员工差旅费报销管理规定.docx

员工差旅费报销管理规定第一章总则第一条目的为规范员工出差、外出管理，提高工作效率、工作质量，明确出差费的借款及报销流程，根据公司实际情况，特制订本管理办法。第二条范围本办法适用于公司各类出差、外出人员的审批，费用的预算、支出、结算等。第二章出差管理办法第三条出差的界定因公司开展业务活动需要必须离开工作所在地一日（含）以上，视为出差，本细则出差不包含国外出差。第四条出差审批及借款流程（一）出差审批流程1 .出差前由出差申请人在办公软件上提交“出差”，按照流程完成审批流程。2 .若需公司代订车、船、机票的，在“备注”中填写需运营保障部进行预定，否则费用由申请人先行承担。（二）出差借款流程1 .差旅费实行预借支制度（按照出差计划的预算进行借款）。2 .由出差人员按差旅费标准及预计出差天数计算借款金额，在办公软件钉钉上提交“备用金申请”，审批通过后由财税管理部办理借款。财税管理部对于符合借款规定的，向借款人支付现金或转账至账户。第五条差旅费标准本办法所称差旅费，是指因业务需要，赴外地出差所产生的有关费用，具体包括：（一）参照标准1.交通职务级别交通工具标准火车高铁飞机一级（执行董事、董事）软卧二等座经济舱二级（中层、核心层）软卧二等座经济舱三级（基层、骨干层）硬卧二等座经济舱备注出差人在选择出差Zl通工具匚具时应本着节约成幺K原则选择交2.住宿级别酒店住宿标准差补发放标准（含出差餐费）出差当地因业务发生的招待费用一级商务型酒店实报实销-实报实销二级连锁经济型实报实销补助60元/天500元以上须请示三级经济型实报实销补助60元/天须请示（二）费用细则1 .交通费是指含乘坐飞机、火车、汽车、轮船等交通工具到达目的地所发生的费用以及相关的订票费用，此费用实报实销。2 .因工作需要带车往返出差目的地的按照实际产生的停车费、过路费、加油费报销。3 .员工在出差地，办理公务事项时，因时间紧急须搭乘出租车时，原则上搭乘出租车里程需控制在15公里之内，特殊情况必须经主管领导同意，否则不予报销。4 .出差期间从单位往返机场/车站乘坐的交通工具为地铁、机场大巴，费用据实报销；如出差时间过早或过晚，无法赶上早班或末班车，可乘坐出租车，除上述费用外，其余费用一律自行承担。5 .出差期间发生招待费的，单次招待金额500元以下须报部门主管批准；单次招待金额超过500元的报高层领导批准，招待费另附列明参加人员、证明人、日期、金额、未经批准发生的招待费不予报销。6 .出差期间以12点为节点，12点前出发按全天发放餐费补助；12点之后出发按半天发放餐费补助，回程同上。第六条报销规定（一）出差报销流程1 .填写出差费报销单。需填写出差起止日期、交通工具费、住宿费、市内交通费及餐费补助，杂费项目填写招待费、礼品费、办公费等。2 .粘贴费用单据。各类票据应分类整理，依次粘贴。其中：出差期间的交通费、住宿费应集中粘贴；业务以外的其他费用如招待费、礼品费、办公费以及超标准的其他费用，连同对此类费用的说明单独粘贴。3 .参加会议和学习的员工，如果会务或培训中心管食宿原则上不再发放差费补贴。4 .按报销审批权限办理审批手续，出差返回后15个工作日内到财税管理部办理报销手续；无故逾期且无上级主管的合理书面解释时，费用自行承担。（二）报销审批流程1 .报销人将粘贴整齐的差旅费单据交运营保障部审核。2 .经运营保障部审核出差时间、线路、任务得到核准的报销单据齐全且可以证明所发生的内容、各项费用计算正确的差旅费报销单交上级领导审批。3 .经总经理审批过后方可交财税管理部报销。（三）其他规定1 .各部门应严格执行报销与审批程序，财税管理部根据出差费用报销单中的相关内容与报销单据进行核对，如发现出差日期或报销票据有弄虚作假者，有权拒绝报销，并提请相关部门对当事人处以虚报金额5-10倍的罚款、通报批评、直至除名的处罚。2 .各级审批负责人不在时，可延迟出差相关费用报销，但必须由原审批负责人通知运营保障部，运营保障部将记录备案。第三章外出管理办法第七条外出的界定（一）员工需要离开办公室场所办理相关业务、工作事项。（二）外出事项：1 .上级交代必须马上办理的事务。2 .本职岗位上工作需外出办理的事务。3 .在工作中遇到偶发事件需外出办理的事务。第八条外出审批及报销流程（一）外出前由申请人办公软件上提交“外出”，按照流程完成审批。（二）报销流程1 .实行先垫付，后报销制度。2 .每月38日根据外出情况进行统一汇总，集中报销。第九条外出报销标准单位：元地区与标准XX区十公里以外行政区域XX区0-50-15十公里以外行政区域0-150-15第十条外出时间规定视办公地点之远近，事情之繁简，在办公软件审批中填写外出预计时间，外出员工返回后按照实际到公司的时间进行真实记录。第十一条外出注意事项（一）员工外出工作应提前安排好外出工作内容及行程，在办公软件上提交“外出”，经部门负责人审批通过后方可外出。（二）员工外出要注意交通安全、保持手机畅通，有未接电话时应及时回拨。（）员工应合理安排外出工作时间，预计返回时间必须安排在下班之前。若下班前不能及时返回公司，应提前告知部门负责人及运营保障部。（四）未经上级领导批准或审批未通过，私自外出的员工，轻者进行批评教育，重者进行20元/次的罚款。（五）严禁外出办理私事，若有紧急突发事件，需提前告知本部门负责人，否则视为旷工。第十二条其他本规定的解释权属公司运营保障所有，公司可根据实际情况作修改、变更。本制度自X年X月X日起开始执行。