WI-03电子档案管理规定.docx

一、为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据中华人民共和国档案法等有关文件规定，结合本公司实际，特作如下规定：二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各总经办和总经办文管人员门负责。2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3、电子文件实行集中统一管理。档按室要配备与市场部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统地使用技能，组织编制归档电子文件地各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件地作用。三、电子文件地归档方式1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本公司工作实际，强调物理归档。2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。四、电子文件的移交与保管1、电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向总经办文管人员门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2、公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。五、电子文件的提供和利用1、封存的电子档案不甘落后外借，利用时使用复制体，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保隙。2、销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，鉴销人、销毁人签名盖章。