记录控制程序.docx

单位名称XXX仪器设备有限公司文件编号XXX-XX-XX文件类别程序文件版次AO文件名称记录控制程序页次Page1of21 .目的：通过对公司相关记录的收集、整理、检查、保管、标识、利用和归档，确保提供符合公司体系要求且有效运行的证据。2 .适用范围：2.1 本程序适用于公司体系策划和运行有关的所有记录。2.2 公司其它类型的记录（表单）管理也可参照本程序执行。3 .定义：3.1 记录：阐明公司所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.2 记录表单格式：是为确保公司QEHS记录的规范化，而对其规定的统一格式。4 .职责：4.1 各职能部门负责本部门使用的QEHS记录需求的鉴别、设计、装订及保存期限的提出；4.2 商务部负责“记录汇总表”的归口管理；4.3 文员负责对保存期在3年（含）以上的QEHS记录予以定期归档保管；4.4 使用部门负责对木部门的QEO记录进行妥善保管，并及时将相关记录送档案室归档；4.5 超期存放的QEHS记录由其保存部门负责进行销毁；4.6 各部门将所需印刷的QEHS记录数量及时提报采购部门汇总，由体系管理确认版本内容后再统一实施采购。5 .作业（简要流程图如下表）：制（修）订需求审核/批准JKf制（修订）通知使用>归档保管>销毁处理TNG序号作业流程权责部门作业内容使用表单5.1（制（修）各需求部门和人员5.1.1 新QEHS记录格式的需求:各部门需要新的QEHS记录格式时，需自行设计出新的记录格式，明确其使用范围、制作方式、联数、实施口期和保存期限等相关要求后进行审批。5.1.2 原QEHS记录格式的修订:各部门需对原有QEHS记录格式作修订时，由其重新设计出新的记录格式，明确其使用范围、实施日期、版次变更等相关要求后进行审批。5.2s4tt、NG各部门主管体系管理管理者代表5.2.1 审批新的QEHS记录格式时，对牵涉到其它使用部门的，应由需求部门组织其它部门共同评审确认，以确保记录格式的统一和规范。5.2.2 各需求部门在新记录格式的制（修）订时，需严格按执行编号或版次进行变更。5.3体系管理各使用部门5.3.1 经核准制（修）订的新QEHS记录格式，制（修）订部门均须复印一份交公司体系管理备案（包括邮发相应电子文档）；并应及时分发，通知其它相关使用部门。5.3.2 体系管理负责汇总编制“记录汇总表”，并根据QEHS记录的实际变更情况及时予以更新。5.3.3 新版QEHS记录格式正式发布后，库存的记录格式由体系管理和相关使用部门协调后进行合理的处置。534"记录汇总表”应清楚地表示出记录的名称、编号、职责部门/人员、保存期限和制作方式等；5.3.5 记录填写时应认真负责，以准确、完整、清晰为原则，严禁在上面乱涂乱划，并不得使用铅笔填写。记录汇总表