物业公司档案管理制度.docx

物业公司档案管理制度1、公司各物业项目档案规定由物业管理公司总监（含代理总监）监督保管，专职文员存档记录。2、物业管理公司的验收档案、平面图、业主及住户资料、管理系统、合同及附件、设备设施及维修系统、财务报告、员工人事资料等档案，要求集中归档。文件柜要求上锁，未经主管允许，任何人不得使用。3、物业公司的档案一定要按照公司的要求归档，要有图纸袋和文件夹。报告文档按目录索引，存档文档有存档文档的列表和一个编号目录。4、物业管理公司存档目录和存档文件清单每季度报送公司存档。5、前任监事调任或履职时，物业管理公司档案应移交公司或继任者，经确认后方可离职。6、物业管理公司档案中需要频繁使用的部分，应复印备份，原件应存放在档案中，不得随意使用。7、因工作需要，需要借用、复制部分特殊管理档案的，应当经主管人员书面确认。如有违反，将按违反保密处理。8、公司将定期检查上述规定所述要求的执行情况，对不符合要求的托管负责人将给予适当的处罚。9、如因保管不当导致物业管理公司档案丢失或泄露，对物业管理公司造成重大影响，损害物业管理公司利益的，公司将根据情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。