企业合同管理规范.docx

ICS03.100.01CCSAOODB3310浙江省台州市地方标准DB3310/T1212025企业合同管理规范Specificationforenterprisecontractmanagement2025-03-05发布2025-03-10实施台州市市场监督管理局发布目次前言III1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本要求14.1 机构14.2 人员24.3 制度24.4 设备设施35管理要求35.1 合同发起35.2 合同审核4合同足艮品宗55.4合同归档66评价与改进66.1评价66.2改进6附录A（资料性）合同管理人员岗位职责7附录B（资料性）合同法律法规学习制度8附录C（资料性）合同签订授权委托管理制度9附录D（资料性）合同签订评审管理制度10附录E（资料性）合同章使用过程管理制度12附录F（资料性）合同履约过程管理制度13附录G（资料性）合同变更、解除、终止及撤销管理制度15附录H（资料性）合同履约保证管理制度17附录K资料性）合同争议纠纷处理制度19附录J（资料性）合同履约风险监测及管控制度20附录K（资料性）合同履约后评价管理制度21附录L（资料性）合同交易主体履约信用评价管理制度22附录M（资料性）合同档案管理及档案利用制度23附录N（资料性）供应商信用档案管理制度24附录。（资料性）供应商失信违约行为责任追究制度25附录P（资料性）供应商风险评估及应急处置制度27附录Q（资料性）客户信用档案管理制度28附录R（资料性）客户应收账款与商账追收管理制度29附录S（资料性）客户失信违约行为责任追究制度30附录T（资料性）客户风险评估、授信及应急处置制度32本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由台州市市场监督管理局提出、归口并组织实施。本文件起草单位：台州市椒江区市场开发服务中心、台州市椒江区市场监督管理局、台州市市场监督管理局、浙江星星冷链集成股份有限公司、台州市建筑业行业协会、浙江方信标准技术有限公司、中国质量认证中心有限公司。本文件主要起草人：陶庆贵、郎兴利、沈艳宏、高洁、许航嘉、陈怡文、谢丹、鲍铉汝、丁宁、夏佑平、尹欢、冯曹冲、陈钧、乔伟、许添。企业合同管理规范1范围本文件规定了企业合同管理的基本要求、管理要求、评价与改进等内容。本文件适用于企业经济合同的管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GBA15418档案分类标引规则GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T89实物档案数字化规范3术语和定义本文件没有需要界定的术语和定义。4基本要求4.1 机构4.1.1 合同管理机构的职责应包括合同发起、合同审核、合同跟踪和合同归档。4.1.2 合同发起应包括下列内容：a）调查核实对方及担保方签约资格和履约能力等资信情况；b）起草合同文本，明确约定双方权利义务、交易条件、违约责任等内容；c）组织合同项目谈判，就合同条款进行沟通协商；d）发起合同审核会签流转，完成合同签订流程；e）办理合同授权委托申请。4.1.3 合同审核应包括下列内容：a）拟定并组织实施合同管理制度；b）组织或协助合同模板的制定、修改、发布和更新；c）指导参照适用合同示范文本；d）复核合同签约人的基本信息；e）审核合同条款的合法性、合规性；f）参与重大事项的合同谈判、起草和修订等；g）处理合同纠纷。4.1.4 合同跟踪应包括下列内容：a）跟踪合同履彳了情况；b）跟踪合同金额、支付方式、税务等的合理性和合法性；C）识别、预测合同执行过程中潜在的风险。4.1.5 合同归档应包括下列内容：a）将合同数据准时、准确、规范地录入信息化平台或合同管理软件；b）对合同数据进行统计、分析；c）收集、整理汇总合同档案。4.2 人员4.2.1 宜由管理层兼任合同管理负责人，综合协调合同管理工作。4.2.2 应配备专兼职合同管理人员，并负责下列工作：a）收集并审核供应商/客户的主体资格证明材料、公章等资质条件；b）通过信息化平台或合同管理软件对合同内容进行修改及变更；c）跟踪掌握合同签订及履行情况，及时总结经验教训I,并提出合理化建议；d）与合同管理涉及的部门人员沟通，并及时处理合同履约过程中所发生的问题；e）将合同进行初步的分类整理、登记并存档。4.2.3 合同管理人员应参加岗前培训，熟悉合同管理政策法规，掌握合同管理工作流程。4.3 制度4.3.1 应建立科学规范的合同管理制度，企业可根据自身实际情况增设或合并管理制度。管理制度主要包括下列内容：a）企业管理机构、人员职责管理制度：合同管理机构职责，见4.1;合同管理人员岗位职责，见附录A;合同法律法规学习制度，见附录瓦f）企业签订履约过程管理制度：合同签订授权委托管理制度，见附录C;合同签订评审管理制度，见附录D;合同章使用过程管理制度，见附录E;合同履约过程管理制度，见附录F;合同变更、解除、终止及撤销管理制度，见附录G;合同履约保证管理制度，见附录H;合同争议纠纷处理制度，见附录I；合同履约风险监测及管控制度，见附录J；合同履约后评价管理制度，见附录K;合同交易主体履约信用评价管理制度，见附录L;合同档案管理及档案利用制度，见附录M;g）供应商、客户资信及商账管理制度：供应商信用档案管理制度，见附录N;供应商失信违约行为责任追究制度，见附录O；供应商风险评估及应急处置制度，见附录P；客户信用档案管理制度，见附录Q；客户应收账款与商账追收管理制度，见附录R；客户失信违约行为责任追究制度，见附录S;客户风险评估、授信及应急处置制度，见附录T。4.3.2应建立涵盖合同发起、审核、跟踪、归档在内的合同全生命周期管理流程。4.4设备设施4.4.1 应建立信息化平台，统一汇总管理合同签订履行全过程的资料。4.4.2 宜配备合同管理专业软件。5管理要求5.1 合同发起5.1.1 资信管理5.1.1.1 应重点审核下列信息：a）主体资格合法性；b）经营范围及业务的合法性、合规性；c）签约代理人身份和代理资格；d）资信状况；e）履约能力，包含支付能力和生产能力。5.1.1.2 应对首次合作的供应商或客户进行资信调查和风险评估，并宜收集下列资料；a）主体资格证明材料及法定代表人身份证明；b）委托代理人授权委托书及本人身份证明，由法定代表人签字（盖章）并盖公章；c）涉诉、涉被执行、被列入失信被执行人名单或限制消费等情况的查询记录；d）经会计师事务所审计的上一年度财务报告及审计报告、完税证明等。5.1.2 合同起草5.1.2.1 应建立标准合同模板库并动态更新。5.1.2.2 合同应主要包括约首、主文、约尾等，具体应符合表1的规定。表1合同组成部分类别主要内容约首应包括合同名称、合同编号、合同所有当事方合法有效名称，需要时可增加所有合同当事人对应信息（统一社会信用代码/身份证号码）、联系信息及证明文件等其他信息主文合同内容产品类合同应包括产品名称、单价、规格、数量、交货日期、地点等内容服务类合同应包括服务类型、服务环节、服务方式、时间、地点等内容交付标准应对供方的服务/产品有明确的要求，并按现行标准规范或合同当事人协商确定执行合同期限应明确规定供方提供服务的详细起始时间费用及支付方式应明确合同金额、费用结算方式、收款确认方式等内容权利与义务应明确合同期限内合同当事人双方享有的权利和应尽的义务违约责任应设置违约条款，列示对合同违约的认定、索赔及补救措施等内容争议解决方式合同当事人可通过下列途径解决争议：a）协商和解；b）向依法成立的调解组织请求调解；c）向有关行政部门投诉；类别主要内容d）根据协议约定提请相应的仲裁机构仲裁；e）向人民法院起诉。其他条款其他特殊情况下服务与预期发生变化时，合同当事人的权利、义务、责任应重新确定约尾应明确约定合同生效时间、明示合同份数、签订日期和地点，并由合同当事人及授权代表签字盖章5.1.2.3合同条款应提前经合同当事人双方协商，并进行审核。5.2 合同审核5.2.1 合同评审前，应准备下列材料：a）合同文本草案；b）合同附件；c）合同内容可行性分析及重要条款说明；d）与合同有关的材料，包括但不限于：有关法律法规及政策文件；相关部门及利害关系人的意见材料；合同当事人的选定材料及资质情况、履约能力调查材料；专业机构的咨询意见及法律顾问的审查意见。5.2.2 应对合同的下列内容进行评审：a）合同名称应与合同内容及属性相一致；b）合同主体：合同当事人应具有主体资格；合同当事人有特定资格要求的，其单位或从业人员的专业资格文件应满足特定资格要求；对于需要经许可方能从事的行业，相关文件应满足许可要求；按有关规定需授权许可方可签订的重要合同，合同当事人应取得签订和履行合同的相应授权。c）合同条款：合规性、合理性、必要性及可行性；与业务实际的符合性及权利义务的相适性合同数量条款应使用法定计量单位、计量方法和计量工具；合同质量条款不应低于强制性标准的规定，并规定质量缺陷的补救措施，以及无法补救时的处理办法；合同履行期限应明确起算点、截止点及计算方法；合同内容涉及商业秘密时，应明确双方保密义务、保密措施和违约责任。d）合同价格与报酬应明确所包含的内容及有关费用、税费的承担，并明确支付的前置条件、付款与票据的时序。5.2.3 合同评审应在10个工作日内完成审查，对内容复杂、专业性强的合同，可适当延长审查时间，最长不宜超过20个工作日。5.2.4 采用招投标等竞争方式确定合同当事人的合同，审核人员应在招标等公开竞争性文件发布10个工作日前审查完毕。5.2.5 应将合同评审意见进行汇总，决策确定后完善合同文本内容。5.3 合同跟踪5.3.1 合同签订5.3.1.1 应设置合同条款协商沟通环节，对合同文本进行详细的解释说明和磋商调整。5.3.1.2 合同中未规定的条款，应订立补充协议。5.3.1.3 合同应采用书面形式或防篡改先进技术的电子形式签订合同，注明日期，签字并加盖合同专用印章或公章。5.3.1.4 合同不应少于一式两份，当事人各方应至少各持一份。5.3.2 合同履行5.3.2.1 合同履行过程中，应对合同履行情况进行检查和抽查，具体包括下列内容：a）合同履行进度情况；b）合同数量、工期、设计等变更情况；c）合同违约情况。5.3.2.2 出现不可抗力或不能履行合同等情况时，应及时通知对方，对合同履行过程中出现的问题及时处理，并对相关信息进行反馈和记录。5.3.3 合同变更5.3.3.1 合同依法成立并生效后，在尚未履行或未履行完毕之前，如客观情况发生变化或其他原因，应对合同中的相应条款作出适当调整，并以书面形式予以确