实用版公司档案管理流程指南.docx

企业档案管理流程编制日期审核日期日期日期同意日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人同意人1、目的加强档案管理，规范企业档案B搜集、归档程序和措施，保证企业档案的完整性、精确性和系统性。提供符合企业需求和保证管理体系有效运行的证据。2、合用范围合用于企业及各部门档案H搜集、整顿、分类、运用及归档。3、术语和定义3.1 档案：指企业过去和目前各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成0¾对企业有保留价值B¾多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。3.2 档案管理：就是指档案的搜集、整顿、鉴定、保管、记录、提供运用等活动。4、职责4.1 人事行政部4.1.1 负责企业档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2 学习和贯彻执行国家有关档案管理的法令、政策、规定；4.1.3 建立健全企业档案管理制度，指导、监督和检查执行状况；4.1.4 搜集、整顿、分类、鉴定、记录、保管企业B¾档案和其他资料；4.1.5 负责企业档案的运用和销毁管理，监控档案运用和销毁的全过程，保证企业档案的安全；指导企业的档案管理工作。4.1.6 编制检索工具，编辑档案参照资料，开发档案信息资料，提高档案信息日勺运用效率，增进信息传递和沟通；4.1.7 负责组织学习和培训档案管理措施、使用知识。4.2 各职能部门4.2.1 负责本部门文献资料或协议复印件的平常搜集、标识、贮存、保管、运用、归档；4.2.2 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时告知人事行政部；4.2.3 向人事行政部移交协议或文献资料原件或复印件；4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5 运行管理部负责管理质量管理体系有关记录。4.3 各部门经理同意对自己部门资料或协议复印件B处置。4.4 人事行政部分管副总/常务副总负责对档案管理监督检查汇报的审批。5、工作程序5.1 档案资料的搜集5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门平常工作中形成的协议及文献资料进行搜集，并编制部门文献（协议）管理记录目录。5.1.2 各部门文献资料原件需要保留的，各部门分别进行整顿，并编制移交目录每季度向档案室移交。5.2 归档范围及移交时间（见附表一）5.3 档案资料的标识5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见企业档案管理规定。5.4 档案资料的平常管理：5.4.1 文献、协议资料要登记详细信息，并编制文献（协议）管理记录目录,以便检索运用。5.4.2 文献资料、协议要科学排列，按编号次序寄存于文献盒内，并加以标识,整洁排放在文献/档案柜中。5.4.3 电子类协议或其他需要保管的电子文献，应当及时寄存于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保留。5.5 档案室档案借阅5.5.1 借阅权限：填写档案借阅审批单办理借阅手续。a）绝密类：绝密档案需经总经理同意。b）机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总同意。c）一般类：一般档案借阅属于本部门的，由本部门经理同意；借阅其他部门B档案除本部门经理同意外，还需其他部门经理同意。5.5.2 借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅日勺，需根据借阅权限由有关领导同意；5.5.3 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅的档案交还时，必须当面点交清晰，如发现遗失或损坏，应立即汇报直接上级;5.5.4 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续;5.5.5 借档人必须爱惜档案，不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6 外单位借阅档案，应持单位简介信，并按档案密级经有关领导同意后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7 外单位摘抄档案B（绝密、机密不容许复印或摘抄），应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。5.6 档案销毁5.6.1 对已失去运用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁汇报，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最终报总经理的同意，方可销毁。5.6.2 执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员构成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最终，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的同意手续文献，一并存档永久保留。6、档案管理细则6.1 档案资料的归档范围6.1.1 企业对外发出的公文，如给政府的请示汇报类公文等；6.1.2 企业收到0¾公文，如政府职能部门发来的与我司有关B条例、规定、命令、决定、决策、指示、计划、核准文献、证书等文献；6.1.3 我司与其他单位来往的文书及权益文书等；6.1.4 企业领导的指示、指示等;6.1.5 重要0¾会议材料，包括会议时告知、决策、总结、领导人发言、经典发言、会议简报、会议记录等；6.1.6 反应企业重要职能活动的汇报、总结、工作日志、工作备忘等；6.1.7 企业的多种工作计划、计划考核/总结、汇报、记录报表及简报；6.1.8 我司与有关单位签订的协议、协议书等文献正本及过程材料；6.1.9 我司干部任免0文献材料、员工奖励、处分、考核B文献材料、我司员工劳动、工资、福利方面的文献材料等人事档案资料；6.1.10 我司公布B¾各类广告、宣传材料；6.1.11 我司的历史沿革、大事记及反应我司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；6.1.12 企业项目建设全程档案；6.1.13 员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参与会议等）所获得或形成B¾档案资料；6.1.14 财务档案资料；6.1.15 多种实物档案；6.1.16 质量管理体系有关文献资料；6.1.17 其他具有运用和保留价值的文献资料。6.2 档案资料的归档规定6.2.1 归档0¾文献资料必须完整、真实、精确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。6.2.2 一般资料按一份原件归档，重要文献和高使用率文献可以根据需要，按二份原件存档。所有文献均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理同意后妥善保留，档案室以影印本归档。6.2.3 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊状况下可归档拷贝件。6.2.4 电子文献应有对应0¾纸质文献、资料一并归档保留，并做好电子文献存储设备信息的备份工作。6.2.5 多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。6.3 档案资料的归档主体6.3.1 人事行政部负责企业服务器数据的备份和归档，指导企业其他部门的电子声像的归档管理。6.3.2 各部门及高层管理人员负责各自平常工作中形成的档案资料的归档和管理。6.3.3 运行管理部负责企业重大活动声像档案的制作，承接部门负责声像档案的归档。6.3.4 承接部门负责承接工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文献的搜集归档。6.3.5 承接部门负责搜集和汇总由多种部门参与0工作所形成B¾档案资料。6.3.6 员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。6.3.7 其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。6.4 档案资料的归档时间6.4.1 即时归档下列文献（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或获得后即时归档：a）企业规定的密级文献；b）重要文献，如政府批文、核准文献、证照等；c）协议、协议书等正本及过程资料；d）企业干部任免的文献材料以及有关职工奖励、处分、考核的文献材料；e）其他认为需要即时归档的资料。6.4.2 定期归档a）部门应在每月底前整顿归档当月文献，编制档案清单交档案室；b）部门每年3月底前归档上年度文献与资料，并移交企业档案室；6.4.3 电子声像档案0¾归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b）一般电子声像档案归档应定期完毕，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c）每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文献数据集，人事行政部核算后刻录成光盘等载体脱机保管。d）每周备份企业OA系统和服务器的数据，每六个月归档一次。e）每周备份个人电脑文献，每年归档一次。6.4.4 归档保留期限文献保留期限依下列规定办理:a）永久保留：（1）企业章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文献；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保留的文书。b）长期保留（1550年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保留B文书。c）短期保留（23年如下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保留的文书；（3）结案后无长期保留必要者。d）多种规章由规章管理部门永久保留，使用部门视其有效期间予以保留。6.5 档案交接6.5.1 部门内档案交接a）员工工作变动或离职B¾,要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接受人核算无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。b）部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”,由部门负责人指定B接受人核算无误后签字，企业档案管理员见证。6.5.2 档案移交企业的流程a）经办部门档案管理员检查文献或档案，编制移交清单；b）企业档案管理员根据移交清单，查收案卷与文献，并与部门每月提交的档案清单查对；c）档案完整、齐全且符合企业规定，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保留一份；d）档案管理员按企业档案保管规定整顿建档。6.5.3 档案交接审核规定审查卷次号、目次号与否与清单相符，若没有立卷，应检查文献标题、编号与否与清单相符：a）正本及过程资料与否完整，如有短缺，应立即补齐；b）文献的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c）与本案无关的文献或不应随案归档的文献，应立即退回经办部门。6.6 档案保管6.6.1 建档立卷一、档案分类a）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按项目或业务、部门分类。b）档案分类应力争切合实用。假如因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。c）同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一种档夹不够使用时.，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。d）每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录,并以每一案一种“目次”编号为原则。二、案件编号a）档案类别应赋予统一名称，其名称应简要扼要，以充足表达档案内容性质为原则，并且要有一定范围，不能笼统模糊。b）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表达；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。c）档案分类各级名称经确定后，应参照“