企业文件编写管理制度.docx

企业文件编写管理制度第一条目的为规范公司的文件分类、编号、拟定、审批、整理存档等工作，并提高文件处理工作的效率和质量，使之规范化、程序化、制度化，结合公司现有实际工作情况，特制定本规定。第二条适用范围本管理制度适用于公司内部所有部门和员工。第三条文件编号格式一般文件编号包括：公司名称（用公司拼音简称“GS”）、部门代码（拟定部门汉语拼音字母最前二个字母大写）、文件编号（按01、02、99的顺序）组成、版本号（从V1.0、V2.0V50的顺序）、文件编制年号。文件编码：GS-RSOl-Vl.0-2022公司简称部门代码文件编号文件版本号文件编制年号GSRS01VI.02022部门英文代码简称总经办安环部生产部保障部品保部体系部市场部人事部行政部财务部采购部研发部项目部ZJBAHSCBZPBTXXSRSXZCWCGYFXM第四条文件写作格式为规范公司各类文件的撰写和抄送规格，建立规范化、高效化地文件资料管理体系，为规范档案管理做好基础工作，决定公司文件写作管理规范统一标准: 标题：宋体、二号、加粗； 正文：宋体，11#； 页面边距：上/下边距2.17厘米、左/右边距3.17厘米； 行间距：固定值22磅； 页眉：L20厘米并在左侧标注公司LOG0； 页脚：L75厘米； 页码:在页脚居中填写页码（例：-X-）;第五条文件发文程序及步骤公司文件主要发文程序依次为：拟稿、核稿、签发、分发、归档。步骤一：发文部门拟初稿和行文；步骤二：发文部门负责人审核；步骤三：发文部门源文件及电子文档交由人事部审核；步骤四：发文部门负责人组织源文件会审及签发；步骤五：发文部门签发源文件部门归类与存档；步骤六：发文部门下发已签发源文件。第六条文件的变更6.1 大变更一一即文件一次性变更的内容达整个文件内容的30%以上，或小变更已超过5次，此两种情况必须换版，换版时全文更换重新发行。6.2 小变更一一即文件只做局部上修订，此时只需换页（即首页与变更页）发行。6.3 变更标识：“文件版次”是有2位字母，前一位表示“版别”（从V开始），后一位表示“次数”（从1.0开始）。例如：（a）.某文件初始版、即从未变更，版次标识为VLO（b）.当该文件作第一次变更后，则版次标识为V2.0,以次类推;6.4变更后的文件审核批准后，需收回原文件（仅指变更页），并做报废处理；6.5所有文件的发行变更需填写文件发行变更记录表第七条文件的保管及下发7.1 公司发行的文件需按照统一规格装订，两页以上装订至纸张的四分之一和四分之三处；7.2 经核准发行的文件原稿统一由档案室保管，各部门下发复印件，并由接收部门签字确认；7.3 下发文件的电子档由综合管理部统一备份存档；第八条制度管理本企业文件编写管理制度由综合管理部部负责起草、施行、解释、修正。第九条颁布实施本企业文件编写管理制度经总经理批准后，即日开始实施。第十条附件文件发行变更记录表文件分发签收记录表附件一:文件发行变更记录表类别：口变更口补发口报废口新增口借阅申请单位申请日期申请份数文件编号文件名称版本申请理由：签发人部门审核人拟稿人附件二:文件分发签收记录表序号文件编号文件名称分发日期份数分发部门签收备注