设备技术档案管理规范化.docx

XX制造有限企业设备技术楼亲管理措施1 .总则：1.1 为建立、健全企业设备技术档案工作,完整保留和科学管理企业K)设备技术档案,充足发挥设备技术档案在企业建设和发展中的)作用,更好地为企业各生产技术部门服务,特制定本管理制度。1.2 我司设备技术档案是指各技术部门、分厂在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的具有归档保留价值的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。设备档案资料应当包括下列内容：(1)设备制造厂的技术检查文献、合格证、技术阐明书、装箱单、图纸等(2)设计院K)设计图纸、技术阐明、设计计算书、设备清单等(3)设备附录及工具清单(4)设备大、年修理施工总结、记录，竣工验收单，修理检测记录(5)精度校验及检查记录(6)设备改造、更新技术(7)设备缺陷记录及事故汇报单(原因分析处理成果)(8)设备技术状况鉴定表(9)设备基础图及土建图(10)设备构造及易损件、重要配件图纸（三）设备维护检修规程(12)其他资料1.3 按介质划分设备档案资料可分为下述类型：(1)纸拷贝(蓝图、透明图、谭片、白图和其他印刷文献)(2)电子文档(用CAD或其他软件形成的设计图、文字资料和音像制品等)2 .管理职责1. 1设备部是设备技术档案的归口管理部门。2. 2按照集中统一管理设备技术档案的基本原则,企业设备部设置设备技术档案室(如下简称档案室),并配置专职人员管理。档案室在设备部的直接领导下，集中统一管理全企业8勺设备、基建等设备技术档案。建立、健全设备技术档案工作，抵达全企业设备技术档案8勺完整、精确、系统、安全和有效运用。3. 3企业各职能部门、分厂要把设备技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术资料及时、完整归档，按制度借阅并及时返还，并在使用中对技术档案中的错误及时告知档案室或设备部，以保证全企业设备技术档案工作的顺利开展。3 .设备档案的)归档3.1 技改和基建项目结束后一种月内应速将下述技术资料归档：(D工程施工执照，动工汇报(2)各专业施工图会审记录(土建、水暖、电气、通风等)(3)设计变更告知单(4)施工单位与建设单位往来的联络单(5)工程定位测量及放线记录(6)地基承载力复查记录或打桩记录(7)建筑物、构建物的沉降变形观测记录(8)水泥出厂质量证明及检查汇报(9)钢材出厂质量证明及试验汇报(10)金属焊接试验汇报及采用焊条证明(11)红砖出场证明及试验汇报(抗压试验及抗冻试验)(12)砂、浆强度试验汇报(13)混凝土试验配合比及强度试验汇报(14)防水、保温材料出厂证明、试验汇报(15)采用构件配件出厂证明(16)隐蔽(吊装)工程验收记录(17)水暖、设备管道试调、试压记录(18)电气接地电阻、绝缘电阻测验记录(19)工程质量事故处理资料(20)分步分项工程质量评估表(21)单位工程质量评估表(22)工程竣工验收证明(23)工程交工验收证明(24)工程竣工图(25)设备随机技术文献(26)设备调试汇报或试验汇报原施工图变更不大，不影响工程质量。有变更阐明、变更图纸、施工单位在图纸封面上加盖竣工图专章，并有技术负责人签字8勺,亦可作为竣工图。3. 2大、年修项目结束后二周内应速将下述技术资料归档：(D大、年修计划表(2)备件清单(3)开、竣工汇报(4)竣工图及设计变更告知单(5)油品化验汇报(6)设备调试汇报(7)竣工验收汇报(8)大、年修总结3.1. 3定修项目结束二日内应应速将下述技术资料归档：(1)定修计划表(2)定修检查记录34凡外来、外购设备的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用阐明书、电气线路图等技术文献在开箱前，有关单位必须告知设备管理人员或资料管理人员参与资料清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有。3.5对于测绘的备件图纸应在一周内归档，对未归档K)图纸，设备部将不予安排备件订货。3.6归档的资料由工程负责人、专业技术人员按类别整顿后交档案员归档。凡归档的技术资料应完整、精确、卫生、图面清晰，幅面符合原则，字迹工整。电子文档归档时应以光盘形式移交，光盘应装袋保管。凡不符合归档规定或技术文献资料不全H勺，档案员有权拒绝接受。3.7资料归档时,档案员应出具归档资料移交单(见附录1),移交人和接受人签字后双方各留存一份。4.1对已经归档的设备技术资料应根据资料内容分类，在三日内完毕上帐、编号、装卷等工作，以便于借阅。4.2设备技术资料归档、装卷要遵嫄下述原则：(1)根据设备文献材料的形成规律以及设备文献材料K)内容、价值、数量和载体形成等实际状况，在兼顾文献之间有机联络和便于运用查找的组卷原则下，将每项设备K)技术资料进行系统整顿，构成一种或若干个案卷。(2)将最能反应设备购置概况8勺文献材料，排放在各卷之首，其他设备技术文献材料、设备的工作程序及重要程序，依次系统排列。(3)卷内文献材料按文字材料在前、图表在后的规定排列。(4)拆除卷内文献中的金属物，用线装订，对破损K)文献材料进行修补，对引进设备中专用文献夹，可以保持原状。(5)设备文献材料采用卷盒的保管形式，图纸按卷盒规格叠成手风琴式，引进设备文献卷盒保管有困难8勺，可按其自然状态保管。(6)所有设备文献无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。(7)归档的案卷必须填写卷内目录(见附录2).卷内目录可打印，也可用蓝黑或碳素笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷内要附卷内卡片(见附录3).写明本案卷的卷号、图纸和文献材料的总页数，借阅者的姓名、借期和还期。(9)确定案卷标题和卷号，案卷标题要简要、精确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。外文阐明书必须有中文译名。卷号确定原则见附录4.(10)确定设备档案卷内文献的保管期限。对最能反应设备购置概况和设备技术性能的文献材料，定为长期保管。设备随机H勺技术文献和使用维修、改造等文献，由于其价值是作为设备的构成部分而存在KL原则上随设备而存在，保管期限与设备共存。4.3同样内容的档案一般应一式二份，一份借阅，一份存档。对于只有一份且常用K)技术资料，应尽量复制副本，原件存档，副本借阅。4.4蓝图、底图和电子文档要分别建账(附录5、附录6)。4.5编制档案检索目录(附录7).做到定位寄存，妥善保管，以便使用。4.6备件图纸要加盖“受控”章4.7档案员的职责档案员要履行下述职责：(1)认真贯彻企业设备技术档案工作的)方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务K)完毕。积极积极地为生产、开发提供技术资料。(2)科学地管理全企业设备技术档案，办理设备技术档案的接受、分类、装卷、登记、保管、复制、借阅、发放、记录等工作。(3)遵守企业保密制度，不泄漏档案内容(4)做好档案安全工作,防盗、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀(5)严格执行设备技术档案K)保管、借阅、发放制度。(6)对破损或变质K)档案要及时修补和提出复制。(7)保持档案室内整洁、卫生。下班前要关闭室内电源，锁好门窗。5.1 凡我司技术人员、工作人员，因工作需要且履行规定的手续均可借阅设备技术档案。借阅后请妥善保管这，按期交回。借阅档案要履行下述手续： 填写借阅卡（见附录8） 填写卷内卡片，由档案员从卷内抽出保管。 填写借阅账（见附录9）5. 2档案一般应成卷借阅，尽量不要只借阅卷内某一部分。档案借阅前双方应仔细查对卷内文献张数,否则，一旦缺页应由借阅人负责。5.3档案借期一般不能超过二周，法定假日前档案应所有交回档案保管。5.4无副本K）技术档案一般只能在档案室内查阅，不得带出。5.5档案返回时档案员要仔细查对卷内文献张数，否则，一旦缺页应由档案员负责。在确定偿还的档案无误后，档案员要在借阅账和卷内卡片上注明偿还日期并将卷内卡片装入卷内。5.6除改图外电子文档和底图一般不借阅。5.7外单位借阅设备档案需经设备部长同意，只可在档案室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出档案室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出档案室，应当经设备副总同意。5.8本单位人员调出我企业或者办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未偿还者，须到档案室办理偿还手续。否则，人事部不得办理调动或者退休手续。5. 9借阅者有义务保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。如发现丢失或有损坏者，由档案员及时向主管领导汇报，并根据其损坏的程度及档案的重要性提出进行经济惩罚的提议，报主管领导审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行经济惩罚。6.设备档案的复制和发放6.1 有下述之一者可以申请设备档案复制： 设备的检修、改造和基建 设备和备件的定货 设备维护 教育和培训 其他需求6.2 因破损或霉变的档案，复制后，原档案保管期限为六个月。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。6. 3设备档案复制要履行下述手续： 填写图纸托晒单（见附录10）.注明复制的档案名称、图号及用途 经办人和本单位领导签字 设备部部长（副部长签字） 数量尤其大时由设备副总签字 4为了减少设备档案复制成本，一般应优先采用晒图方式，尽量不用或少采用复印方式。6. 5档案复制后档案员应登记上账（见附录11）并在二个工作日内告知经办人领取。7.设备档案的修改、鉴定与销毁7.1 图纸出现错误或与设备现实状况不同样要及时修改图纸。修改图纸要履行下列手续：分厂主管工程师提出填写图纸修改申请单（见附录12）设备部主管工程师审核设备部部长同意因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。7.2 修改图纸要连同底图一起修改并按规定在图纸上签字。7.3 设备部将根据设备及档案状况定期组织专业技术人员对设备档案进行鉴定，鉴定结束后将鉴定结论填写在设备档案鉴定书上（见附录13）。74设备调出时，设备档案随之调出；设备报废时设备档案随之销毁。7.5 凡要销毁的设备技术档案，必须造具清册（见附录14）.经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，以防失密。销毁清册必须及时归档。8.设备档案的保密制度1. 1企业职工必须严守机密，维护设备技术档案的安全。借阅者必须履行借阅手续，对已借阅的设备档案要妥善保管，不得遗失和损坏。8. 2设备技术档案如有丢失、被盗、泄密等状况，应立即上报并采用措施作妥善处理。9. 3非工作人员未经容许，不得随意翻阅设备技术档案。10. 技术档案一般不容许带出企业。11. 5外单位借阅我司技术资料必须经设备副总同意，且要办理借阅手续。序号图号图名幅面数量介质资料来源