生态农业开发有限公司行政管理制度.docx

生态农业开发有限公司行政管理制度第一节总则第一条为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理程序，提高行政管理水平和工作效率，特制定制度。第二条公司综合部是公司行政管理的执行监督机构，各部门对综合部发出的各种文件精神须绝对予以执行与落实。第二节文件管理第三条公司文件管理工作必须严格遵守公司保密制度和档案管理制度，做到及时、准确，安全。第四条公文的种类请示:请上级指示和批准，用请示。报告：向上级汇报工作、反映情况，用报告。公告、通告：对外宣布公司的重大事件，用公告；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。批复：答复下级的请示事项，用批复。通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和不相隶属部门的发文，用通知。通报：传达公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属各部门知道的事项，或批评错误，表扬好人好事用通报。决定、决议：对某些问题或者重大行动或人事任免等做出安排,用决定；经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议。函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门请示、批复、询问和答复问题时，用函。会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要。第五条公文格式L常用公文格式一般包括：标题、公文字号、正文、附件、主送单位、印章、主题词、抄送（抄报）单位、签发人、发文时间、印数等。2、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。3、向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。4、收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。5、发文时间，以领导签发日期为准。6、发文编号由发文部门负责，其中以公司名义发文由公司综合部负责编号。7、以公司名义对外发文，一律用川万亩田字XXXX第X号。8、公司董事会发文，用川万亩田董字XXXX第X号。9、公司其他管理部门的发文，用川万亩田X字第X号。如：公司综合部发文，用川万亩田综字XXXX第X号；营销部发文,用川万亩田销字XXXX第X号；其他部门发文以此类推。10、公文如有附件，应当在正文之后单位名称之前注明附件名称和件数。11、公文纸一般用A4复印纸，通告等文体用纸大小，根据实际需要确定。第六条公文处理(一)收文处理L公司外上级部门发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文员统一签收、开拆、登记，并送交综合部经理审核。2、综合部经理签批拟办意见,再由文员分送给有关部门或领导。3、承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。4、各部门收到急件时，应在1天或最多3天内呈报办理结果并退回文件。一般性文件，应在一周内办理并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。5、加强文件催办工作。文员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要及时督办，以防积压或漏办。6、有关人员参加重要会议带回的文件，应及时交综合部处理。（二）行文处理。L公文拟订：由发文部门进行公文草拟。2、公文审核：公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人核稿后送公司综合部经理进行规范审核及法律审核,必要时还须报财务部进行经济审核。3、公文签发：公司行政文件，视情况由董事长或总经理签发。用部门章在公司内发文的，由部门负责人签发。3、公文拟稿、改稿和签发，一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔、圆珠笔和红色笔。4、签发后的公文不得再作修改。若确需修改，必须重新送签。5、公文签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负责。以公司名义发文由公司文员负责。6、公文校对一般由拟稿人负责，特殊情况时由公司文员依原稿校对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，录入人员没有改正的，由录入人员负责。第七条公司内部文件编号L公司内部的记录和标准类文件（包括规章制度、工作程序、工作表单、工作标准等）必须统一进行编号。2、公司内部的记录和标准类文件编号格式为：XX-XX-XX-TT流水号文件类别部门代号部门代号：DS-董事会ZJ-总经办SC-生产部ZH-综合部YX-营销部CW-财务部SW-事务部文件类别：ZD-制度LC-流程BZ-标准BD-工作表单YC-员工手册流水号：各部门文件流水号从Ol开始至990第三节文印及办公设备管理第八条本规定所指的办公设备为复印机、打印机、传真机、办公桌椅、电脑及企业网络相关设备等。第九条公司的文印工作负责人为综合部经理，具体执行人员为文员。第十条本规定适用于公司各部门及公司全体员工。第十一条文印工作管理(一)文件打印L文员接稿后，应认真检查审批手续是否完备，字迹是否清楚，文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文稿，文员有权拒绝执行。2、文员要树立严格的保密观念，不得将打印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。3、文员要严格按照审批份数打印，不得截留件可文件,废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档，须按目录存放并注明路径。4、文稿清样打印完毕后，文员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员来取，不得延误。5、拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责，校对后没有改正的，由文员负责。(二)文件复印、传真L文件资料复印、传真由综合部经理批准。2、文员对复印和传真的文件资料，在相关登记薄上做好记录，月终按部门汇总统计，报综合部经理。3、私人资料原则上不得在公司复印、传真。第十二条办公设备管理L公司办公设备由综合部统一管理，并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人负责保管和使用，指定专人在使用前必须经过培训。否则，造成设备损坏除负赔偿责任卜，视情节给予50元至200元的罚款。2、各种办公设备须放置在指定的地点，不得擅自移动。3、使用部门指定的专人要熟悉办公设备的使用、保养方法，按规范要求操作，保持设备清洁和正常运行。发现故障，应及时向综合部报修，禁止私自对设备进行拆卸修理。4、综合部经理对报修的办公设备进行界定，人为损坏的由直接责任人负担维修费用；如果不是人为的损坏,则由公司负担维修费用。维修工作由综合部组织实施。5、综合部建立办公设备台帐，定期与财务管理部核对，每年盘点一次。第十三条电脑和网络管理L电脑管理员负责电脑及网络的定期检查与维护。2、公司员工严禁使用电脑做与工作无关的事情，如玩游戏、上网聊天、看电影等。违反者罚款50元/次。3、使用电脑要提高安全和警惕意识，定期进行杀毒，禁止使用不明来历的软盘和质次的光盘。如需使用外部软盘，要先进行杀毒。4、在未获批准和无专业人员指导的情况下，使用人员不得对电脑内软件和程序进行删除和修改，原则上不得加载无关软件，更不得加载网络控制类软件。第四节印章管理第十四条公司印章的种类及使用范围L公章：用于以公司名义发出的公文、信函、报表、证明，经公司领导批准的各种证书、证件,公司人事合同及人事、劳务协议书，以及公司领导批准的需加盖公章的其它文件、材料等。2、合同章：用于以公司名义对外签订的各类商业合同、协议等。3、法人印章：公司领导明确指示使用法人签章的文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。4、财务专用章：用于公司各项财务业务行为。第十五条印章管理规定L公司公章、合同章、法人印章由公司综合部指定专人保管并负责日常的使用登记管理；2、财务专用章由财务部保管，财务部应指定专人管理。3、公司印章应放在安全、牢固的保险柜中，随开随锁，不得随便乱放；存放印章的钥匙由专人保管，不得随意交给他人代开代取。4、使用印章应严格履行审批程序。由业务经办人员认真填写印章使用审批表，取得董事长或总经理审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章管理人员（董事长和总经理未在公司时，由公司指定专人进行审批）；5、用印前，印章保管人应仔细核对需用印章文件的用印范围、数量等情况审核，确认无误后，印章保管人认真填写印章使用登记表，登记用印日期、部门、申请人、被用印文件名称、批准人，经办人员在印章使用登记表上签字确认后方可用印；6、印章管理人员有权拒绝在未按审批程序审批的文件或超权限的文件上使用印章；7、印章管理人员不得将印章擅自委托他人代管、代盖；未经批准，其他员工不得私自启用、加盖印章。8、因工作需要必须将印章带出公司办理有关业务手续时，要由印章管理人员随同前往，或详细登记外出和印章归还时间，事前事后均按要求办理，防止印章管理失控。9、任何人均严禁在空白纸张和空白介绍信上加盖公司印章。10、如因公司名称变更、业务变更或印章式样变化、磨损等原因停止使用的印章，要立即发出停用通知，按要求停止使用并封存或监督销毁。11.严禁私自仿刻伪造和使用伪假印章，如有违反，严肃处理，触犯刑律的依法追究刑事责任。12、加盖公司印章时，要保证字迹端正、图案清晰。第五节办公用品领用管理第十六条公司各部门所需的办公用品，由公司综合部统一安排购置，各部门按实际需要领用。综合部建立领用备查登记。第十七条各部门专用的管理表格，由各部门按制度要求格式拟订，报综合部统一订制。第十八条公司办公室用品只能用于办公使用，不得移作他用或私用。第十九条所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。第二十条购置办公用品或报销正常办公费用，由综合部经理审批，购置大宗、高级办公用品，必须按相关管理规定报总经理批准后方可购置。第六节保密管理第二十一条公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。公司日常保密监督检查工作由公司综合负责监督管理。各部门负责人为本部门的保密工作责任人。公司所有员工都有义务和责任保守公司秘密。对公司秘密的知晓范围执行压缩控制的原则，员工只在管辖范围内根据工作需要知晓相关的公司秘密。第二十二条公司保密范围规定L公司经营、发展战略中的秘密事项。2、公司技术方面的秘密事项。3、公司做出的经营管理方面的重大决策。4、公司对外活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。5、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。6、客户档案、合同及公司营销网络的相关资料。7、公司重要会议的决议、重要决定中的秘密事项。8、公司人事档案资料。9、其他公司秘密事项。第二十三条密级分类公司秘密分为三类：绝密、机密、秘密。L绝密是指与公司生存、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会致使公司安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要内容包括:公司股份构成、投资情况及其载体。公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及其载体、正式合同及协议文书、成本及利润情况。董事会和总经办确定的按绝密级别处置的公司内部重要决定及重要会议纪要。公司生产技术的核心工艺配方和核心产品质量标准。其它属于绝密级别的各种档案资料。2、机密是指与公司的生存、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项，主要包括：尚未确定的公司重要人事调整及安排情况。公司与外部高层人士来往情况及其载体。公司薪酬制度；财务专用印签、账号；保险柜密码；财务预算、决算报告及各类财务、统计报表；电脑开启密码；重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应