工程资料及档案管理制度.docx

工程资料及档案管理制度第一章总则为加强工程资料及档案的管理，确保工程文件的完整性、安全性和有效利用，根据国家相关法规、行业标准及公司内部规范，特制定本制度。工程资料及档案是记录工程进展、质量管理、合同履行等重要信息的基础，是项目管理、决策支持及质量追溯的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有工程项目及相关部门，涵盖工程资料的收集、归档、保管、查阅、借用、转递等全过程。所有员工及外部相关人员须遵守本制度。第三章目标1 .确保工程资料的系统化、标准化管理，提高资料的利用效率。2 .保障工程档案的安全性与保密性，防止信息泄露。3 .为项目管理提供准确、可靠的资料支持，确保工程质量与进度的有效监控。4 .规范档案的归档、查阅、借用及转递流程，提升管理水平。第四章管理规范4.1 工程资料的收集与归档1 .资料收集各项目部门应积极收集与工程相关的各类资料，包括但不限于:- 项目立项文件- 合同及补充协议- 设计图纸及变更记录- 施工记录、质量检验报告- 会议纪要与沟通记录- 相关法律法规及标准2 .归档要求所有收集的资料需按照以下要求进行归档：资料必须完整、真实、有效，字迹清晰，内容无遗漏。-资料需按类别、时间顺序整理，建立清晰的目录。-归档资料须由项目负责人审核，确保符合归档标准。4.2档案的保管1 .保管责任各项目经理对本项目的档案保管负主要责任，确保档案安全完整。2 .存放环境档案库房应符合防潮、防火、防盗等要求，设有专人负责日常管理。档案需存放于专用档案柜中，并定期进行检查。重要及机密档案需采取加密措施，限制访问权限。4.3档案的查阅与借用1.查阅流程任何人员查阅档案需提前填写查阅申请表，说明查阅目的，提交至项目经理审核。一项目经理批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅过程中不得对档案进行涂改、圈划或损坏。2 .借用流程档案原则上不外借，特殊情况需外借时，需经公司高层领导批准。借用人需填写借用登记表，注明借用时间及用途，借用期不得超过三天。借用后必须按时归还，并进行完整性检查。3 .4档案的转递1 .转递要求档案转递需填写转递通知单，明确转递目的、接收单位及签收人。转递过程中需密封档案，禁止个人携带。转递档案需通过机要途径进行，确保信息安全。2 .接收确认接收单位收到转递档案后，应及时核对资料的完整性，并在转递通知单上签字确认。第五章监督机制5.1 监督责任公司设立档案管理监督小组，负责对各项目档案的管理情况进行定期检查。-检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅及借用等情况。-对存在问题的项目，提出整改意见，并限期落实。5.2 记录与反馈1 .记录制度各项目需建立档案管理记录，包括收集、归档、查阅、借用及转递等情况，确保有据可查。2 .反馈机制建立档案管理反馈机制，员工可对档案管理提出意见或建议，监督小组定期汇总反馈信息，并对管理制度进行优化。第六章附则1.本制度由公司档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。3.为确保制度的有效实施，建议每年进行一次全面评估，必要时进行修订。总结本制度旨在通过系统化、规范化的管理，提升工程资料及档案的管理水平，确保信息的安全与可靠，为公司工程项目的顺利实施提供全方位的支持。所有员工应增强档案管理意识，共同维护档案的安全与完整性。