X年北京奥运会项目管理信息化应用探索.docx

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1、2008年北京奥运会工程管理信息化应用探索奥运会是一个超大规模、涉及子工程种类繁多、各子工程间关联密切、工程干系人众多的组合工程。将工程管理应用于奥运会筹办工作并非易事，如何建立一个统一的工程管理信息平台、建立起统一的工作标准、所有参与者使用共同的工程管理语言，这对于顺利推行工程管理，并使其为奥运会的成功举办保驾护航具有至关重要的作用。2001年7月13日，北京成功获得了2008年奥运会举办权，举国欢跃。在北京举办奥运会，这对于北京和中国而言是一次难得的历史机遇，这也是第一次由一个开展中国家的城市来主办奥运会。为确保实现举办一届“有特色、高水平奥运会的目标，北京同时将面临巨大的挑战，尤其是筹办

2、过程中的组织管理能力和水平将经受一次严峻的考验。根据国际奥委会的指导建议以及近几届奥运会所积累的珍贵经验，北京奥组委在筹办过程中引进了现代工程管理的方法和工具，并且在工程管理信息化建设方面取得了一些有价值的经验和成果。我们希望所取得的经验和成果，对于在国内其他行业的工程管理应用，尤其是对于举办重大国际性大型活动（如世界博览会）的组织管理工作能带来有益的启示。1、北京奥组委工程管理信息系统的应用背景1.1奥运会工程的特点奥运会是一个超大规模、涉及子工程种类繁多、各子工程间关联密切、工程干系人众多的组合工程。从规模上看，奥运会涉及到的参与人员到达数百十万以上，包括运发动、技术官员、媒体记者、奥林匹

3、克大家庭成员贵宾（国际奥委会官员及特邀贵宾、国际单项体育组织贵宾、国家和地区奥委会贵宾、合作伙伴和赞助商贵宾等）、国际与国内贵宾、奥运会志愿者、奥运会观众等。从涉及的子工程看，奥运会将覆盖体育竞赛、国际联络、场馆建设、场馆管理、环境保护、市场开发、票务、技术系统、互联网、安保、交通、注册以及餐饮、住宿、观众效劳、医疗效劳与兴奋剂控制等运动会效劳、开闭幕式与火炬接力、主题文化活动、媒体运行、新闻宣传、教育、人事、财务、采购与物流、法律、保险与风险管理、后勤保障等约40个领域。从子工程之间的关联度看，几乎每一个子工程都与其他子工程有很密切的关联关系。这里仅以几个核心点略作描述：体育竞赛，涉及与场馆

4、建设、场馆管理、技术系统、票务、体育器材采购、运动会效劳、媒体运行等众多其他领域有直接关系，与所有领域都有间接关系；场馆管理，几乎所有领域赛时均要进入场馆，组成场馆团队，按场馆进行运作；市场开发，所有合作伙伴、赞助商、供给商的征集工作与各领域的实际需求紧密结合；开闭幕式，与体育竞赛、场馆建设、场馆运行、运动会效劳、采购与物流等几乎所有领域均有直接关系；风险管理，效劳于所有领域，如果涉及风险转移，则以保险方式解决。从工程干系人看，除奥组委之外，国际方面包括国际奥委会、国际单项体育组织、各国家和地区奥委会、国际媒体、国际合作伙伴和赞助商，国际观众，国内方面包括主办城市政府、中央和国务院相关部委、协

5、办城市（香港、青岛、上海、沈阳、天津、秦皇岛）、国内合作伙伴和赞助商、国内观众等。所有上述复杂特点全集于奥运会一身，因此可以说奥运会已完全超越体育本身，工程的目标也是多维的，“有特色、高水平是一个综合评价的标准。1.2奥运会工程管理的特点基于奥运会本身工程特点的分析，在奥运会中应用工程管理也有不同于一般工程管理的特点，主要有：从单工程管理看，具有相对的独立性，可以应用工程管理的一般方法与工具，可以从工程的生命周期全过程（启动、方案、执行、控制、结束）应用工程管理的工作结构分解、关键路径分析等方法;从多工程组合管理看，宜选择适宜的工程管理成熟度模型，确定合理的成熟度目标，选择短期见效的应用工具，

6、确定重点工程以及相关的协作关系，以点带面，实施基于进度方案的工程组合管理模式。从组织机构看，由于奥组委本身与奥运会的生命周期一致，因此应制定不同于航天、IT等工程的战略，初期建立职能式组织机构，根据赛时运行的需求，在场馆化阶段迅速建立起矩阵式组织机构。从与奥组委之外单位的协作关系以及中国国情来看，工程管理的应用要考虑到相关政府机构对工程管理的认识水平，制定切实可行的战略。例如，与北京市政府的协作关系方面，可通过市政府制定奥运会重点工作折子工程等有政府特色的工具，提出需要市政府协作完成的重点工作，并由市政府督查工作的实施进展，确保双方的进度一致、目标一致、资源共享。1. 3北京奥组委的组织机构与

7、工程管理北京奥组委自2001年12月13日成立，初期北京奥组委的组织结构是标准的职能结构，包括秘书行政部、总体筹划部、国际联络部、体育部、工程部、环境活动部、运动会效劳部、安保部、媒体运行部、新闻宣传部、文化活动部、市场开发部、医疗效劳部、人事部、财务部、法律部、技术部、监察审计部、信息中心等19个部门，各部门负责本领域内的各工程工作。随着筹办工作的推进，相继增设了物流部、场馆管理部、交通部、志愿者部等部门。从2006年开始，奥运会筹办工作开始进行场馆化阶段，以职能部门为核心的模式逐步向以场馆为单元的矩阵式组织机构转化，即各部门派出人员参加场馆团队，运行模式转向以场馆为主。从工程管理角度看，目

8、前北京奥组委的方案管理工作是一种弱矩阵的模式，即设于总体筹划部之下的工程管理处负责全委的工程管理工作，形式上相当于工程管理办公室(ProjectManagementOffice),各部门设立工程管理专职岗位，负责本领域的工程管理工作。从以上分析可以看出，将工程管理应用于奥运会筹办工作并非易事，如何建立一个统一的工程管理信息平台、建立起统一的工作标准、所有参与者使用共同的工程管理语言，这对于顺利推行工程管理，并使其为奥运会的成功举办保驾护航具有至关重要的作用。1.4工程管理信息系统应用目标构建北京奥运会工程管理信息系统，最终的效劳目标就是筹办一届“有特色、高水平的奥运会。应用目标具体分解如下：确

9、保奥运会各项工作如期完成。即所有筹办工作的重要工作均纳入工作方案序列中，各子工程工作方案应覆盖本领域全部工作、工作周期与相关工程工作方案相协调、协作方案有落实。确保方案管理工作的成效。通过工程管理信息化，即建立以工程管理专业软件P3E/C为核心的统一平台，实现奥运工程方案管理的系统化、标准化、标准化、自动化。确保各项资源得到有效整合。通过该信息系统，确保在整个奥运筹办工作范围内，合理整合各种资源（包括各种人力资源），预测资源的需求，保证资源的最高效率。确保方案监控工作有力度、有效果。通过信息系统的预警提示，实现进度方案动态跟踪与监控,提示可能延误的进度，对工程进展中所遇到的各种困难和问题有很好

10、的前瞻性。确保不断总结的经验与教训促进信息系统的不断持续改良O通过不断总结工程实施的经验教训,并提炼成奥运的知识经验库，提高新工程的执行效率,同时赛后为世界留下珍贵的奥运会工程管理遗产。确保建立畅通高效的工程协调沟通平台。通过采用企业级的工程管理软件，改善工程参与人员之间的沟通，实现各工程间、各职能部门之间信息共享、资源共享。确保建立统一文档管理。将与工程有关的各种电子文档与工程方案建立起关联，使工程管理脉络清楚并具有可追溯性，收集并沉淀工程管理经验。2、北京奥组委工程管理信息系统(PMIS)的核心内容2.1 基于P3E/C规划和应用工程管理信息系统P3E/C是工程管理专业软件，可以对工程进行

11、全程的统筹管理和控制。奥运会筹办工作运用工程管理的一个主要目的就是打破原来职能部门的管理模式所形成的信息孤岛。P3E/C在这方面为工程管理的各个层次的人员都提供了沟通工具（如报表，视图，网站发布，记事本等）和交流平台，有助于工程信息清晰准确地传播及工程管理过程中各个层次之间的协作。实施PM1.S的工作步骤与流程如下列图所示：EPi*J2CB1.J保翎:尸弁*既用F他讲Wgii忒JiiJSBwEST麻R日JaBsF王EZ用应程I透度计算图I实施PMIS的工作步骤与流程如下图-wors2. 2工程管理信息系统的功能以工程管理工作流程为导向，构建工程管理信息系统的系统功能模块。北京奥组委的工程管理工

12、作是以方案管理为核心，因此核心的业务流程也即方案管理的工作流程。根据北京奥组委的实际情况，制定了北京奥组委方案管理的工作流程（参见下列图），包括方案编制、方案监控、方案变更三个核心流程。北京奥组委计划编制、监控与变更管理流程图总体策划部部门计划命制SBUiI划审核cafjMpa及COCom等会议纪登稽法的任发布东自IoC.IPC的HiS未8、奥帆委的IfiF!报告UA其他的叩关报文忤计划变更P-UXTftE各福门健出安更需求9fJIIff*II-pi7faawCH三1Z-wors图2北京奥组委计划管理的工作流程图-一基于上述业务流程，北京奥组委工程管理信息系统的根本功能模块包括：1.工程管理核

13、心数据库。该数据库以工程管理专业软件P3EC(PrimaveraProjectP1.annerEnterpriseforConStrUCtiOn)为基础平台，各类方案均在此平台上建立。2 .方案编制模块。根据往届奥运会的经验以及北京奥组委的实际，开发标准模板和样例，提供给各部门并按统一要求编制。奥运会是多工程运作，不同类型的工程平行运作是组合管理的重点与难点。因此在方案编制阶段，应将工程间的任务关联和影响分析作为工程方案的核心。各部门按照方案编制模板要求编制工程进度方案,要求穷尽协作需求，即将工程间、各职能部门间的沟通协作分解到位，明确接口和配合时间。3 .方案监控模块。进度方案监控管理实行部

14、门负责制，由各部门负责完本钱部门的工作方案执行情况的收集、记录，定期向方案监控部门报告方案执行情况，包括阶段性成果、发生偏差的原因、建议变更措施等，以到达前期预警、期中检查、期未报告执行结果的动态监控目的，为进度方案变更系统提供根本依据。方案管理监控采用动态的进度控制手段，通过每月进度比照、分析的动态跟踪，到达对实际完成进度与目标进度方案之间的动态控制。编制统一的监控报告，生成网页发布到委内办公自动化信息网。4,方案变更模块。根据不同层级的方案，实施不同的变更程序。分别包括国际奥委会监控任务、全委重点任务以及部门重点任务。通过审批后，在系统内实施变更，并将变更前的方案设为目标方案用以对照比较。

15、3、工程管理信息系统(PMIS)应用实施过程3.1PMIS配置管理为保障各类工程的有序开展，实现组织严格、管理到位、文档齐备、沟通及时和实施有效的管理目标，专门成立了工程管理工作小组，其职责是：编制工程管理工作流程、标准与标准；编制各类编码体系原则与字典；改良与提高工程管理工作方法和水平；编制各级进度方案模板；建立进度管理监控系统；维护PMIS平安运行。管理组织结构参见下列图:图3管理组织结构图3.2构建工程管理信息系统框架3.2.1分层结构化设计(EPS)奥组委工程群的结构设计为：领域一一子领域工程一一子工程一一任务的五层结构，对应于标准工程管理语言中的ProgramSub-program-Project-Sub-project-Activityo在P3E/C工程管理系统中对应于一级EPS一二级EPS一工程一WBS一作业(Activity)oEPS是P3E/C独有的应用于大型复杂工程的结构设计，用来管理工程群。参见下列图：D4tgg(fogram)VtM_螂跑c7直不Mr(PrQgratNMEO翼随行部4J友(programMKT市防开发部口4更鸟TKT市用开历SB4J(p11yfm)CMS。间宣长%4_开闭再式(JHIMJ1.熊n)OCC文化活姬开闭耳式Ii仪式处