企业档案管理制度.docx

企业档案管理制度一、总则目的：为加强企业档案管理，规范档案管理工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、文化建设等方面的作用，特制定本制度。适用范围：本制度适用于企业总部及下属各分公司、子公司（以下统称“各单位）的档案管理工作，包括各类文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。管理原则：统一领导原则：企业档案工作实行统一领导，由企业档案管理部门负责统筹规划和组织协调，确保档案管理工作的一致性和规范性。分级管理原则：各单位按照职责分工，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用工作，接受企业档案管理部门的业务指导和监督检查。完整性原则：全面收集和整理与企业各项活动相关的档案资料,确保档案内容完整，能够真实反映企业的发展历程和工作成果。安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为企业各部门和员工提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理机构与职责档案管理部门：企业设立专门的档案管理部门，负责企业档案工作的组织领导和业务管理。其主要职责包括：制定和完善企业档案管理制度、标准和规范，指导和监督各单位的档案管理工作。统筹规划企业档案资源建设，负责企业重要档案的收集、整理、保管和利用工作。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化工作，提高档案管理的信息化水平。负责档案工作人员的业务培训和考核,提高档案工作人员的业务素质和工作能力。开展档案宣传和文化建设活动，增强企业员工的档案意识。各部门职责：企业各部门是本部门档案工作的责任主体，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。其主要职责包括：明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作。按照企业档案管理制度和归档要求，及时收集、整理本部门在工作活动中形成的各类档案资料，并定期向档案管理部门移交。负责本部门档案的保管和维护，确保档案的安全和完整。根据工作需要，合理利用本部门档案，为业务工作提供支持。档案工作人员职责:档案工作人员应具备相应的专业知识和技能,认真履行岗位职责。其主要职责包括：负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、保管、统计等工作。严格遵守档案管理制度和保密规定，确保档案的安全和保密。熟练掌握档案管理系统和相关技术设备的操作,提高档案管理工作效率。热情服务，及时为企业各部门和员工提供档案利用服务，解答档案利用中的问题。三、档案分类与归档档案分类方法：根据企业档案的内容和特点，采用具体分类方法，如年度-机构-问题分类法、问题-年度分类法等进行分类,确保档案分类科学、合理、便于管理和利用。归档范围：企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等，均应纳入归档范围。具体归档范围包括但不限于：企业行政办公文件，如会议纪要、通知、报告、请示、批复等。企业经营管理文件，如合同、协议、财务报表、审计报告、市场调研报告等。企业生产技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、操作规程、质量检验报告等。企业人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等文件。企业党群工作文件，如党组织活动记录、工会文件、共青团文件等。企业声像档案，如照片、录音、录像等资料。归档时间：各部门应在文件材料形成后的具体时间，如次年上半年完成归档工作，确保档案的及时收集和整理。对于一些特殊情况，如重大项目档案、突发事件档案等，应在项目结束或事件处理完毕后的规定时间内完成归档。归档流程：文件材料收集：各部门档案管理人员按照归档范围，及时收集本部门形成的文件材料，并进行初步筛选和整理。文件材料整理：对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保文件材料的系统性和规范性。档案移交：各部门将整理好的档案按照规定的时间和要求，向档案管理部门办理移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案保管与保护保管环境要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防污染等基本条件，保持库房内温度、湿度适宜。温度应控制在具体温度范围，如14-240,相对湿度应控制在具体湿度范围,如45%-60%o设施设备配置：配备必要的档案保管设施设备，如档案密集架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。定期检查维护：档案管理部门应定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。检查内容包括档案的完整性、安全性、存放秩序等，对损坏的档案应及时进行修复。档案备份：对重要档案应进行备份，采用异地备份、电子备份等方式，确保档案信息的安全。定期对备份档案进行检查和更新，保证备份的有效性。五、档案利用与借阅利用方式：企业员工可通过查阅、复制、摘录等方式利用档案。档案管理部门应根据档案的密级和利用要求，合理确定利用方式，确保档案的安全和有效利用。借阅审批流程：借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后方可借阅。对于机密级以上档案的借阅，还需经企业分管领导审批。借阅归还要求：借阅人应在借阅期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。六、档案鉴定与销毁鉴定标准：根据国家有关档案保管期限的规定,结合企业实际情况，制定档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。档案保管期限分为永久、定期（30年、10年等）两种。鉴定程序：档案管理部门定期组织开展档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和专家组成。鉴定小组按照档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。销毁流程：对经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细列出销毁档案的名称、卷号、册数、起止时间、应保管期限、已保管期限等信息。档案销毁清册经企业分管领导审批后，由档案管理部门和纪检监察部门共同派员监销。销毁档案时,应采用安全可靠的销毁方式，确保档案信息不被泄露。七、档案信息化建设建设目标：推进企业档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平，为企业信息化建设提供支撑。建设措施：建立档案管理信息系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。加强档案数字化工作，逐步将纸质档案、声像档案等转化为电子档案，建立电子档案数据库。完善企业档案信息网络，实现档案信息的互联互通和共享利用。采用先进的信息技术手段，保障档案信息的安全，如数据加密、访问控制、备份恢复等。安全管理：加强档案信息化安全管理，制定档案信息安全管理制度和应急预案，采取有效措施防止档案信息的泄露、篡改和丢失。定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。八、监督与考核监督方式:企业档案管理部门定期对各单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理情况、档案保管利用情况、档案信息化建设情况等。同时，接受上级档案行政管理部门的监督指导。考核机制：建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入企业各部门和员工的绩效考核体系。对档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对档案管理工作不力，造成档案损坏、丢失或泄密的部门和个人，按照企业相关规定进行处罚。九、附则制度修订：本制度根据国家法律法规的变化、企业发展战略的调整和档案管理工作的实际需要适时修订。修订程序需经档案管理部门提出修订建议，组织相关部门进行讨论和评审，报企业管理层审批后发布实施。制度解释：本制度由档案管理部门负责解释。生效日期：本制度自发布之日起生效，原有与档案管理相关的规定与本制度不一致的，以本制度为准。企业名称发布日期