南宁局档案管理系列标准的通知（宁铁办[2011]5号）.docx

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1、南遥路局文件宁铁办2On)5号关孑印岌南与铁路局管理名列杼攫的通知全局各单位：现将修订后的南宁铁路局档案综合管理标准、南宁铁路局文书档案管理标准、南宁铁路局科技档案管理标准、南宁铁路局会计档案管理标准，以及新制订的南宁铁路局声像档案管理标准、南宁铁路局实物档案管理标准印发给你们，请按照执行。二C)一一年一月十三日南宁铁路局档案综合管理标准1范围1.1 本标准规定了档案的收集、整理、移交、保管、利用、保密、鉴定、销毁、管理等工作的一般要求。1.2 本标准适用于南宁铁路局档案管理工作。2术语和定义2.1 档案国家机关、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。2.2 立档单

2、位形成全宗的单位。一个立档单位只能产生一个全宗。2.3 全宗一个立档单位形成的全部档案的总和。2.4 案卷由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。2.5 管理体系3.1 根据铁道部的规定，全局档案工作建立两级管理机构，实行两级建档。各级档案工作机构既有收集、管理本级机构全部档案的职能，又有对所辖单位档案工作进行监督、检查和指导的双重职能。3.2 全局凡是构成立档单位条件的单位，均应落实档案工作机构，配备专职或兼职的档案人员。构成立档单位的条件是：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；设有会计单位或经济核算单位，自己

3、可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。3.3 按照国家规定配备档案工作人员，案卷达100O卷时应配专职档案员，不足100O卷的可兼职。档案员应符合机要工作条件和中专以上学识水平。3.4 各单位应当加强对档案工作的领导，并落实一名领导分管档案工作，纳入其岗位职责和考核范围。3.5 建立文书、科技、会计、声像、实物档案归档管理制度,落实责任立卷部门。文书档案原则上由行政办公室主管，文书部门立卷；科技档案由各级总工程师统一领导，实行“三纳入”，即纳入总工程师职责范围、纳入技术管理制度、纳入工程技术人员的岗位责任制，职能部门立卷；会计档案由财务部门主管，按标准立卷后移交

4、；其它门类档案的立卷工作由相应职能部门负责。3.6 坚持以科学发展观为指导，以全面建设“三个体系”（资源体系、利用体系、安全体系）为基本落脚点，以实施“三大战略”（以人为本战略、服务先行战略、安全第一战略）带动各项任务的落实，促进全局档案工作协调持续发展。3.7 各单位应当把档案发展规划纳入本单位整体发展规划，建立健全档案各项管理制度，保证档案工作经费需求，抓好档案法律法规宣传教育，保障档案工作的正常开展。3.8 深入实施“四统一”档案管理模式，即统一标准、统一制度、统一软件、统一装具，严格档案综合管理考核，推动档案管理标准化、科学化。4档案的收集和整理4.1 各单位在公务活动中形成的各门类档

5、案，必须实行集中统一管理,任何部门及个人不得以任何理由据为己有或拒绝归档。4.2 归档材料必须符合档案案卷质量要求，做到齐全、完整,模糊或已破损的应予修复。归档材料所使用的纸张、书写和固定材料应符合档案保护要求，禁止以圆珠笔、彩色笔、铅笔、复写纸、纯蓝墨水书写的材料，以及复印材料归档。4.3 各单位在公务活动中自身形成和收集到的有保存价值的文件材料，均应按文书档案归档范围和保管期限表的要求整理归档。归档文件一律要带底稿。4.4 科技档案的形成、积累，应当纳入科技人员的工作程序。凡是增加、更新、改造的工程项目，其归档材料由有关工程技术人员修改、补充、整理后，移交档案部门。4.5 建设项目竣工文件

6、应在项目竣工验收交接前向档案部门移交，项目档案归口由建设单位负责审核把关。设计底图和蓝图由设计单位定期向局档案馆移交。4.6 大型的基建工程验收、科研成果鉴定、购买大型重要设备开箱等，应当通知档案人员参加。申报优质工程竣工资料必须符合规定要求，并有档案部门签章。科技文件材料不齐全、不准确的，不能组织鉴定和验收。4.7 会计档案应当由财务部门严格按照财务会计档案管理标准整理立卷后，定期向档案部门移交，由档案部门集中保管。4.8 声像档案由形成部门编辑整理后，及时向档案部门移交。所需费用由形成部门提出预算，列入单位的年度计划。4.9 实物档案可拍成照片存档，实物集中由档案部门保管，也可建立荣誉室展

7、出。4.10 局档案馆负责保管全局的地亩档案。凡是新征用土地的全部资料，由局地亩部门归口收集整理、审核把关后，向局档案馆移交。地亩档案原件一律存入局档案馆，有关单位可保留复制件。4.11 移交和接收5.1 各单位当年形成的归档文件应于次年一季度前向本单位档案部门移交；会计档案在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管1年后向档案部门移交。其它各门类档案按规定时间移交。5.2 具有重大影响的重要会议和重大活动所形成的档案，有关单位或部门应当及时收集、整理，在会议或活动结束后60日内向同级档案部门移交。5.3 移交的档案必须按标准整理，编好目录，使用铁路局档案管理软件录入档案数据，档案目录、数据一并

8、移交档案部门。5.4 建立健全档案移交签收制度，移交时交接双方应按规定办理交接签收手续。5.5 转运档案时必须指定两人以上护送，按执行机要任务办理。5.6 进铁道部档案馆的档案如缩微保存胶卷，原件带回铁路局档案馆保存。6档案的借阅和利用6.1 查阅档案应当持单位（部门）的介绍信或证明，办理登记和签收手续。外单位人员查阅档案，原则上应在阅览室内，不准外借，并按铁路局有关规定收费。6.2 查阅党委、行政会议记录等机密和控制查阅范围的重要档案，必须按规定经单位主要领导同意后方可查阅。6.3 对非涉密性档案，档案部门可根据查阅者的需求，允许摘抄相关部分内容或提供复印件，并加盖档案部门复印专用章。6.4

9、 档案查阅人员应当爱护档案，保证案卷完整无损，严禁涂改、勾画、拆卷、抽页、翻拍和私带档案等行为。6.5 档案工作人员与查阅人员在办理借还档案手续时，双方应当面清点核对。发现涂改、勾画、拆卷、抽页、翻拍和私带档案等情况，一律追究当事人的责任，并设法补救。6.6 借阅的档案应于当天放回原位，不得随意摆放，档案工作人员离开库房时应随手锁门。6.7 档案查阅人员查阅档案时应当遵守有关规定，严禁吸烟、在阅览桌上摆放茶水或墨水等行为。6.8 对重点和特殊载体的档案，档案工作人员应当尽量提供复印件或复制件，以延长原件的使用寿命。6.9 查阅、利用档案的部门应当主动统计利用档案所取得的社会、经济效益情况，并及

10、时向档案部门反馈。6.10 密工作7.1 坚持依法管档，认真贯彻执行保密制度，增强保密意识,保证机密档案的绝对安全。7.2 严格落实档案借阅制度，履行借阅手续，不得凭熟人关系借阅档案，严禁擅自扩大阅卷范围。对机密档案和控制借阅范围的档案，必须经单位主要领导批准后方可提供。7.3 接待档案查阅人员应在阅览室，非档案人员不得进入库房。严禁擅自翻阅档案和利用计算机查询档案，防止档案泄密和丢失。7.4 档案工作人员应当忠于职守，带头执行各项保密制度，确保档案机密的安全。7.5 的鉴定和销毁8.1 档案部门应当按照各门类档案保管期限的有关规定，定期组织有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定。对仍有保存价值

11、的档案，重新进行整理编目，妥善保存。8.2 对应销毁的档案，由档案部门按类别、年代详细登记造册，提出销毁报告报单位主要领导审核批准，手续完备后方可销毁。8.3 销毁档案时应当指派两名以上监销人押运监销，以集中化浆或火焚的方式销毁。监销人在销毁清册上注明日期并签章，销毁清册应妥善保管备查。严禁出售销毁档案或挪做它用。9档案库房管理9.1 合理规划档案库房，原则上每100O卷档案设2025m2的库房，并做到专库专用，办公、库房、阅览要分开。9.2 库房档案柜应当合理排列，利于空气流通；案卷排列应当符合部标要求，做到先左后右，先上后下。9.3 档案查找工具应放在明显位置。档案柜正面统一贴插字体工整、

12、醒目的档案标签，写明存放档案的主要内容。9.4 配备防火、防盗、防虫、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温等档案设备、设施，落实档案库房“八防”要求和控制措施，防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀、消磁和散失，确保档案安全。9.5 经常保持库房内清洁无尘，适时调节库内温湿度，温度保持在1424寸，相对湿度保持在4560%。9.6 档案保护应采用现代化设备，库房配置空调机，库房、阅览场所安装监控、报警安全系统。9.7 严格库房安全管理，库房内不准存放与档案无关的物品，严禁在库房内生火、吸烟和存放危险品。9.8 档案人员应认真做好库房管理工作，上班后、下班前要检查库房安全状况，节假日前应进行全面安全检查，确保

13、档案库房始终处于安全可控状态。10档案统计10.1 各级档案部门应当建立档案接收、补制、移交、利用、销毁、库房温湿度、人员培训、设备等台账，认真做好统计和分析。10.2 档案员应掌握档案统计工作的基本知识和要求，建立档案工作台账，积累数据。10.3 按要求及时、准确填报档案工作基本情况统计年报,局属各单位每年年底前上报本年度的年度报表，铁路局档案馆1月底前将年报上报铁道部、自治区，并留一份存档。10.4 根据国家档案局的规定，档案数量统计的计量单位为件（卷）、米、张、盘、册、幅。计算档案的件数一般以每份文件为一件；计算档案的长度以排列在柜架上的实际长度（米）计算。10.5 档案统计的一个计算年

14、度为上年12月1日起至当年11月30日止。利用档案情况每月一小计，每年11月底汇总。档案每周转一次为一个利用次数。10.6 信息化管理11.1 各单位应增强档案现代化管理意识，以档案的信息化、数字化来推动档案管理的现代化。11.2 各单位应使用铁路局档案管理软件对档案信息和档案实体进行辅助管理，做到以计算机检索查询、整理编目、数据管理、安全保密、系统维护等。11.3 在全局有序推进原有纸质或其它类型载体档案的数字化进程，建立完善库存档案目录数据库，逐步实现纸质档案全文数字化，并通过网络平台实现档案信息资源共享。11.4 各单位应当加强档案信息网络系统的管理，保障操作安全、接入安全和应用安全。做

15、好完备的档案信息数据备份工作,按要求刻录三套光盘存档，确保电子档案的安全。11.5 各单位应当采用先进技术保护重点和特殊载体的档案，尽可能地还原褪色档案，抢救破、损、霉、烂档案。11.6 配置数码照像机、摄像机等档案专业设备，为依法搞好档案工作创造良好条件。南宁铁路局文书档案管理标准1范围1.1 本标准规定了文书档案的收集、整理、移交、保管及利用的一般要求。1.2 本标准适用于南宁铁路局文书档案管理工作。2术语2.1 文书档案党政机关、社会组织和企事业单位在党务、行政管理活动中形成的具有查考价值的原始文件材料。2.2 归档文件立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。2.3 整理将零散的文件材料，根据其相互联系、特征和保存价值，以件为单位进行固定、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.4 件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿（底稿）为一件（定稿过厚不易固定可单独为一件），正文与附件为一件（附件数量较多不易固定可各为一件），原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复同一年度的为一件（不同年度可分开，但须标识相互存放的位置），没有批复的重要请示可视为一件。3文件材料归档范围3.1 凡属本单位归档范围的文