秘书日常日程指南.docx
秘书手册第二部分日程安排目录序言3第一章秘书必备的J素质4第二章秘书的重要职业技能5第一部分平常事务处理5、邮件、文献管理、名片第二部分日程安排7总体日程安排7出差日程安排8会议安排13媒体采访18大型活动21突发来访接待24第三部分沟通与协调25内部沟通25外部沟通25秘书应具有日勺礼仪26秘书礼仪素质的培养27第四部分文字支持27第五部分会议支持30第二部分日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作，“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反应，是时间管理艺术的）集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好多种必要的准备，并提醒领导实行。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细阐明并提供文字模版，但愿能给大家的工作提供参照。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简朴，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观测领导的工作习惯和做事风格,调整自己的工作措施，积极适应领导的工作节拍。在没有达到默契的状况下，最佳在合作之初与领导做一次深入沟通，精确理解领导的规定、需求，并对也许会碰到的某些状况的处理原则达到共识，为后来工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思索，多做总结对于秘书平常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的I经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同步也对领导的工作效率起到了间接地增进作用。一、总体日程安排领导的平常工作分为平常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的一般做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同步细致灵活地安排好突发随机事件。（一）总体原则:理解总经理的平常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况,优化工作措施，细心观测总经理的工作习惯与做事风格，积极适应其工作节拍；-理解企业业务发展状况，尤其是所服务总经理的业务进展状况，留心近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整顿日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的规定、需求和也许会碰到状况的处理原则达到共识，以利工作开展；注意日程安排的!时间松紧，合适安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一种工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整顿思绪Fl勺时间；同步预留时间处理平常事务；根据总经理习惯留出合适固定期间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定期间与总经理查对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要替代领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对多种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止迟延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入有关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是常常的一项工作，同步也是需要愈加细致的一项工作。通过秘书的计划,把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，快乐而圆满，这是秘书工作口勺目的，也是工作价值的一种体现。（一）国内出差出差前：确定出差目的和日期；确认总经理出差陪伴人与出差地有关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的旅程时间、接待人员等信息。）确定行程，预定机票（注意选择好航空企业、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯H勺酒店、熟悉酒店的、等）、接/送机人员（明确接送机人的联络方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）。根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各有关部门及有关人员发出邮件和复印件（财务部等）。出差中在第一时间掌握总经理抵达后的联络方式，必要时告知授权人及其他有关人员。根据总经理日程安排，随时通报企业及GM关怀的业务进展状况；配合总经理授权人的工作，及时掌握企业及业务有关信息。根据状况及时与有关人员及总经理沟通，及时调整日程安排：出差后及时向总经理汇报出差期间企业内部事务及业务进展；出差资料整顿（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发有关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感谢函。多种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排次序及内容大体相似，但在此要尤其提醒您注意如下几点：根据企业最新业务状况准备PRESETATloN（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。机票购置时注意防止经停中转，选择好的航空企业和服务，长途飞行选择好的机型；注意准备好多种证件及邀请函，并提醒总经理携带；根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼品；准备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译服务；回国后向邀请方道谢。（三）陪伴出差陪伴总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的规定，在出差前除了前面简介的注意事项外，在出差过程中，规定秘书注意如下事项：登机前，为总经理办理机场建设费购置、机票换票及多种登机手续；并再次确认接车人；抵达后，办理宾馆入住手续，理解总经理房间号码及，并将秘书房号及时告知总经理；每日及时查对本日及第二天的日程安排：提前设置清晨叫醒，并安排早餐；根据当日的日程安排贯彻车辆；及时提醒并事先贯彻各项安排；携带总经理名片、必要的会议资料（汇报稿件、会面备忘、采访提纲）;注意建立多种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装规定：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条贯彻、跟踪，并及时办理费用报销、资料整顿。附件一：出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和PPt（保留在桌面）、PPt备份软盘2张来同机票（将保险费保留在秘书手中）书面发言稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联络人通讯录准备现金或信用卡注款备用笔等文具*准备支彩色笔礼品*包装应急药及常用药物附件二：授权书模版文献编号OURREE：LCS-DTB-60023-99黑日期2023.6.14文献类别CATEGoRY:告知拟文人FROM:一审核VERIFIED:/同意APPROVED:收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT):台式电脑事业部、笔记本领业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送CC：总裁室、企划部秘书处、财务一附件ATTACHMENT：/传阅区!阅后存档口保密保密期限口其他/口页数1NO.OFPAGESCIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERS授权通知电脑企业副总裁一在2023年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等有关签字权授予副总经理一，台式电脑事业部其他有关财务及文献审批授权予常务副总经理一，除台式电脑事业部外其他事业部系统有关财务签字及文献审批委托副总裁一处理。特此告知2023.6.14附件三：国内出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注4月25日17：25北京一深圳CA1305机场接机人：-1360入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、邓秉觉联想：、议题：嘉利最新状况通报对方联络人：邓秉觉13：20出发前去EMCoffice陪伴前去14：00EMC会面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参与人：、EMC参与人：总经理余昭信副总经理陆杨业管处经理张界杨技术处协理郭宗钦研发部经理张滨会面安排：14:00-15:00双方企业简介交流15:00-16:00参观工厂16:00-17:00产品研讨（显示屏/电脑有关产品）及未来业务合作磋商17：20返回新世纪，梁青陪伴18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：一一、-一4月27B14：00东莞金和涂料有限企业会面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参与人：总经理董合枝生产经理董博霖嘉利厂参与人：采购部主管黄宝球工程总监邓秉觉联想参与人：、议程安排：14：00-14：05双方简介14：05-14：25金和简介（工厂历史、油漆种类、生产工艺及有关喷漆关键技术、发展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员互相简介15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前去机场，车程约30分钟17：40CA1303深圳一北京-安排接机随行及重要联络：附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）访问时间重要活动地点备注7月14日17：5020:4021：0021:30北京一汉城抵达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部在汉城期间使用，号码为：KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事MrXS.PARK等在机场左边出口举牌接(Tel:)下榻处：HolidayinSeoU1(佳乐)Tel:82027179441Fax:820271594417月15日8: 009：009: 0012:3012：3013：2013：2014：4014:4016:4016：4018：00与LGLCD部B.Kwon.President及LG商事KMAhnSr.MGR、JSPark共进早餐及会谈前去LG位于龟尾的LCDF与LGLCD负责人午餐参观及会谈(陪伴及参与者:LGLCD厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director>LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park)前去LG电子位于平泽的CDROMF1.G商事:KJVLAhnZSnMGRLSPark)HolidayinnSeoulorLGTWinTowers龟尾旅程：3小时中餐旅程t3小时访问时间重要活动地点备注7月15018:0019：3019：3021：00与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日8t009:209：3010:00IOx3010：5010: 5011:2011: 2011：5012:
