浅谈企业档案管理存在的问题及对策之一.docx

浅谈企业档案管理存在的问题及对策之一【摘要】企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着时代的发展与改革的深化，企业的档案管理也显得十分重要，因为档案是企业信息的重要载体，它记载着企业在过去期间运行留下的痕迹，它可以为企业在今天的人力、物力、财力的管理上助上一臂之力，在激烈的竞争中求得发展与生存。但是有的企业档案管理工作琐碎、凌乱，再加上其他原因使企业的档案管理工作中存在着诸多的问题，已经阻碍了企业向现代化管理迈进的步伐，所以找出上述问题存在的原因并加以解决在实际工作中具有十分重要的现实意义。【关键词】企业档案；管理；问题及对策一、当前我国企业档案管理存在的问题1、档案管理意识薄弱首先是主要领导不给予重视。大家都知道，企业是生产经营活动的场所，所以单位的主要领导对内最关心的就是企业的安全生产；对外最关心的就是抓住机遇，占领市场，他们认为这样就为企业的良性循环持续发展注入了新鲜的血液。至于企业的档案管理工作就是收集、整理、保存各个部门暂时不用的资料而已。其性质好比管理员看好仓库一样的简单，单位设立此部门就是为了应付上边的检查而已。其次是相关工作人员缺乏主观能动性。在领导的不重视下，相关业务人员也就没有了工作激情，他们认为这个岗位的工作是无法与财务科、经营办、人力资源部相比的，无论怎样工作都是徒劳的，是没有业绩的。所以就“当一天和尚撞一天钟”的工作态度，由于上述的原因，档案管理工作成了重形式轻内容，大部分工作内容都是为上级的联查工作而工作。2、档案的管理力量薄弱在上述理念下，档案室成了提前退休的“疗养”室，这里的人员一部分是机关科室要退休的转岗人员，还有一部分是办公室及后勤人员转入，由于马上要退休，所以人员频换变动；由于综合素质低下，所以不具有专业技术水平。有了上述原因就出现了各种档案管理期限混扰不清、编号索引不全等管理混乱状态。这样年久的档案无法找到，近年度的档案也时常丢失，总之不能很好地为企业服务。因为档案的管理质量提高不上去，最终导致档案的使用价值也无法体现，这样现象严重地阻碍了企业的发展。3、档案的管理与利用相分离企业的档案管理应该是为企业后续的各种服务而工作的，但是现在许多企业的档案管理是为应付形式而管理的。没有发挥出档案管理应起的作用，其一是由于历史原因和人为因素，使档案管理不善，部分档案管理资源流失，使个别档案存在断代现象，让档案失去原有的价值。另一个主要原因是部分基层管理者认为企业为了适应当今激烈竞争的挑战，就应该分析现在的各种市场因素，不愿意浪费时间去翻阅档案，丧失或降低了档案为企业生产经营活动服务的功能。这样导致企业丧失挖掘新资源的潜力与机遇，同时也造成大量信息资源闲置。二、针对当前我国企业档案管理工作存在的问题应采取的措施1、强化档案管理意识首先单位负责人应该对本单位的档案管理工作给予高度重视，这是做好企业档案管理工作的前提条件，让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据。其次让相关工作人员放下包袱，努力学习，积极参加培训与讲座。认真地学习工作流程，严格把好接收、整理、归档、入库、上架等各个工作环节的质量关，同时及时地录入微机，企业应该定期派业务骨干向兄弟单位去学习，并使之结合自己的实际工作经验，真正地做到理论联系实际。同时企业也应该面向社会招聘一些有专业理论知识和业务技能的专业人员，使档案管理人员的业务水平迅速提高。最后做好全体档案管理人员的继续教育工作，这是档案管理人员不断开拓视野，了解档案管理领域新动态、新情况使之与外界接轨的最好途径。同时也是档案管理人员提高自身素质，努力钻研业务，实现档案管理工作的单一型向复合型转化的有效措施。2、调动工作人员的工作积极性针对企业档案管理人员工作激情不高，管理力量薄弱这一特点，企业应该打破“疗养科室”这一铁饭碗现象，积极地推行公平竞争上岗、择优上岗这一理念，真正地做到能者上、庸者下的管理机制。对在岗员工进行各个方面的综合业务素质考评，对优秀者给予奖励，对合格者给予鼓励，对考核不达标者给予待岗接受继续教育或转岗，同时鼓励在岗人员积极发挥个人的主观能动性，发挥个人的潜力，激励他们开拓创新。同时，企业也应该拿出一定的经费，与相关业务人员的岗资、奖金挂钩，这也是鼓励他们学好业务，专研业务的有效手段。3、档案管理应与企业的信息化管理相结合传统的档案管理工作业务量大，差错率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。随着社会的发展，企业在现代化管理体制下，档案管理也应该一改过去的“看摊、手蹲、仓库保管”等现象，档案管理工作也应该适应现代化管理的要求，进行信息化管理，充分实现档案的输入、检索、利用等工作的现代化手段，它可以使繁琐的工作瞬间完成并能达到信息共享，同时为企业提供迅速、准确、全方位的档案信息奠定基础，也为企业的正常良性循环起到一定的作用。三、结语总之，企业实行现代化管理不是局部的，应该是全方位、全领域的，档案管理工作是现代化管理的重要标准，所以企业应该加大档案管理的基础设施的建设与投入，逐步使档案管理工作电子信息化，同时也注重专业技术人员的技术培养,最终使档案管理工作有助于企业经济的发展，战略目标的实现。参考文献：1刘建华，浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策J.经营管理者，20112万晓慧.做好基础档案管理工作之我见J1.科技创新与应用,2012(15)