制造公司对外公文管理制度.docx

制造公司对外公文管理制度1总则1.1 为规范公司的对外公文，加强和维护公司对外的良好形象，特制定本制度。1.2 本制度适用于以公司名义向政府主管部门、公司业务合作单位、公司客户等传递的专项报告、函件等正式资料。2程序2.1 起草相关业务部门负责公文的起草。2.2 审批2.2.1 涉及部门分管事务的一般性公文，由该部门经理审核、报企业发展部负责人批准。2.2.2 涉及部门重大事务的公文，由该部门和企业发展部负责人审核、律师审核、报公司分管领导批准；223涉及公司权益的重要性公文，由该部门经理会同公司法律顾问讨论、审阅，然后报公司总经理批准。2.3 用印须加盖公司章的，由经办人填写用印申请单，经审核人和批准人在用印申请单上签字后，由经办人将公文送至总经理秘书处用印。2.4 由公文起草部门将文件递送至相关部门和人员。3行文要求3.1 行文原则1）符合国家法律、法规及有关规定；2）情况属实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整；3）文字和标点符号正确，无错、漏、不规范字；3.2 行文格式1）文件标题一般用二号宋体字并加粗；2）文件内容一般用四号宋体，正文结束后落款发文单位，用汉字落行文时间:3）文件中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写，在同一文件中，数字的使用应前后一致；4）引用文件须注明发文时间、机关和文号；5）使用简称时，应先用全称，并加以说明；6）编文号：页面左上角小四黑体文号：XXGH/XXXX/001（“XX公函"缩写/年度/编号,XX代表公司简称的拼音首字母，如HX代表宏信。）7）文件一般采用A4规格。（范本示例）的报告文号：XXGH/2006/001关于XXXX：（单位全称）（正文内容）此致!XX公司（公司全称）