技术档案资料的使用管理制度.docx

技术档案资料的使用管理制度L范围本制度规定了技术档案资料管理的职责分工、收集、归档、保管、复制、发放、借阅、销毁处理办法和保密要求。本制度适用于所有与产品有关的技术文件和资料的归档管理。2职责非标准的技术文件和资料的使用管理由技术部门档案室归口，各类技术标准的文件和资料的使用管理由技术部门标准化室归口。3管理内容3.1 收集、归档3.1.1 产品形成过程中的各种技术文件和资料，包括图纸、工艺文件、验证文件、确认文件、各种计算书及各阶段的设计、工艺、产品质量评审书等文件和各种标准，由技术部门档案室或标准化室负责收集。各设计编制单位在文件和资料完成最后签署或收到，发放使用前，要及时送交技术部门档案室或标准化室归档。3.1.2 设备资料包括设备购买回厂开箱文件及使用过程中产生的文件，设备开箱文件由公司设备管理部门在设备验收后交技术档案室存档，设备使用过程中产生的技术文件由公司设备使用部门收集定期交技术档案室存档。3.1.3 质量体系文件、包括质量手册、质量体系程序文件、质量体系作业文件在批准后由公司质量部门负责收集，并交技术档案部门归档。3.1.4 各负责归档管理单位收到文件和资料后，要认真检查文件和资料的绘制、书写、签署手续是否符合相应标准（程序、制度）的规定及归档要求。1.1 .5技术文件和资料符合归档要求，档案管理人员按规定签收、登记、分类、整理、归档保存。1.2 保管3. 2.1归档文件和资料存放在指定地点，标识醒目，便于查阅。4. 2.2文件和资料保管、贮存条件要符合档案管理要求。防晒、防潮、防霉变、防虫蛀、安全。5. 3复制和发放6. 3.1用于质量体系运行、产品研制、安装、检验等现行有效的技术文件，先归档、后复制，并由技术档案部门统一复制编号、标识、登记发放。7. 3.2用复印机、晒图机复制的技术文件、资料，必须是复制后编号、盖标识章，用已编号和盖了标识印记后复制的文件、资料都是非受控文件，不得在起作用的场所作为有效文件使用。如必须使用，仍由归档管理部门重新编号，盖标识印记，登记发放。8. 4借阅3. 4.1归档文件和资料，应合理存贮，便于检查、查询和阅览。4. 4.2借阅时借阅者要按规定登记，如需借走，应如期归还，并不得拆、损、丢失或转借他人，不得在文件资料上勾、划、涂、写。5. 4.3文件归还时，保管部门必须认真核实、销账、归位。6. 5销毁处理保管期限已满无保存价值和已作废的技术文件资料，应定期予以销毁，保管人应分类登记，由销毁者签字，经主管领导审批，由有关部门监督方可进行。7. 查与考核4.1 本制度执行情况由基本建设部负责进行检查与考核。4.2 本制度检查与考核情况与经济责任制挂钩。附加说明：本制度委托公司基本建设部负责解释。