采购工作指南.docx

文件编号：WS/WI/PUR003版本状态：A/0文件名称：采购工作指南生效日期：1.0目的：对采购作业进行指导，使采购作业有序进行。2.0范围：适用公司产品的原辅材料的采购。3.0主要内容：3.1请购：3.1.1物料A、B、C、D分类：根据资材部原辅材料清单的要求，将工厂所有材料进行如下分类：3.1.1.IA类：构成产品主要组成部分的原材料。3.1.1.2B类：对产品质量有影响的原材料。3.LL3C类：机电用品。3.L1.4D类：劳保用品及办公用品等。3.1.2A、B类物资由PMC根据库存及订单需求填写请购清单，并注明请购物资要求完成的时间。3.L3C、D类物资由使用部门根据实际情况填写请购单。通常状况下公用且用量大的易耗品由行政部统一请购并购买（如办公文具，书写用纸张等）。3.2采购：3.2.1采购方式：3.2.1.1订单采购3.2.1.2现金采购3.2.1.3外购3.2.2重要材料的采购，总经理可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。3.2.3一般材料的采购，采购部可依据实际情况选取以下方式进行。3.2.3.1集中计划采购：凡具有共同性的材料，进行集中计划办理。根据BoM表核定材料项目，由PMC编制请购计划，采购部集中定期采购。3.2.3.2长期报价采购：凡经常性使用，且用量较大，由采购部事先选定供应商，并议定长期供应价格，经核准后按需求量进行采购。文件编号：WS/WI/PUR003版本状态：A/0文件名称：采购工作指南生效日期：3.2.4询价、比价、议价3.2.4.1采购员接到请购单后依要求完成的时间先后或紧急度，调阅相关合格供方资料，以电话方式选择三家以上办理比价，议价分析工作。3.2.4.2若厂商报价与所请购物资略有不同（如规格差异或属代用品），采购员应在资料上注明，并呈主管或使用部门审核并签署意见。3.2.5订购合同的编制：3.2.5.1询价、比价、议价工作完成后，采购员方可用电脑或手写产生正式的订购合同,并在上面确定交货日期，品质要求（可附采购标准）含包装方式。3.2.5.2如属分批交货，采购员应于单上注明分批送货的各批次数量。3.2.5.3采购属外购或现金采购，需借款进行的，采购员要在相关单据上注明，以资识别。3.2.6采购进度3.2.6.1采购过程通常分询价、下单采购，交货三个阶段，采购员应建立供应商交货管制表进行控制。3.2.6.2采购员如发现未能按进度完成，应在供应商交货管制表注明原因及预定交期，转呈主管及请购部门，以便及时拟订处理对策。3.2.7核对付款3.2.7.1资材部原料仓根据验收单做好本月各供应商来料入仓的统计与采购部相关人员核对订购合同完成情况，核对无误后，再送会计部门进一步核实，与发票核对无误方可。3.2.7.2会计部门结算后，由财务按付款管理规定办理付款手续。如为分批交付的，订购合同的会计联每收一批料后应及时送会计部门。3.2.7.3短交补数的，原料仓应照实收数量注明，并知会相关部门。3.2.7.4超交的应征得上级主管的批核，补上订单的P.O.NO.,并按照实收数量整理账务，否则财务依原订购合同订货数付款。文件编号：WS/WI/PUR003版本状态：A/0文件名称:采购邛指南I生效日期：3.3采购的变更：3.3.1订购合同的修改，作废。订购合同上有个别轻微的变动或错误需要修改，必须用双横线划掉原文，并在原文旁注明修改内容，并签名。如涉及的内容有较大改动，则注明“作废”，同时取消并收回已分发的订购合同。如己传真或交给了供应商，应在未正式生产前及时通知。3.3.2供应商如收到订购合同后，发现有任何条件（制造工艺，交期等）达不到要求，必须在当天回复，经双方协商后再作处理。3.4采购物料的跟进3.4.1采购员不仅要根据供应商交货管制表控制跟催交期，并要对物料检验品质进行监控。如发现不良，应根据IQC提交的验货报告传真供应商，协调退货事宜。3.4.2对抽检之物料在生产线检出的来料不良应由原料仓统计上报后，于下次该供应商送来同类物料经IQC检验后，进行换货处理。3.5每月月底对各供应商进行综合评估。运用“5R”法，即适时、适地、适质、适价、适量。具体评估由品质部IQC作供应商来料的质量表现分析，并结合采购会同仓库对供应商的交货准时，数量，价格和所处工厂位置的地理条件进行评审，具体操作参照检验及试验控制程序。6.O相关记录6.1请购清单6.2订购合同6.3供应商交货管制表6.4请购单