项目名称应为项目向城市建设主管部门备案的名称.2) 建筑性质：指为便于系统数据分析，从建筑形态上进行区分，包括多层、小高层、高层、独栋别壁、双拼别墅、联排别里、变拼别里、公寓、商业、商场、写字楼等：3) 产品类型：指为便于系统数据统计，从建筑用途上进行区分，包括住宅、商业、写字楼、会所、幼儿园等：3.1.2.3 初始化规范1) 在系统的录入界面中，如果字体为红色的代表是必填项，蓝色的代表是建议录入项。2) 项目准备-一项H登记基本资料项目编码：由各地主营业务子公司系统管理坊添加所在公司下的项目编码,项目编码由地区+项目拼音简写构成。例如，项目名称：“茂华国际汇。项

15、目代码：“mhgjh.项目名称：单独进行设计、施工、成本的楼盘分期开发的名称,如“茂华国际汇一期”,如有二期则创建新项目“茂华国际汇二期，开工日期、竣工日期、项H状态和项目描述等均按项目实际资料填写。3.1.3 参数初始化3.1.3.1采购类型设置采Q决码采购大英采购类型码采购类型O1.土建工程01土方02降水护坡03地基处理04工程施工总承包05钢材06混凝土07水泥08主体钢结构工程09栏杆快之10外墙砖11含饰面外墙保温工程12屋而瓦13铝合金门窗舞墙14石材幕墙15单元门16户门17防火门（含防火送帘）99其他02安装工程01配电箱（层箱、户箱）02电线电缆03电悌工程04水衣（ICR或远传）05水泵06无负压供水07阀门08消火栓箱09换热器10散热器11地暖工程12通风工程