承接展工作指引.docx

承接展工作指引1 目的为使展会承接工作管理到位，提高工作效率和经济效益，特制定本指引2 适用范围适用于展务部在接到公司与组委会签定的合同履行期间，主要包括布展、开展、撤展时的总体安排与实施。3 职责展务经理负责展会活动现场服务实施的统筹、服务项目的监督落实。4 工作程序4.1 承接展流程图4.2客户服务类别现场服务点4. 3接展期间4.1.1 布展前10-20个工作日（展会主办单位确认以下事宜并提供相关资料）（1）展会平面图（确认展会规模）。（2）特装图纸（审核各特装展台图纸如有安全隐患，要求整改）。（3）签字确认展位搭建平面图、开幕式方案（组委会服务台、会展中心客服台位置）。（4）提供指示牌的内容及摆放要求。（5）提供证件样张并下发。（6）楣板名录的确认及制作。4.1.2 布展前3-7个工作日（1）展会通报制定（展会各服务项目的工作安排、明确展会的结算方式）（2）各服务部门人员安排、工作要求。（3）落实展会配套服务，如植物租摆、标准展位及特装展位的搭建及货运等。（4）人流、物流通道的确认。（5）展会协调会、对接会的召开。4.3.3布展前1-3日（1）再次明确开幕式方案并签字确认。（2）对标准展位搭建进行验收。（3）落实指示牌的摆放。（4）确定展会广播内容。（5）展会相关服务人员具体工作安排。4.4布展期间（展务经理统筹）4.4.1与主办单位联系并协调现场工作。4.4.2监督各项手续办理及各项费用收缴情况（消防安全责任书、特装展位施工安全责任书、展位特殊搭建或需求安全责任书的签订，特装管理费、清洁押金、电费等相关费用）；4.4.3监督各项管理制度的执行情况（消防安全责任书、特装展位施工安全责任书、标准展位管理规定、展位特殊搭建或需求安全责任书等）。4.4.4现场巡视，维持布展秩序，保证安全施工，发现违规操作及时制止。4.4.5核查现场展位是否与展位图一致，并记录展位及净地面积的增减情况。4.4.6加班手续的办理和确认。4.4.7做好巡查记录。4. 4.8现场服务人员签到、签退及工作监督、检查。4.5开展期间（展务经理统筹）4.5.1协调展会现场。4.5.2管理展场违规现象（如吸烟、明火等）。4.5.3确认临时增加的项目费用。4.5.4现场服务人员签到、签退及工作监督检查。4.5.5与组委会、会展部、财务部确认展位清点表。4.6 撤展期间（展务经理统筹）4.6.1 维持撤展秩序及安全（严禁野蛮拆展，保持物流、人流通道畅通，现场施工人员安全监督）。4.6.2 监督各项配置的回收入库。4.7 展后工作（1-5日内）4.7.1根据场地的清洁情况，退还清洁押金。4.7.2展会总结会的召开。4.7.3相关现场服务人员的考评。4.7.4展会收入决算单的制作（含成本支出）。4.7.5展会资料的汇总及归档。5记录表单5.1 展位图5.2 展会通报5. 3展会汇总结算单明细表5.4 特装展位施工安全责任书5.5 消防安全责任书5.6 展位特殊搭建或需求安全责任书5.7 会展活动信息移交表5.8 展位清点表5.9 布/撤展验收表