GBT19001-2016质量管理体系程序文件汇编版.docx

XXX信息化技术有限公司GBT19001-2016质量管理体系程序文件文件编号：实施日期：编制:审核：批准：受控状态：发放编号：部门会签行政人事部集成项目部营销部采购部财务部研发部修改页版本修订内容修订日期修订者审核批准目录No文件编号文件名称备注封面修改页目录1文件化信息控制程序2风险和机遇确定与应对控制程序3管理评审控制程序4人力资源管理控制程序5设备管理控制程序6订单合同评审控制程序7设计与开发控制程序8采购控制程序9安装施工过程控制程序10标识和可追溯性控制程序11仓库管理控制程序12监视和测量资源控制程序13客户服务控制程序14内部审核控制程序15检验试验控制程序16不合格品控制程序17纠正措施控制程序XXX信息技术有限公司文件编号XX-QP-OI版本B/0文件名称文件化信息控制程序页码Page1of41目的与适用范围本程序确立了本公司质量管理体系有关的文件化信息的管理方法及有效控制，确保相关工作场所使用的文件化信息有效并处于受控状态。本程序适用于本公司质量管理体系有关的文件化信息。2 职责2.1 总经理负责对质量手册和程序文件的批准。2.2 管理者代表负责对程序文件和管理手册的审核。2.3 各部门主管负责对分管范围程序文件的审核及对作业文件的批准。2.4 各部门、部门负责人负责对分管范围内程序文件和作业文件的组织起草和作业文件的审核，体系文件的使用与控制。2.5 行政人事部负责文件化信息的归口管理。3 程序3.1 文件化信息的分类3.1.1 质量管理体系文件分为如下几类：a）质量手册b）程序文件c）作业文件（检验标准、作业指导书、图纸、BOM等）d）外来文件e）纪录文件3.1.2 文件化信息分为“受控文件”和“非受控文件”，“作废文件”和“旧版保留”；3.2 文件的起草和审批3.2.1 管理手册及程序文件由行政人事部负责起草编制，管理者代表审核，总经理批准。3.2.2 作业文件由各部部门指定人员编写，各部门负责人批准。3.2.3 文件编号方法。XX：代表XXX信息技术有限公司。Q：代表质量。M：代表手册。P：代表程序文件。以后为流水号.WI：代表三级文件。FM：代表记录表单。A、质量手册的编号方法XX-Q-M-OI*流水号手册代号质量代号公司代码号XXX信息技术有限公司文件编号XX-QP-OI版本B/0文件名称文件化信息控制程序页码Page2of4B、质量程序文件的编号方法XX-QP-OI1流水号程序代号质量代号公司代码号C、作业文件的编号方法XX-WI-OI1流水号作业文件代号、一公司代码号6、表单的编号方法XX-QR-XZ/XX/GC/SJ/CG01)部门代号流水号记录代号3.3 文件的发放公司代码号3.3.1 所有经批准后的管理体系文件，由行政人事部在发放前就“受控文件”章，发放各部门的文件为复印本。3.3.2 行政人事部根据各部门对文件的需要决定分发部门及份数，在分发的文件上盖受控状态并填写发放编号。3.3.3 各领用部门负责人收到文件后登记签收。3.3.4 因工作需要或其它原因要求增、补发文件的部门，由部门负责人填写文件申请单交行政人事部，经行政人事部负责人批准后，按3.3.1至3.3.3的内容发放。3.4 文件的管理3.4.1 行政人事部保存文件的原件，编制、管理和控制文件一览表，各部门保存受控文件，并负责编制管理和控制部门的文件一览表。3.4.2 必要时对文件进行评审和更改，文件的更改由原审批部门组织进行审批，若指定其它部门/组织审批时，该部门组织应获得审批所需依据的有关背景资料；本厂员工提出文件更改时，应填写文件申请单，经部门负责人审核同意后送行政人事部，行政人事部与该文件起草部门协商同意后更改的，按原文件程序办理，并收回旧版文件，文件的状态及发布实施日期亦相应更改。3.4.3 行政人事部在发放更改后的文件时，同时收回旧版文件，防止现场使用失效或作废文件。3.4.4 各部门不得私自更改、涂改、翻印、复制、外传质量环境管理体系文件，并确保在受控状态下使用。3.4.5 文件母本由行政人事部留存，不外借，各部门人员确需借阅时，需填写文件申请单，经行政人事部批准后方可借阅，并限时归还，限时内未归还的，由行政人事部追还。XXX信息技术有限公司文件编号XX-QP-OI版本B/0文件名称文件化信息控制程序页码Page3of43.4.6行政人事部在每次内审前，全面检查现使用文件的有效性。3.4.7 当文件使用人的文件出现严重破损时，应到行政人事部更换，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍按前分发号，行政人事部将破损文件销毁。3.4.8 当文件使用人的文件丢失时，应办理文件申请补领手续，但必须在领用申请中说明原因，行政人事部补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将丢失文件的分发号通知各部门，防止误用。3.4.9 文件的修订版本号修订版本号用英文字母A.B.C区分，表示第一、二、三版；修订状态用1.2.3区分，O表示原版，1.2.3表示个修改次数，修改超过9次后，该文件就进行换版，旧版次作废；由行政人事部收回。3.4.10 作废的受控文件和资料由行政人事部收回，收回的失效和作废文件，由行政人事部加盖“作废文件”印章，对无保留价值的作废文件，经行政人事部负责人批准后实施销毁。对有保留价值的作废文件，经行政人事部负责人同意后，加盖“保留”印章方可留用。3.4.11 技术文件和外来文件归口集成项目部管理，归档的技术文件、原件一律不外借，安装施工过程中用的技术文件资料提供狂印件，并办理登记手续。3.4.12 质量相关的法律法规和其它要求，由行政人事部定期收集，具体执行法律法规和其它要求控制程序3.5 记录的管理3.5.1 记录的分类管理a）销售、质量、技术范围内的体系运行性记录由各部门管理。b）各部门的业务性记录由相关部门各自管理。3.5.2 记录的编制和审订各部门根据自身工作需要，自行编制记录表式的草案（包括一式几联如何传递），新编记录的表格，经部门主管认同后交行政人事部统一编号备案。3.5.3 记录的填写和更改a）记录须由相关部门的专人填写，不得随意替代，并严格按记录有关规定填制、签署，做到规范、真实、准确、清晰，手续完备，填写人应对填写的每项数据、文字负责。b）记录的内容不得更改，确须更改时，更改内容填写在原内容外适当之处，并将原内容划线表示划除（但可识别），最后签署更改人姓名及更改日期。C）记录表格的更改相关人员应依本程序第3.3.2条款办理。3.5.4 记录的查阅、借阅所有记录的原件一律不外借，特殊情况须经总经理或管理者代表批准。XXX信息技术有限公司文件编号XX-QP-02版本B/0文件名称文件化信息控制程序页码Page4of43.5.5 记录的贮存记录由专人专柜保存，对收进、移出、保管、处理等情况进行登记和统计。记录应有相应的贮存条件,便于检索并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮、防丢等。3.5.6 记录的保存期归档的记录的保存期一般为3年（详见记录总览表），超期需留存的记录也应按规定办理。3.5.7 外来记录是本公司记录的组成部分，由各相关部门依本程序的规定办理。3.5.8 记录的处理3.6 已超出保存期的、无价值的记录可剔除处理，由各部门提出书面申请经管理者代表批准后，文件管理员负责销毁并登记销毁的日期与经办人。4相关文件和记录文件一览表文件申请单外来文件清单文件发放（回收）记录表记录总览表XXX信息技术有限公司文件编号XX-QP-02版本BZO文件名称风险和机遇确定与应对控制程序页码Page1of2目的与适用范围确定本公司的设计、安装和服务过程中能够面临的风险和机遇，以确保管理体系实现其与其结果，增强有利影响，避免或减少不利影响，实现改进。本程序适用于安装现场及办公场所。2适用范围适用于本所对发生影响产品和服务质量管理体系的风险和机遇分析，提出并实施风险和机遇的应对措施以有效应对所面临的风险和机遇。3职责3.1 管理者代表负责组织、领导风险和机遇的识别工作，确定所面临的风险和机遇，并确保应对风险和机遇的措施得到确定和执行。3.2 各部门负责识别本部门活动过程有关的风险和机遇，并按照有关规定，执行应对风险和机遇的措施。3.3 行政人事部负责汇总所风险和机遇清单，以提供管理者代表确定所面临的风险和机遇的参考和依据。4工作程序4.1 管理流程内、外部因素内、外部因素相关方需求和期望风险和机遇应的识别和确定风险和机遇应对措施风险和机遇的更新4.2 控制方法4.2.1 考虑因素4.2.1.1 在识别和确定风险和机遇时，应考虑对所质量管理体系有影响的各种内、外部因素以及相关方的要求。421.2对所管理体系有影响内、外部因素包括正面和负面的要素和影响。对于外部因素，可从国际、国内和本地的法律法规、技术、竞争、市场、文化、社会和经济等方面进行考虑；对于内部因素，可从所的价值观、文化、知识、绩效等方面进行考虑。4.213与管理体系有关的相关方可能包括：顾客、股东、员工、供应商、外包方、银行、监管部门、工会、合作伙伴、竞争对手或其他对所有负面影响的团体。4.2.2风险和机遇应的识别和确定422.1各部门结合与本部门有关的活动，识别与本部门相关的风险和机遇，识别结果记录