智慧档案管理分类与编码规范（征求意见稿）》.docx

11BAAS深圳市破产事务管理署标准Q/BAAS008XXXX智慧档案管理分类与编码规范SmartarchivalmanagementSpecificationsforclassificationandcoding（征求意见稿）XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施深圳市破产事务管理署发布目次前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本原则241唯一原则24，简洁原则241扩展原则25档案分类2，1档案门类代码2耳）归档范围及保管期限2K1归档形式36档案编码3A1文书档案3A,科技档案34照片档案4AA录音档案和录像档案444实物档案5AA专业档案647会计档案和人事档案67档案应用671档案管理智慧化67t）档案管理要求6附录A（资料性）市破产事务管理署档案分类体系表8附录B（资料性）市破产事务管理署档案分类、归档范围和保管期限表9参考文献18-XX.刖百本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由深圳市破产事务管理署提出并归口。本文件起草单位：深圳市破产事务管理署、深圳市标准技术研究院。本文件主要起草人：郑雷、张洁波、胡精书、徐胜芳、林锐鑫、陈佳林、张思池、宋茜、贺帆帆、杨畦、杨海霞、张旭杰、赵莹、李媛红、易晓珊、罗宇民、刘赖称。智慧档案管理分类与编码规范1范围本文件规定了深圳市破产事务管理署（以下简称“市破产事务管理署”）智慧档案管理的基本原则、 档案分类、档案编码和档案应用。本文件适用于市破产事务管理署的档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。DA/T 132022档号编制规则3术语和定义DA/T 132022界定的以及下列术语和定义适用于本文件。4 1档号 reference code以字符形式赋予档案的组唯一代码，用于反映、固定和识别档窠排列顺序。来源：DA/T 132022,全宗号 fonds number 档案所属全宗的代码。来源:DA/T 132022,3. 23. 3档案门类代码archival 档案所属门类的代码。 来源:DA/T 132022,category code3. 5件号 item number归档的文件排列的顺序代码。来源:DA/T 132022, 3. 9案卷号 file number窠卷排列的顺序代码。注：按组或册整理的档案可用组号或册号。来源：DA/T 132022, 3. 824张号sheetnumber同一组照片排列的顺序代码。27个人破产案件档案personaIbankruptcycasearchive记录与某一特定个人破产案件相关的档案。4基本原则1唯一原则档案的档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。A）简洁原则档案的分类和编码应简洁、统一，能够方便快速的检索所需档案。41扩展原则分类和代码应具有扩展性，预留递增容量，以便适应档案扩充的需要。5档案分类勺1档案门类代码5.1.1 市破产事务管理署档案设置为一级门类和二级门类，分类体系表见附录Ao一级门类包含文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案和专业档案，门类代码如下：a）文书档案（代码：WS）；b）科技档案（代码：KJ）；c）会计档案（代码：KU）；d）人事档案（代码：RS）；e）照片档案（代码：ZP）；f）录音档案（代码：LY）；g）录像档案（代码：LX）；h）实物档案（代码：SW）；i）专业档案（代码：ZY）o5.1.2 市破产事务管理署档案一级门类下设二级门类，具体说明如下：a）文书档案、会计档案、人事档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案类不设二级门类；b）科技档案类下设三个二级门类档案：基建档案（代码：JJ）、设备档案（代码：SB）、科研档案（代码：KY）；c）专业档案类下设一个二级门类档案：个人破产案件档案（代码：GP）o耳、归档范围及保管期限市破产事务管理署档案的归档范围及保管期限见附录B。市破产事务管理署档案的形式分为纸质和电子，不同档案归档形式见附录B。6档案编码A1文书档案6.1.1 文书档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、件号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：文书档案门类代码为“WS”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年三种，分别以代码Y、D30、DlO标识；d）件号：件号为文件排列顺序号，分年度、分保管期限排列（同一年度、同一保管期限形成的文件原则上按照党群工作、行政管理和业务管理的顺序排列），用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0018”o6.1.2 文书档案档号编码结构示例见图1。C178-WS 2023-D30-0018件号（第18件）保管期限代码（30年）年度（2023年）档案门类代码（文书档案）全宗号（市破产事务管理署）图1文书档案档号编码结构示例A5科技档案6. 2.1科技档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码、保管期限代码、案卷号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码：科技档案门类代码由一级门类代码和二级门类代码组成，中间用“”隔开；c）保管期限代码：保管期限分为30年、10年两种，其中基建档案保管期限为30年，用代码D30标识；设备档案保管期限为10年，用代码DlO标识；d）案卷号：分二级门类、分保管期限按项目（或型号）排列编制案卷号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的,前面用“0”补足，如“001”,6.2.2科技档案档号编码结构示例见图2。C178-KJ JJ-D30-001.案卷号（第1卷）保管期限代码（30年）二级门类代码（基建档案） 一级门类代码（科技档案）-A全宗号（市破产事务管理署）图2科技档案档号编码结构示例A4照片档案6. 3.1照片档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、组号、张号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：照片档案门类代码为“ZP”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识,如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年三种，分别以代码Y、D30、DlO标识；d）组号：同一年度内的照片组从“0001”开始编制，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”；e）张号：同一组照片从“0001”开始编制，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如tt0001wo6.3.2照片档案档号编码结构示例见图3。C178-ZP-2023-Y-001-0001图3照片档案档号编码结构示例6A录音档案和录像档案6.4.1录音档案和录像档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、件号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：录音档案门类代码为“LY”，录像档案门类代码为“LX”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年三种，分别以代码Y、D30、DlO标识；d）件号：分年度、分保管期限按事由分组编制件号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”。6.4.2录音档案档号编码结构示例见图4。C178-LY 2023-Y-0001件号（第1件）保管期限代码（永久）年度（2023年）档案门类代码（录音档案）全宗号（市破产事务管理署）图4录音档案档号编码结构示例AK实物档案6.5.1实物档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、件号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：实物档案门类代码为“SW”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、10年两种，分别以代码Y、DlO标识；d）件号：分年度、分保管期限排列编制件号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如rt0001wo6.5.2实物档案档号编码结构示例见图5。图5实物档案档号编码结构示例66专业档案6. 6.1个人破产案件档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、案卷号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：个人破产案件档案门类代码为“ZY-GP”；年度为案件结案年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限为永久，用代码Y标识；d）案卷号：个人破产案件档案按破产债务人排列编制案卷号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。6.6.2个人破产案件档案档号编码结构示例见图6。C178-ZYGP2023-Y-001图6个人破产案件档案档号编码结构示例67会计档案和人事档案6.7.1市破产事务管理署会计档案暂由深圳市司法局统一管理，按照深圳市司法局档案分类方案明确的排列编号方法和档号，由深圳市司法局负责整理归档。6.7.2市破产事务管理署人事档案暂由深圳市司法局统一管理，按照中共中央办公厅干部人事档案工作条例等有关规定执行。6 .7.3市破产事务管理署自行管理会计档案和人事档案的，可另行制定档案管理规则。7档案应用7 1档案管理智慧化7.1.1 市破产事务管理署可通过二维码、条形码、射频标签等形式存储档案编码信息，便于档案的检索。7.1.2 市破产事务管理署应以自动化、智能化档案利用等为目标，通过大数据、物联网、云计算、移动通信等技术为不同用户提供细微化、个体化、差异化的档案管理服务。7）档案管理要求7.2.1市破产事务管理署应建立档案使用的管理制度，明确岗位设置和人员配置，以及岗位职责、分工和技能要求。7.2.2市破产事务管理署应做好档案保密工作，不应擅自提供给他人利用，确需利用的，应经审批同意并出示证明文件方可利用。7.2.3档案原件原则上不外借，因特殊事由需外借档案原件的，应经市破产事务管理署审批同意方可借出。7.2.4市破产事务管理署负责档案工作的人员在进行岗位变动时，应当办理档案交接手续。7.2.5对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，应经批准后按程序