某某集团公司行政办公文件管理制度.docx

某某集团公司行政办公文件管理制度1 .公司文件包括：外部文件、内部文件1.1 外部文件是指XXX集团各部门及子公司以外来文，包括信函、公文、传真以及通知。1.2 内部文件下行文包括：公告（决定、知识、通知、通报、任命、批复、处分）、规章制度。上行文包括：呈报件、请示、报告、总结。平行文包括：工作联系单、答复、会议纪要。1.3 重点行文的说明：公告（红头文件）：为下行文，用于集团总部向集团所有部门及子公司下发工作计划、部署重要工作、任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及各种有关全局性的规定、决定、指示、通知、通报、批复、会议文件等事项。红头文件的使用仅限于集团总部。呈报文件、请示、报告：为上行文，一文一事。用于集团各级机构想直接管理机构上呈的文件。工作联系单，答复：为平行文，用于部门与部门之间，及部门与总公司间商洽工作，通知、询问或答复问题等，主要发挥协调作用。会议纪要：用于各类会议的会议记录、整理和总结。2 .文件的编制规范2.1 集团各类文件的编制需按照规定的格式和编号方法进行，要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。2.2 集团规章制度类文件遵循如下文件格式，使文件清楚明晰:文件标题1 .目的：（要阐明编制和使用本文件的目的）2 .范围：（要阐明本文件适用范围）3 .职责：（要阐明本文件所列执行部门或个人的职责）（下列正文）4 .3作为需要进行传送的文件，请在输入时采用如下的文件格式；页面设置：A4210X297毫米正文字体：宋体小四/四号左空2格（全角）文件标题：黑体小二号/二号粗体居中段落标题：宋体小四号粗体居左红头文号字体：黑体五号粗体居左字体颜色：未作特殊说明的，行文中图文颜色均为黑色。正文行距：25-30磅文件页码：置于页脚居中公司名称：置于页眉居左（标准文件格式式样1-5号详见文件1）5 .4文件版头2.4.1河南XXX集团版头仅用于颁布集团重要规章制度，公布集团中长期发展规划、年度工作要点和总结等；公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项；用于传达集团总部的决议或决定，转发集团董事会的文件，发布有关事项。2.4.2所有文件上均应标注相应密级和紧急程度，增强文件办理的及时、有效、安全。密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应当标明份数顺序号。不属于秘密文件，内容又不宜对外公开的应当在文件右上角适当位置注明“内部文件”。2.5文件的附件2.5.1文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。2.5.2附件如有序号使用阿拉伯数字，如：“附件；1XXX”。2.5.3附件名称后不加标点符号。2.5.4附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序。2.5.5附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件。2.6 成文时间、署名和附注2. 6.1成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。成文时间以领导签发的日期为准；联合发文以最后签发领导人的签发日期为准。3. 6.2在文件制发时必须按照要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。不重要的文件，只需署上经办人的姓名。4. 6.3文件如有附注，用宋体字，居左空2格（全角）加圆括号标识在需注明项的下一行。2.7 文尾标注2.7.1对应文件上报“主送”、“报呈”、“抄送”，编制“主题词二“主送”指文件处理或最终决策的部门或领导；“报呈”指参与决策的领导需要了解相关情况的相关领导；“抄送”是指与文件内容有联系的相关部门或领导；“主题词”可参照国务院公文主题词表编制。同时，标引主题词必须准确，从主题词表中选用的主题词要能够准确反映出文件的内容特征和归属类别。除专有名词外，一个词不超过四个字，每个词之间空一格，无标点。主题词最少选两个，最多不超过七个。2.7.2如遇前页正文结束，落款转至下页，则须在落款的末页上注明“本页无正文”字样。3 .文件的收发处理程序公司行文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、分发、登记、归档、销毁。4 .行文与打印管理集团各类文件统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.1 公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总裁签字同意后打印发文。4.2经总裁批准签发的文稿交行政人事部统一编号打印，由起草人校对（对文稿内容、质量负贵）修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政人事部发出。4.3打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。5 .发文管理5.1 公司发文由行政人事部统一编号、加字头存档，例：华（发）字20150001】号、华（管）字【20150001】号。有领导批示的，还应附批示件。5.2 部门和个人收文应在行政人事部发文登记册中签名。5.3 公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。5.4 公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政人事部统一收回处理。6 .收文管理6.1 公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。6.2 公司收文由行政人事部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。6.3 急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。6.4 所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。7 .本制度最终解释权归集团行政人事部所有。