用什么方式汇报效果好？.docx

用什么方式汇报效果好？汇报是把信息传递给领导，至于用什么样的方式无一定之规，要根据实际情 况而定QL面谈。面谈是第一选择。因为面谈是最自然的交流方式，同时也是全息交流方式。 信息的传递不仅靠语言文字，语气、手势、表情甚至两人的距离都有信息含量。 有很多研究表明，当人类进行面对面对话时，词语只能为对话带来7%的信息量, 而语气、音量和语调能带来另外38%的信息量，占大头的55%的信息量来自非语 言表达，也就是身体语言。当面汇报能够即时了解到领导的反应，是喜欢？还是不耐烦？还是疑惑？当 面汇报能根据实际情况进行即时调整，看领导喜欢就充分说明一下，争取领导给 予更多支持；看领导不耐烦就及时打住，以后再找时间汇报；看领导有疑惑就更 多的解释背景、想法、下一步的打算等。特别重要的保密事件必须面谈，不能使用电话，更不能使用微信等其他交流 工具。在数字化世界，所有的数字化设备都能留下痕迹，都有泄密的可能。面谈未必一定在办公室。午餐之后散步、出差、共同等候上级领导、开会的 前后都是汇报的很好时间节点。2 .电话。如果没有面谈条件，是急事又不涉及保密，可以用电话汇报。电话是“同时、 异空”工具，即两人交流可以不在同一空间。电话是无法面谈而不得已选择的工 具，最适合简单而紧急的事情。比如有一份紧急公文要处理，而领导正在外地出 差，此时可用电话。为什么电话要少用？因为打电话的时候不知道对方的情况，领导可能很清闲， 也可能繁忙，如果正在处理紧急事项，你的电话汇报效果就不会太好，因为人的 精力毕竟有限。所以电话汇报首先要问：“您现在接电话方便吗？我有项工作要 汇报，大概需要10分钟。”3 .微信。电话是“即时”通讯工具，微信是“错时”通讯工具，今天发微信，领导可 能明天才看到。也正因为这个特点，那些不太紧急、相对简单的事情可用微信汇 报，特别是告知领导某项工作已经完成。尽量不要用微信来请示工作。因为领导每天处理的工作比较多，有时间看微 信的时候，可能有很多条微信要看。你请示的事项领导看到了，心里想的是：“等 看完其它微信再处理。”结果很多事情都需要他处理，你请示的事情可能被忽略。 所以微信请示往往长时间得不到回复，你又不好意思催领导，结果事情就拖下来 了。4 .邮件。中国人不太习惯用邮件，年龄大的领导更不习惯，所以尽量要少用。对于时 效性要求不强、细节比较多、需要备忘的事宜可以用邮件汇报。不少职场人把邮 件当成挡箭牌，或者勾心斗角的工具。5 .纸质文件。给领导送纸质文件本身可以成为一次面谈机会，只是时间短一点。面谈的时 候也可以结合纸质文件，把一些相关信息打印在纸上，这样面谈的效率会更高一 些，因为阅读的速度远远高于讲话的速度，领导习惯从总体上了解情况，看看纸 质文件的大小标题，对相关情况就了解了大概，你汇报细节就可以了。不要在微信上转一个文本的电子版。领导最稀缺的是时间，他看到电子版需 要打开，如果用手机，还要放大字号、上下左右拖动，看起来很不舒服。在这种 情况下往往心情不好，而心情不好，一些两可之间的事情可能就不同意了，且对 你的印象不好。对于一些需要批注、修改的文件必须给领导纸质版，用笔在纸上写写画画不 仅最自然，而且效率最高、速度最快，你手里也增加了一份证据，在传达、沟通 的时候比较方便。纸质文件要多留点空间，以便领导修改。一些智库机构给领导报送的智库报 告，第1页的文头空间留的非常大，目的是方便甚至“引诱”领导签批。提醒注意字的大小。打印字号至少要3号字，领导往往年纪大，字小了看不 清楚。我年轻的时候感觉公文用3号字太浪费纸张了，而现在眼睛花了，讲话稿 往往用2号字。老人年轻过，能理解年轻人；年轻人没老过，很难理解上了年纪人的感受。不理解怎么办？那就按常规来办。我讲的这些都是常规。