文件控制程序.docx
文件控制程序文件编号：1目的为对与公司一体化管理体系有关的文件、资料进行控制，确保与一体化管理体系有关的场所使用有效的文件和资料。特制定本程序。2适用范围适用于本公司一体化管理体系有关的文件、资料控制。3术语和定义3.1 本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-2004标准、GB/T28001-2001标准中的术语。3.2 文件持有者：经批准后领用一体化管理体系文件的保管人员。3.3 作业文件：以公司名义印发的红头文件。4职责4.1 文件批准4.1.1 一体化管理手册的批准由公司总经理负责；4.1.2 一体化管理手册的审核、程序文件的批准由管理者代表负责；4.1.3 作业文件的批准由管理者代表负责，非作业文件的批准根据需要由责任部门负责人负责；4.1.4 技术文件的批准由公司总工程师负责。4.2 责任部门4.2.1 负责拟制职责范围内的程序文件、作业文件；4.2.2 负责分发非作业文件；4.2.3 办公室负责拟制本程序并督导实施，办公室负责印制分发作业文件；4.2.4 办公室负责拟制一体化管理手册，负责审核作业文件及其文件更改通知书与一体化管理手册的一致性、协调性。4.3 文件持有者4.3.1 维护一体化管理体系文件的规范性，督导有关人员履行文件内容；4.3.2 按文件更改通知书及时更改文件内容；公司领导所持一体化管理体系文件的更改，由办公室安排办理；4.3.3 发现不妥之处向拟文部门提出修改意见；4.3.4 妥善保存一体化管理体系文件，防止破损及遗失；4.3.5 受控文件不准复制（除表格外）和对外借阅；436因故离岗时，将“有效受控文件清单”及所列文件移交给继任人员，或将发文部门所发有效受控文件移交给发文部门。4.4 项目部4.4.1 负责对所在工程项目与一体化管理体系有关的文件和资料的控制；442负责根据工程项目实际制定落实公司文件控制程序文件的实施性文件，并定期对项目部执行该文件的情况进行检查，检查结果书面报办公室。5工作程序5.1 管理手册和所有过程控制的程序文件,由办公室备案保存。5.1.1 公司第三级管理体系文件分为两类：a）企业标准；b）其他质量文件：可以是针对特定工程项目或合同编制的质量计划（施工组织设计）或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式,由各相应的业务部门保存、使用。5.1.2 公司级管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与管理体系有关的政策，法律法规文件等，由相关部门保存。5.2 文件的编号5.2.2管理体系文件的编号a）管理手册公司名称代号/SC-版次,手册中各章以章节号区分，公司名称代号规定为HJJTo例如：HJJT/SC-0/A,表示公司管理手册第A版修改状态为0,以后修改状态依次为0、1、2、3ob）程序文件编号为:公司名称代号/CX程序文件序号.如:HJJT/CX17,表示公司第17个文件.c）质量记录：XXX/程序文件标号一记录编号例如：XXX/CX01-9d）各部门其他管理文件：SC/ZY/部门代号和序号例如：SC/ZY/GC01,表示工程部发布的第一号作业文件。5.2.3各部门代号规定如下：工程部:GC,经营部：JY,办公室：JB,项目部:XM,其中项目部后加项目部代号。5.3 文件拟制和审核5.3.1 一体化管理手册由办公室拟制，管理者代表审核；5.3.2 程序文件和作业文件由责任部门拟制，部门负责人审核；5.3.3 责任部门制定的作业文件必须与一体化管理手册和程序文件相融；5.3.4 作业文件由责任部门提出文件发放范围；5.3.5 文件需引用国标、部标、行业标准及政府法令、法规等有效资料，应注明出版社、版号、生效日期。5.4 文件批准拟文部门将拟制后经过审核的一体化管理文件稿件按3款职责规定送交批准。5.5 文件印制5.5.1 批准后的文件由办公室打出清样，拟文部门负责校核；5.5.2 办公室按照文件发放范围印制，并加盖公司章；5.5.3 作业文件注明拟制部门/审核人/批准人，非作业文件需注明批准人。5.6 文件收发5.6.1 根据批准的发放范围，办公室分发作业文件，其它文件由拟文部门分发。5.6.2 发文控制a）配发给公司相关岗位的文件，办公室/拟文部门填写“发文登记表”，文件持有岗位人员签字领取并负责保管；配发给相关部门的文件，部门指派人员签字领取并负责保管；b）凡是通过邮寄的文件，办公室/拟文部门应在“发文登记表”上记录清楚，收文单位/部门收到文件后，作业文件需填写“收文回执单”邮寄或传真至办公室，其他文件需以电话等适当方式确认收文；563收到内、外部文件后，填写收文登记表；5.7 文件更改5.7.1 原文件拟制部门拟制更改内容，说明更改原因，注明更改标记和生效日期，对技术标准、政策条文还应附有充分依据，填写“文件更改通知书”，按所更改文件原审核、批准程序执行；572更改应由文件资料的原审批岗位进行审批。因特殊原因，更改由非原审批岗位审批时，文件原拟制部门应提供审批所需的有关背景资料。文件更改时应注意与之相关的文件也应做相应更改：5.7.3 更改批准后，拟制部门将“文件更改通知书”送办公室印制，办公室/拟文部门按原文发放范围发放一份文件通知书至文件持有者，并填写“发文登记表”；5.7.4 文件持有者收至文件更改通知书”后，作好收文登记，及时对文件进行更改/或换页，按文件更改时间顺序保存好“文件更改通知书”，手册的更改，须采用换页方式，并填写“文件更改状态记录”；5.7.5 文件经过多次更改或需进行大幅度修改时要进行换版。重新执行本程序；576文件更改标识为：在被更改文件的条款前面注明：第次更改为，第二次更改为依次类推。对文件的附表作更改时，更改标识为在被更改的附表代号后加“/”、“/”，依次类推。5.8 文件、资料管理5.8.1 盖公司章的文件底稿由办公室统一保存，拟文部门将文件底稿交办公室，其它文件底稿由责任部门保存。5.8.2 文件持有者收到文件新版本或文件作废通知后，原版本即告作废，应及时将作废文件撤出，自行销毁，并做好销毁记录，记录清楚销毁文件理由，与有效文件分离存放。5.8.3 责任部门应对所发文件和执行的有关外部文件进行定期评审，并公布“有效文件受控清单，每年元月底，责任部门公布前一年“有效文件受控清单”发往文件持有者。每次公布/收到“有效文件受控清单”后,上次公布/收到的“有效文件受控清单”即告作废。5.8.4 责任部门应建立“有效文件受控清单工6相关/支持性文件记录控制程序HJJT/CX027记录6.1 发文记录（二级）6.2 收文记录（二级）6.3 文件更改通知（二级）6.4 文件领用记录（二级）6.5 有效受控文件清单（二级）6.6 收文回执（二级）6.7 文件销毁记录（二级）6.8 文件更改记录（二级）7附表7.1 发文登记簿7.2 收文登记簿7.3 查（借）阅文件登记表7.4 文件销毁清册7.5 文件更改申请表7.6 文件更改通知单7.7 有效文件受控清单7.8 文件更改记录单7.9 收文回执
