昊华鸿鹤项目采购部管理手册XX[1]4.docx

昊华鸿鹤项目采购部管理手册XX14管理体系文件Haohuahonghe2012年05月日公布2012年05月日实施昊华鸿鹤公司项目采购部公布发放编号:受控标识:持有人:管理体系文件编审人员编写：余龙、江力、郑荣珑批准：昊华鸿鹤公司项目采购部管理体系文件目录管理机构设置5项目采购部工作职责6工程物资采购管理办法9项目采购部工程物资采购流程（附图）17项目采购合同管理办法18项目物资采购二级招标管理办法21项目采购部库房管理制度26项目采购部供应商管理办法29项目采购部保密制度33项目采购部礼品礼金处理办法35项目采购廉政协议书37项目采购部员工守则39项目采购十不准40管理机构设置项目采购部工作职责范围本标准规定了项目采购部工作职责、工作内容。本标准适用于昊华鸿鹤公司项目采购部工作职责管理。I规范性引用文件下列标准包含的条文，通过本标准的引用而构成为标准的条款。在标准出版时，所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包含勘误的内容）或者修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。中国化工采购管理变革昊华鸿鹤采购管理制度2术语及定义下列术语与定义适用于本标准。3工作职责4.1 负责昊华鸿鹤项目建设过程中外包工程、货物、服务咨询的采购工作。4.2 根据项目管理部提出的项目需求计划，平衡库存、市场、供需、交货周期等因素提出项目采购计划。4.3 根据项目采购计划，开展市场调查、询价，提出采购预算。结合实际采购情况，按要求通过招标、比价、定点、议价程序，确定采购渠道、价格。保障项目采购过程的成本效益、质量、时间、公平原则。4.4 牵头组织项目采购二级招标工作；协助昊华总公司与昊华鸿鹤招标办执行招标有关事宜。4.5 牵头组织项目采购合同谈判、签订、合同条款评审、并实施执行。4.6 平衡项目采购资金，做好项目资金计划。负责申请支付、预付款，结算货款；到货验收。4.7 负责项目采购供应商开发；项目采购供应商选择；供应商评估与绩效管理。4.8 规范仓储管理，确保采购物资质量，落实安全防范措施；做好物资配送管理，保证工程项目物资需求。4.9 办理公司领导交办与有关部门要求配合的其它工作。4部门工作职责5.1 综管科：5.1.1 通常事务：3.1.1.1 负责职工的考勤与工资发放、管理工作。3.1.1.2 负责车辆管理、保卫、消防等日常行政工作。3.1.1.3 负责办公用品管理、考核、管控工作。3.1.1.4 负责业务招待费用报销、考核、管控工作。3.1.1.5 负责其它可控费用考核、管控工作。3.1.1.6 负责筹备、组织公司活动与会议。3.1.1.7 负责公司接待、对内对外的协调工作。3.1.1.8 负责协调信息管理工作。3.1.1.9 采购计划管理：5.1.2.1 运用计划前寅理念，通过各类形式，提早掌握有关工程项目建设开展的全面情况，并根据项目管理部提出的物资需求计划，结合库存、需求、物资消耗定额与储备定额及市场趋势、生产周期、物流状况等因素，根据采购的5R原则，编制物资采购计划。5.1.2.2 工程项目部物资需求计划申请、到货、领用、技术指标、质量要求等采购过程与工程项目部的对口联系工作。5.1.2.3 根以采购需求计划、采购计划、采购订单落实情况、库存情况编制各类报表。5.1.3经营管理5.1.3.1 负责编制项目采购的有关管理制度，并监督管控。5.1.3.2 负责项目采购业务流程的梳理、规范，优化信息管理流程。5.1.3.3 负责项目采购合同管理工作。5.1.3.4 负责项目采购招标管理工作，牵头组织二级招标工作，并配合公司招标办开展一级招标。5.1.3.5 负责品牌管理、供应商管理工作。5.1.3.6 项目采购（渠道、数量、价格、品牌等）执行要素的内部自查工作。5.1.3.7 协助监察审计部门对项目采购部所购物资的价格实行事前操纵与事后检查。5.1.3.8 负责完成领导交办的其他工作。5.2 类别采购科：5.2.1 负责按要求完成公司下达的项目采购预算指标。5.2.2 参与分管物资资源、价格、质量、渠道、物流状况、资质状况等情况的调查，完成综合评估报告或者市调报告。5.2.3 参与项目采购计划的有效性审查。5.2.4 有权提出采购品牌、渠道及价格建议；5.2.5 负责根据项目采购预算金额、渠道、技术指标、质量、市场情况向综管科计划员提出采购建议。5.2.6 负责提交招标采购申请、制作招标文件，参与采购评标、谈判。5.2.7 比价采购：负责零星物资采购的口常报询价表的对外发放工作。5.2.8 定点、内供、战略采购：负责把握市场行情，参与价格谈判。5.2.9 负责根据谈判、招标或者比价结果形成采购订单，并负责签订物资采购合同或者代储协议。5.2.10 在紧急状况下经分管领导同意，可对外通知工作，并在两个工作日内完成订单补签手续。5.2.11 负责采购订单的对外通知；负责按订单要素组织到货，并根据库存、物流及使用时间要求，负责到货调运安排及对内、对外有关协调工作；负责直送物资的抽检通知工作。5.2.12 对采购订单编制数量、质量要求、交货时间、规格型号的准确性负责；负责联系协调到货领用工作；对符合程序的采购物资价格、到货质量、渠道负责。5.2.13 负责项目物资使用过程中出现问题后的对外联系工作。5.2.14 负责根据入库情况办理采购结算，应付账款管理，提出资金支付建议。5.2.15 负责记录、管理客户档案，参与分供方评定。5.2.16 开具使用单位生产领料凭证、对外调拨单据；负责与储运（库房）配合确定退库物资；负责保管调拨印章O5.2.17 按照质量回访及定点联系制度，负责施工单位的走访。5.2.18 完成与项目使用单位、库房之间的业务工作衔接、配合；完成与其他部室之间的工作衔接。5.2.19 及时、准确的完成各类报表与资料统计工作。5.2.20 负责就业务及管理工作，向公司领导汇报，并提出加强与改进工作的建议。5.2.21 对违反或者未遵守公司物资采购有关制度规定造成的缺失，承担相应责任。5.2.22 负责完成领导交办的其他工作。5.3 储管科：5.3.1 贯彻执行仓库安全生产制度，检查其执行情况，掌握仓库、仓库设施、仓储物资的安全状况,及时组织保护与维修，保证安全。5.3.2 负责本库的仓储作业设施、工具、办公用具的保护、保养工作。5.3.3 负责配送用车辆的调管理、外用工的使用管理与固定资产的管理。5.3.4 负责物资的收发存、保管、保养、维修工作，保证库存物资数量准确、质量完好,并不断提高服务质量。5.3.5 做好物资入库质量验收，对应有质量检验证明或者合格证的，要认真核对后方可入库。5.3.6 物资出库，须手续齐备，在认真核对品种、规格、型号、数量后凭单发料。5.3.7 物资发料要做到先进先出，推陈出新。物资质量出现明显变质时应及时汇报，并与计划员、类别采购员联系。5.3.8 负责定期进行物资盘点，加强定额管理，防止积压；组织盈亏、违章作业事故的分析与报告处理。5.3.9 负责分管物资帐卡实相符，并对分管的物资进行日常的保护保养。5.3.10 负责分管物资的定额管理,对超储积压物资或者通用差缺物资应及时汇报,并与有关计划员、类别采购员联系。5.3.11 及时准确完成各类报表。5.3.12 负责完成领导交办的其他工作。工程物资采购管理办法1范围本标准规定了工程物资采购的管理内容与职责。本标准适用于昊华鸿鹤公司工程物资采购的管理。2规范性文件引用下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条款。在标准出版时，所示版本均为有效。凡是注期的引用文件，其随后所有的修改单（不包含勘误的内容）或者修订版不适用本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。3定义4管理内容与职责4.1采购计划采购计划由项目采购部综管科计划员根据工程管理部提出的采购需求计划提出，采购计划决定采购什么，何时采购，与采购数量。4.1.1采购需求计划根据采购需求计划编制与需求的时间，采购需求计划可分为长、中短期采购需求计划。采购需求计划由项目管理部根据建设工程项目的勘察、设计、施工（土建、安装）、建立、物资与工程服务咨询等需求，经专业主管部门认定会签后，书面向项目采购部综管科计划员提出采购需求计划。项目管理部应设置专人负责与项目采购部开展项目需求计划的对接工作。4.1.1.1采购需求计划要素：项目名称、物资名称、规格型号、计量单位、材质、数量、技术标准、质量要求、使用单位、交货地点、时间、品牌与其它特殊需求等。品牌是项目采购的重要根据，工程要求所表达的性价比是确定采购品牌的前提，工程确定的采购品牌不得随意更换。4.1.1.1.1确定采购品牌的原则质量适宜。采购物资的质量是影响工程质量、成本最重要的因素，品牌的确定应首先满足采购物资规定的质量标准。价格合理。选择价格低的品牌能降低采购成本，但务必在保证质量的前提下追求价格的低廉。工程单位对品牌的确定、变更有建议权，可通过报的物资需求计划就品牌的选择提出建议。4.1.1.1.2采购品牌的确认程序项目采购的前期，可借鉴昊华鸿鹤采购处品牌目录中的品牌，征求有关项目单位意见后进行采购。类别采购员在市场调查的基础上提出可供选择的采购品牌并尽可能征求有关工程单位及技术部门意见。采购部根据类别采购员提出的市场调查报告与工程单位及技术部门反馈的意见,就采购品牌的确认提出建议意见。采购部领导应就是否确定为采购品牌或者试用品牌签署意见。经批准的采购品牌，采购员应当及时报采购部办公室存档备查，并提供采购品牌的生产许可证等有关证明材料。4.1.1.1.3采购品牌的运用管理采购物资应当选择已确定的采购品牌。已确定采购品牌的物资，类别采购员应当在采购订单中注明，类别采购员应通知供应商按订单要求供货，库房管理员应按订单确定的采购品牌验收，如与采购订单中的品牌不符，可拒绝收货。采购订单执行中因特殊情况须变更品牌，应按订单审批程序进行变更。类别采购员应定期或者不定期的进行市场调查，加强对采购品牌质量、价格的跟踪验证，并根据使用单位的意见，与供方及时进行沟通。采购部定期按采购品牌的确定原则与确认程序对采购品牌目录重新进行清理确认，报昊鸿司分管领导审批.4.1.1.1.4采购品牌的新增、淘汰程序新增添采购品牌按确认程序办理。类别采购员或者工程单位提出书面淘汰理由，经采购部领导审批后，该品牌在采购品牌目录中取消。要紧采购品牌变更、淘汰后应首先考虑使用现有候补采购品牌。4.1.1.1.5采购品牌的监督管理采购部不定期的检查采购品牌的执行情况，凡与确定的采购品牌不符的，类别采购员应进行书面说明，对不按规定执行本办法的类别采购员将按有关办法进行考核、处理。4.1.1.2项目管理部对采购需求计划要素的准确性负责。因采购需求计划不准确引起的延期、积压或者质量问题，工程项目部应书面说明原因。4.1.1.3采购需求计划的申报：申报采购需求计划需