学院学生档案管理办法.docx
学院学生档案管理办法第一章总则第一条为规范学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理和就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据档案法、高等学校档案管理办法以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，制订本办法。第二条学生档案是反映学生个人经历和德智体美劳现实表现的文件材料，是学生成长过程的原始记录，是用人单位了解学生学习、生活、成长情况的真实依据。第三条学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、运用、转递等相关管理工作。学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校归口管理、教学院部和相关职能部门密切配合的管理制度。学生工作处负责管理国家计划招收的在籍全日制普通本专科生档案，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，按照学校规定对在籍学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理；各学院及职能部门（组织部、教务处、团委等）根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、补充、完善、归档、转递等工作。第四条学生工作处设置专职档案管理员，负责学生档案管理工作。学生档案管理员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，提高档案管理和服务水平。第二章档案管理职责第五条负责学校学生档案管理工作，包括档案的接收、归档、整理、保管、统计、派遣等工作。第六条遵守“四核对”原则，即核对学院、班级、姓名、身份证号信息，确保学生各类档案材料及时精准归档。第七条认真及时制作学生档案明细清单，严把档案管理质量关。第八条接收、移交、借阅、派遣档案材料，要严格履行审批手续和登记手续。第九条保持档案室内外的整洁，下班时注意锁门、关窗、关灯、切断电源，做好安全保密工作。第十条加强设施管理，严格做好档案防火防潮防蛀工作。第十一条积极主动向分管领导汇报档案管理工作情况,认真完成领导交办的有关事宜，并接受其指导、监督和检查,主动提高和改进档案管理水平。第三章学生档案材料收集与整理第十二条为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：1 .入学材料：招收入学的本专科学生档案材料和入学登记表，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料。2 .学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。3 .学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。4 .鉴定材料：军训鉴定表、思想道德品行鉴定等材料。5 .实习材料：实习鉴定表等材料。6,毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料。7 .学位材料：学位授予申请等材料。8 .处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。9 .组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料10 .体检材料：毕业生体检表等材料。I1.职业资格材料：教师资格申请等材料。12.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。第四章学生档案材料归档和移交第十三条学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定:1 .本专科新生高中期间形成的档案材料由所在院（部）负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由招生部门负责分解移交至院部，由院（部）进行初步整理归档。2 .新生入学后，院部应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查，发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告；发现档案材料不齐全的，由学生本人负责自行补齐，学院核查时提交档案核查清单，注明各项材料是否完整。3 .新生入学后，由院（部）对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，并将新生档案集中移交学生工作处档案室，由学生工作处档案室按学生学籍情况统一归档、集中规范管理。4 .学生工作处档案室应及时整理学生档案信息，并将相关情况反馈院（部）；发现档案缺失或档案材料不全的，应及时催交补齐。5 .各相关部门应支持学生工作处档案室及时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法第五条的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续。6 .院（部）将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交学生工作处档案室归档，学生工作处档案室及时整理、归档。第十四条各院（部）提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，无涂改，有形成材料的主办部门（单位）盖章及日期，凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章；规定要有学生本人签字认可的材料（如处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人亲笔签字；特殊情况下，学生本人未签字的，可由组织注明，个人文字材料应当有学生本人签字。归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖单位公章。第十五条学生档案移交时，应填写档案材料移交单，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续,移交单填写一式两份，交接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。第五章学生档案转递第十六条学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，教务处应及时通知学生工作处档案室办理档案转递手续。学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经严格密封后通过机要邮寄或邮政专递寄送、转递，必要时可派专人送取，学生档案一般不得以普通函件邮寄。第十七条学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、下编、延期毕业的，教务处应当及时将学生学籍变更文件送达学生工作处，学生工作处应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。第十八条毕业生档案转递，由学生工作处就业指导中心负责，学院配合，按以下规定进行：1 .已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照就业方案进行转递。2 .考研、专升本继续深造的毕业生，其档案根据录取要求寄送至录取院校。3 .因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生在规定期限内办理了档案托管手续的，由学生工作处就业指导中心将其档案转递至档案托管机构；未办理档案托管手续的，由学生工作处就业指导中心按规定将其档案寄送至生源所在地人事部门代管。4 .西部计划、三支一扶、一村一名大学生可由负责部门出具录用或签约清单，部门负责人签字，加盖部门公章后,由学生工作处档案整理留档1-2年；留档期满后，学生工作处就业指导中心派遣回生源所在地人事部门代管。第六章附则第十九条本办法自发布之日起施行。第二十条本办法由学生工作部（处）负责解释。
