物业服务中心物业档案管理作业规范.docx

物业服务中心物业档案管理作业规范（一） 服务中心物业档案管理流程：（二） 服务中心物业档案管理作业规范1、 服务中心经理审批档案的借阅申请及清单。2、 客服主管监督档案管理的实施工作。3、 客服助理负责档案的日常管理工作。4、 服务中心按部门进行档案的编号；5、档案的分类区分全宗，按物业服务中心的组织机构划分，全宗可分为以下几类：a、行政、人事类；b、财务类；c、公共事务类；d、保洁类；e、园才榨化类；机电维修类；g、经营类；h、品质类。全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构一问题分类法，例如：A、综合档案类：a、员工人事档案类b、品质类c、后勤类d、商务类e图纸类f收文类g、发文类h、报表类B、财务部档案类:a、账册类b、凭证类c、合同类d、工程图纸类e、收文类f、发文类C、服务中心客户服务部档案类：a、维修类b、投诉类c、回访类d、业主档案类e、有偿服务与多种经营类f、计划总结类6、档案的保管期限档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。7、档案制呆管档案保管的工作任务是：a、便于查阅；b、保证档案的安全；c、防止档案的损坏；d、采取修复技术，延长档案寿命。档案保管的责任部门：服务中心客户服务部保管服务中心物业租赁和多种经营资料、工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及服务中心客户服务部需要保管的其他档案；服务中心各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。档案的保管程序：a、各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给客户服务部助理；b、客服部助理将该管理资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号；c、客服部助理定期将档案目录输入电脑，以便查询；d、档案原则上保管原件。8、档案的密级a、档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；b、绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；c、机密档案包括：运作手册、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、计划总结和其他属机密的档案；d、普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。9、档案的查阅权限参见公司行政手册。10、档案的查阅/借阅/复制参见公司行政手册。11、档案的销毁参见公司行政手册。-44-