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顺峰地产U8-OA系统需求分析及解决方案报告2021-04-15一、企业简介3二、信息化状况32.1 信息化现状（举例）32.2 办公现状4三、组织构造43.1 组织机构图43.2 人员及权限设置说明5四、业务审批54.1 顺峰行政部业务流程64.2 合生综合部业务流程6五、公文管理75.1 发文管理75.2 收文管理8六、文档管理96.1 文档权限描绘96.2 文档管理构造10七、公共信息107.1 应用描绘107.2 应用栏目11八、其它应用11九、总结与施行建议12一、企业简介成立于2003年12月，注册资本人民币伍仟万元，主要经营房地产开发及房地产工程投资。公司资质等级为壹级，通过IS09001：2000国际质量体系认证。公司目前已经具备标准的管理体系和制度流程。二、信息化状况2.1 信息化现状（举例）A、已购置了用友U8财务软件，U8财务软件独立布署在专业效劳器；B、用友协同管理软件需要在全国范围内使用，需采购独立专业效劳器部署OA系统;C、硬件情况，顺峰地产OA办公系统主效劳器，如以下图（推荐）：硬件情况设备型号CPUIntelXeon(3.0GHz)硬盘5*146GBHSSASHDD内存8GB网卡2*GigaEtherne软件情况己安装的软件版本操作系统WindowsServer2003企业版Windowsoffice2003SPl企业版瑞星杀毒软件网络版数据库OracIelOg>0ralce9i网络环境设备/网络构造型号/备注星型网络普通工作组方式，无域管理方式高级网络设备高性能设备固定IP，高速光纤接入优质网络带宽2.2 办公现状A、日常沟通：日常工作中，主要使用电子邮件、会议、口头传达、手工、QQ等方式。B、业务审批：以纸质人工找指导审批的方式。C、公文流转：以纸质文件审批方式为主，收、发文人工派送、快递收发。D、知识管理：纸质文件存档在档案柜，电子文件存储在部门各自电脑中，缺少知识共享。E、信息发布：通过、邮件、张贴公告栏、网站等方式发布。三、组织构造3.1 组织机构图公司都门苏州工业园区商业旅游发展有限公司公司匆纵机构下属公司苏州工业园区商旅 旅游产业有限公司苏州工业园区商旅 金鸡湖旅行社有限公司3.2 人员及权限设置说明经调研，协同办公系统注册用户数373个，岗位信息共160个，职务级别共8级。角色说明列表角色定义设置入口点使用点备注单位文档管理员单位文档的管理人员，对单位文档进展授权管理系统管理一组织模型设置一系统角色设置文档管理一单位文档-单位文档的初始建立和分配；所有文档、公共信息的管理和观察单位信息管理的最高权限者；单位文档推送到首页的人表单管理员设置A6系统的表单和流程模版的人员，办公室或职能部门管理人员居多系统管理一业务设置一表单应用管理一新建表单管理员定义表单流程、模版流程：定义表单的统计、查询内容并授权别人使用使用表单功能必须配置表单管理员部门主管指部门指导系统管理一组织模型设置-人员及权限设置-个人信息个人权限系统中一个虚拟角色概念，不直接涉及权限部门公文收发贝部门公文签收和发送的人员系统管理一组织模型设置人员及权限设置个人信息个人权限公文管理一发送公文、签收公文部门公文封发后,可交公文收发员发送给其它部门和单位四、业务审批经调研，目前存在并方案转为电子流程的共有80个（不含公文流程）：经分析，对其中部分流程进展了优化，详细见各部门工作流程。（由于部分表单均缺乏严谨的款式，部分审批流程需确认，表单款式和流程需由用友参谋和系统管理员、行政部共同优化后，经相关指导确认后，再设计到OA系统里。）注：可根据工程实际情况，做相应调整。4.1 顺峰行政部业务流程部门名称行政部（顺峰）部门主管许刚填表人（被调研人）许刚办公调研记录人李族流程列表：1办公用品申请流程2用印审批流程3车辆维修保养申请流程4人事管理相关业务流程说明：【4】包含员工招聘、入职、试用、转正、调动、离任、出差、请假、存休等业务流程4.2 合生综合部业务流程部门名称综合部（合生）部门主管夏长明填表人（被调研人）郭晶办公调研记录人李族流程列表：1物资采购审批流程2用印审批流程（31宿舍迁出、入住申请流程4人事管理相关业务流程5合同审批流程6工程部相关业务流程说明：【5】包含各类合同审批单：【6】包含工程款、工程验收等相关业务流程五、公文管理5.1发文管理公文文号：文号类型文号描绘起始值权限分配备注发文文号发文2021第1号1行政部小流水发文流程：对发文流程变化较多，集团、部门发文流程各不一样，解决方式为：A、集团收、发文可以按照公文发文模板格式进展收发；B、办公室收、发文可以按照公文发文模板格式进展收发；C、除办公室以外的部门，假设以部门名义发文那么可自行选择自定义发文流程进展收发；D、在公文审批过程中，某审批节点需要指导会签时，由当前节点的人使用“高级处理功能，选择“会签参加相关指导参与此公文的审批流程。E、公文发文流程：拟稿（各部门文员）一审核（部门指导、或相关部门指导会签）一核稿（办公室秘书）一复核（办公室指导）一复核（分管指导会签）一签发（集团公司指导）一套红（办公室文员）一盖章（办公室综合事务员）一分发相关人员（办公室综合事务员、归档）流程图角色/人员节点操作备注（条件规那么等）拟稿T部门人员、部门指导拟稿1部门主管审批I秘书核稿I拟稿人部门主管审批秘书核稿办公室主任审批许刚审批1P吴劲松：工程类姜坤荣：财务类郭宏升：营销类王芳：行政类会签主管副总1P董事长:常云签发箭事长级别f秘书封发套红、排版、盖章秘书分发（存档）415.2收文管理收文文号:文号类型文号描绘起始值权限分配备注收文文号收文2021011行政部流程图角色/人员节点操作备注（条件规那么等）办公室收文登记秘书登记1T许刚：上级文件、公司内部文件、办公室内部文件审批办公室主任审批1F吴劲松：工程类姜坤荣：财务类郭宏升：营销类王芳：行政类审批副总经理审批1P董事长审批堇事长：常云审批1r秘书分发办公室分发IOA用户传阅相关部门传阅1F秘书存档办公室存档六、文档管理6.1 文档权限描绘A、单位文档由单位文档管理员负责管理、维护；B、各部门的文档资料由单位文档管理员来负责将文档授权相关人员管理、修改、删除、增加等,单位文档管理员有各部门文档资料的所有控制权。6.2 文档管理构造一级文件夹二级文件夹三级文件夹文档管理员共享范围公司制度办公室文书行政管理制度办公室文书公司全体财务管理制度财务部出纳公司全体人力管理制度人事专员公司全体办公室文件夹办公室常用文档办公室文书办公室办公室单据款式办公室文书办公室指导讲话稿办公室文书办公室七、公共信息7.1应用描绘A、建立日常公告通知发布区，实现公司日常事务性公告通知的及时送达；B、在调查版块，通过发起调查，在企业范围内广泛进展民意搜集，协助企业理解企业、员工真实情况，为高层决策系统提供最真实的信息：C、在内部论坛版块，通过开设各种主题论坛，员工可以自由、轻松展开互动讨论，增强组织成员参与的兴趣，促进内部交流沟通，增强企业凝聚力。7.2应用栏目序号信息类型讨论区名称说明管理员1公告行政公告公司日常性、重大事项通知2公告人事公告新员工入职，新人事制度公告3公告财务公告财务相关公告4公告IT公告信息建立相关事务公告5公告规章制度公司相关制度6调查行政调查检查、理解等信息搜集7调查人事调查员工真实信息搜集8调查意见征集知识学习、意见搜集9调查评比评选评比活动10讨论管理讨论区互动讨论活动11讨论职工园地个人成果展示12讨论留言板13新闻单位新闻公司新闻14新闻行业新闻同类行业新闻八、其它应用序号应用内容应用情况备注1关联络统常用链接5个2九、总结与施行建议建议一：根底应用阶段：事务过程控制、监视管理（日常信息发布，日程方案事务的管理，重点核心流程审批，日常工作沟通协作，文档的管理，建立?OA管理制度？，实行?OA绩效考核机制？，应用时间周期在6个月左右）；建议二：深化应用阶段（公司流程全面推广，OA功能全面深化应用）；建议三：以顺峰为施行地点：建议四：建立各部门的关键成员，包括表单管理员。