秘书工作案例精选与评析.docx

《秘书工作案例精选与评析.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书工作案例精选与评析.docx（32页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、秘书工作案例精选与评析案例1:广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1 .今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。回头我再给你打电话过去可以吗？2 .您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。3 .我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。4 .赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的

2、张经理谈，可以吗？5 .我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说,我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。选择2,直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求

3、得理解。分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。选4这是自作聪明。姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。选5的回答最为糟糕。姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并茂，令人振奋。但

4、在征求意见过程中，秘书小周直截了当地提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有进行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据，进行简单的加减就可以，无须进行其他处理。可是，周秘书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声：“大家先休息一下“，就端着茶杯出去了。趁休息期间,秘书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说：“小周，要注意一下提意见的方式，当着这么多人的面，用这么肯定的语气说李处长错了，他会是一种什么感受？如果我是李处长，我

5、会觉得你就跟直接骂我无知一样。所以，即使你的意见是对的，也应该注意说话的方式J周秘书马上辩白说：“我没有别的意思，只是实话实说，我这个人生来就是这样的性格，有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”话音未落，张大姐严肃地说：“为人正直和注意说话方式是两个不同的问题。为人正直，是指不撤谎，不欺骗，是个人道德品质问题；而说话方式是个技巧问题，是个工作方式方法问题，两者不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要！”【案例思考】1 .在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人，你怎么看待“秘书的正直”？2 .秘书应该怎样提出自己的观点？3 .

6、怎么理解“对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要！”?【案例评析】作为职业秘书，周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己，应该懂得有效沟通的知识和技巧，不能像一般人那样说话随便，想说什么就说什么，想怎么说就怎么说，想在什么时候说就在什么时候说。秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了实现自己的工作目标，达到预期的沟通效果。为了达到预期的沟通效果，就必须注意说话的方式和选择恰当的沟通时机，特别是提意见的方法和时机。如果你提意见的方法和时机不正确，那么，即使你意见的内容再正确，也是正确的错误。对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要！案例3：如此露脸年

7、轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一畚，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不

8、太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。【案例思考】1 .王秘书在接待工作中的表现合适吗？2 .王秘书在整个接待工作中应该怎么做？3 .经理事后调王秘书去销售科当业务员，你是怎么看待这件事的？【案例评析】王秘书该郁闷，他的接待工作越位了

9、，枪了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，出现“越位”现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位,本来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态。在工作中，秘书热情过高造成工作越位，只要不是“武大郎”式的领导，一般还不会过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因为热情过高，表现欲过强而造成工作越位，往往会在不知不觉中干预领导的职

10、权范围，这对于领导来说，是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来制裁你，最直接的做法就是请你另谋高就。案例4:真实的谎言公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌，进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理也借故来了一越；一会儿研发部经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于人事调

11、动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。中午在案厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透点消息吗？这次我们销售部的人事是怎么变动的？咱们总经理很信任你，有机会的话，帮我在总经理面前多说几旬好话。”张秘书一听，该来的还是来了，望着田科长期望的眼神，她却只能回答：“对不起，田科长,我不太清楚J田科长对她的回答有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧！”张铮只好说：“田科长，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其实，张秘

12、书说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力资源部起草的不错，但是在经过她的手送给总经理的时候，她看到了里面的内容。接下来，田科长只好转移了话题，闲聊几句就悻悻地走了。看着田科长的背影，张秘书也有些难过，人事调整对于田科长这些男性的中层干部静响较大。但是,职场的生存环境就是这么残酷，作为职业秘书，她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德，否则，她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了。【案例思考】1 .张秘书拒绝透露人事调动内幕消息，会因此得罪田科长吗？你认为接下来她应该怎样与田科长相处？2 .秘书是否应该在领导面前帮她喜欢或对她有帮助的人美言？3 .张秘书明明知道人事调动的内容，她却说不知道，你认为她

13、是个诚实的人吗？你怎样看待秘书的诚实？4 .你认为张秘书为什么乐意假装糊涂?【案例评析】张秘书的做法是聪明的，所有的组织都有自己内部的规章制度，所有的职业也都有应该遵守的职业纪律。秘书身处组织的核心要害部门，长期在领导身边服务，经常接触重要文件和资料，掌握的秘密多，知道的秘密早，了解的秘密深，因而必须自觉的树立保密观念，严守秘密。同时，聪明的秘书不仅会对组织事务守口如瓶，也会尽量使自己避免介入太敏感或令人尴尬的事情中。案例5:不速之客今天是星期一，上午来公司的客人特别多，一波接着一波，前台秘书们忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间，资格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘书小王值班，

14、其他同事去食堂吃促休息。小王把倪打回，想着赶紧吃完倪，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一下。正在她低头吃饭的时候，听见轻轻敲桌子的声音。小王抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小王就有点不高兴，心想，这人真没礼貌，没看见我在吃假吗？敲什么敲！所以屁股也没抬，面无表情地问：“请问你有什么事？”来人说：“对不起，耽误你吃饭了。请问张总经理在吗？我想见他小王说：“现在中午休息时间，你有预约吗？”来人回答说：”之前没来得及。”小王心想看他的样子，说不定是来推销东西的。就说：“我们总经理不在，请你下次预约再来吧J那人说：“你打电话问问，说

15、不定他现在回来了。小王面露不耐，说：“不在就是不在,请回吧J来人说：“怎么这样呢？那我可就回去了J这位客人走后，中午再没客人来，小王吃完饭后，美美的小睡了一会儿。下午1：OO正式上班后，前台秘书们又开始忙碌起来。大约下午1：30左右，总经理秘书张丽打电话到前台，询问中午是否来了一位深圳的客人，他是总经理非常重要的客人，现在人在哪里？李姐叫小王接电话，因为中午是她值班。小王告诉张丽说：“中午是来过一个客人，是不是深圳来的她忘记问了，因办公室没提前打招呼，她也不知道来人是总经理的重要客人，觉得那个客人像是推销东西的.，又没预约，所以就让他回去了。”张丽说：“那可麻烦了，今天下午深圳亨达公司的总经理

16、秘书打电话过来询问他们老总到了没有，说他们老总是到这边开会，顺便过来找我们老总再谈谈深圳那边合作项目的事情，所以他们老总没让提前打招呼，说自己过来就行了。现在人走了，这怎么向总经理交代？”小王一听也傻了眼。过了几天，小王被停职去参加培训，因为公司认为她要学的东西还很多。【案例思考】1 .小王秘书在前台值班时犯了怎样的错误？2 .小王应该怎样接待这个中午休息时间过来也没预约的客人？3 .被小王冷淡的客人会怎么看待小王所在的公司？会影响两家公司之间的合作吗？【案例评析】小王作为前台秘书在接待客人时，行为很不规范，表现得不够专业,很不敬业。众所周知，秘书的工作内容繁杂，工作很辛苦。但是，无论多辛苦，应该明白：作为前台的值班秘书，你就是公司形象的代言人。许多客人对公司的第一印象，就是来自于这些前台值班秘书的态度，他们往往会把你的态度当作公司对他们的态度，他们也会把你的态度当作