2董事局主席秘书职务说明书.docx

职务说明书岗位名称董事局主席秘书岗位编号JTdb-002所在部门董事局办公室岗位定员1直接上级董事局主席薪酬等级月薪制直接下级无所辖人员无晋升方向董事局主席高级秘书岗位分析日期2014年1月1日职位概述：负责董事局主席的一般文书材料的拟写，协助董事局主席处理日常事务性工作。职责与工作任务：职责董事局主席日常事务协调安排工作任务1、每天做好董事局主席的文件材料整理，每月最后一日整理完善董事局主席下月的日程安排和公司月会议安排，并每日提醒董事局主席日程安排及重要事项；2、积极收集董事局主席所需的各种业务工作资料及相关政策信息，对公司内外重要、紧急信息进行查实并及时汇报；3、负责董事局主席名片印制及董事局主席重要客人的通信联络方式的整理；收发董事局主席传真，协助董事局主席做好来信及邮件（含董事局主席个人邮箱及集团员工意见、建议专用邮箱）处理。考核重点董事局主席日常工作的完成情况。职责接待董事局主席访客工作任务1、负责董事局主席来宾的接待工作，并为董事局主席接见访客做好预约工作；2、负责转接董事局主席直线电话并做好电话记录及处理。考核重点董事局主席及来访宾客的满意度。职责董事局主席参加的会议活动安排工作任务1、董事局主席召集会务的安排工作，协助董事局主席处理好外部公共关系（政府、重要客户等）2、负责董事局主席参加相关活动的摄影、宣传、报道。受董事局主席委托参加有关会议，做好董事局主席会议前的各项准备工作，负责董事局主席办公会议和董事局主席参加的其他会议及项目谈判会议的纪要整理、分发、存档。考核重点会议筹备情况及会议效果。职责四董事局主席布置工作督办跟踪工作任务1、董事局主席交办的相关工作的督办、协调、落实，尤其对有关会议纪要董事局主席确定事项及董事局主席安排各部门的工作进行检查督办及反馈。考核重点工作跟踪督办的情况。职责五完成领导交办的其他工作工作任务1、保障领导交办工作的及时完成。考核重点领导交办工作的完成情况。任职资格：1、文秘、公关或行政管理类相关专业本科以上学历，3年以上总经理秘书工作经验；2、具有良好的品德和忠诚度，为人正直，性格开朗；3、良好的组织沟通协调能力，责任心强，勇于承担挑战性的工作；4、具有开拓精神和团队精神；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；5、良好的写作、表达及公共关系能力，英语四级以上；6、熟练使用办公软件及办公自动化设备。岗位晋升资格1、为本岗位招聘或培养一名合格的接班人；2、任职期间获得至少1次公司先进以上的荣誉称号（政府部门颁发的荣誉经认定亦可）；3、在本岗位任职2年以上（特别优秀的可缩短到1年）；4、获得直属上级的认可；5、当年年度360度评价得分达到90分；6、当年年度绩效考核评定达到优秀水平（优秀标准根据当年实际情况核定）；7、获得木专业国家中级职业资格认证，或者本专业硕士以上学位或同等学力证书。说明：达到晋升资格不代表一定晋升，还需结合公司的岗位编制等实际情况认定，但达不到晋升资格者就肯定无法晋升。必做事项1、每月向集团董事局主席报送月工作计划和总结；2、跟随董事局主席参加各类会议，做好会议准备及记录工作；及时与董事局主席沟通，做好各部门事务的反馈工作；3、每月参加月学习会：4、每天须提交日工作记录表。本人确认：部门主管或分管领导确认：人力资源部复核：集团董事局主席核准：日期：年月日