某公司物料采购及管理流程.docx

某公司物料采购及管理流程一、目的：为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。二、范围：广州世果汇农业科技有限公司及各地分仓、临时仓三、物料定义：物料指各仓库所有的纸箱、不干胶、宣传单、吸塑盒、碎纸气泡填充物、网套等发货必须用的辅助物资。四、管理职责4.1 制度撰写、修订：由人资行政部负责，制度从公布之日始生效。4.2 供应商开发：由各仓负责人开发新物料及新供应商一报价寄样，货比四家一制作采购报价审核单-交财务部审核价格与供应商的资质一交刘副总批准选择最终合作供应商一样板存档一采购报价审核单交财务部存档备用一各仓负责人根据刘副总审批下订单4.3 物料设计：品牌部负责物料VI设计，对需要展示公司品牌形象的物料提出设计方案，由市场部负责协调各平台具体规格需求，制定物料统一规格、标准。所有物料符合公司VI设计，除特殊要求外，原则上各平台之间物料形象和规格保持统一，未经总经理或副总审批，各平台、项目组不得私自变更物料规格与标准。4.4 大货数量与质量验收：供应商送货给对应仓库时，必须按送货实数开单，各仓负责人安排人员必须按照采购订单的质量和规格，验收物料数量与质量，签收送货单并在送货单上备注平台名称，将送货单当天交于财务部存档。4.5 对账付款：刘副总审批的采购报价审核单及采购订单、仓库签收的送货单、供应商提供的增值税专用发票，各仓每月上旬提供上个月的上述资料给到财务部对账，财务部根据公司财务制度付款，资料不齐全的，财务部有权拒绝付款。4.6 库存盘点：各分仓负责人必须定期（日、周、月、季、年度）对物料库存进行盘点，财务部门组织对各分仓物料进行抽盘；产地项目结束后必须对物料库存盘点核对，作为项目结算依据。4.7 库存管理：各分仓仓负责人定期对积压物料进行清理，以减少库存损失，产地项目物料积压时，按照物料成本在80%计入项目成本。五、管理流程5.1 常用纸箱及配套物料的采购下单流程：各仓库的常用物料需要做安全库存并备注采购周期，当物料存量接近或达到安全库存（最低库存量）时，由各仓负责人提交采购订单给刘副总一刘副总审批一各仓负责人传真订单给供应商一各仓负责人根据订单验收数量及质量-将采购订单与送货单一起交财务一财务对账5.2 新的物料采购流程：按4.1流程开发后新产品或新供应商一按5.1流程下采购订单5.3 平台活动需求的物料下单流程：由各平台店长将活动需求量以书面形式发放给刘副总安排下单（活动结算按总个数计算成本）。六、注意事项6.1 供应商开发：新产品或新供应商的开发，每个单品必须货比四家并寄样存档，选择性价上匕较高的两家。6.2 采购报价审核单内容包括供应商名称、电话、邮箱、物料名称、规格、材质、数量、付款方式、税点、送货方式、运费承担方等。6.3 物料采购为了保证物料准时各仓库的单品供应商不得低于2家。6.4 为了防止物料重复下单，所有的物料必须由专人负责下订单，原则上各平台不得私自联系供应商下采购订单。各仓库负责人严格按刘副总审批的订单下单，私自下物料订单或增加订单数量，所造成的经济损失由当事人全部承担，情节严重者将进一步追究责任。6.5 为了保证报价样品与大货品质一致，各仓负责人必须要求供应商在样品上签字盖章标识大货质量与样品一致，各仓负责人按供应商提供的样板标准进行大货验收。6.6 公司任何员工未经刘副总批准，不得把公司物料出借、出售卖给公司外部人员，违者按物料原价双倍赔偿并扣除当月绩效奖金，情节严重者将进一步追究责任。6.7 未经刘副总批准，公司任何员工不得擅自将库存物料当废品处理，违者按物料原价双倍赔偿并扣除当月绩效奖金，情节严重者将进一步追究责任。6.8 各仓库物料组负责人每周必须按公司指定日期上报物料库存表给刘副总、仓库负责人、财务部。6.9 保密事项：公司任何人不得将物料名称、尺寸、材质、价格、样板、供应商资料等相关信息泄露给他人，违者扣除当月绩效奖金，情节严重者将进一步追究责任。