业务员拿送货单或卖场验执单外出请款如何跟进回款.docx

账务处理会计实操文库业务员拿送货单或卖场验执单外出请款，如何跟进回款？1 .建立详细的记录系统单据登记：当业务员拿着送货单或卖场验执单外出请款时，首先要建立一个详细的请款记录台账。台账应包含请款日期、业务员姓名、客户名称、单据编号、请款金额等关键信息。例如，使用电子表格软件，每一行记录一次请款事件,这样可以方便后续的查询和跟踪。定期核对：安排专人负责定期（如每周或每月）核对请款记录与实际的单据，确保所有外出请款的情况都被准确记录，避免出现遗漏或错误记录的情况。2 .明确请款流程和时间节点流程告知：向业务员明确请款的标准流程，包括应该先找谁签字、然后去哪个部门审批、最后到财务部门请款等具体步骤。同时，提供一份详细的请款流程指南给业务员，让他们清楚知道每一个环节的要求。时间预估：根据以往经验和不同客户的付款习惯，为每一个请款环节设定合理的时间节点。例如，对于某大型卖场的请款，规定业务员在提交验执单后的3个工作日内获得卖场采购部门的签字确认，再在2个工作日内完成财务部门的审批，最后在7个工作日内完成请款。3 .与业务员保持沟通定期会议：定期召开业务会议，在会议上让业务员汇报请款的进度。业务员可以分享在请款过程中遇到的问题，如客户对货款金额有疑问、付款流程出现延迟等情况。通过会议，可以及时了解请款的动态，并共同商讨解决方案。日常沟通：除了会议沟通外，还可以通过即时通讯工具或电话等方式与业务员进行日常沟通。询问他们是否有新的请款情况、已经请款的是否有回款消息等，保持对请款回款情况的密切关注。4 .与客户直接沟通（如有必要）信息核实：在某些情况下，如果业务员请款后长时间没有回款消息，或者对请款情况存在疑问，可以直接与客户的财务部门或相关负责人进行沟通。核实客户是否已经收到请款单据、目前请款处于什么流程阶段、预计什么时候可以回款等信息。建立关系：通过与客户的直接沟通，还可以加强与客户的合作关系。例如，表达对客户付款及时性的重视，同时了解客户对公司业务和服务的反馈，为今后的合作打下更好的基础。5 .设置提醒和预警机制提醒设置：利用办公软件的提醒功能，为每一笔请款设置回款提醒。根据请款的预计回款日期，提前几天（如35天）提醒相关人员关注回款情况。提醒可以发送给业务员、财务人员或者负责应收账款管理的人员。预警机制：建立回款预警机制，当请款超过预计回款日期一定时间（如7天）后，自动发出预警信号。预警信号可以通过邮件、系统消息等方式发送给管理层、财务部门和业务员，促使他们及时采取催收措施。6 .分析回款数据数据收集：收集和整理请款回款的历史数据，包括不同客户的回款周期、逾期率、坏账率等信息。通过对这些数据的分析，可以了解每个客户的付款习惯和信用状况。策略调整：根据数据分析的结果，调整请款和回款跟进策略。对于回款及时的优质客户，可以适当放宽请款条件或提供一些优惠政策；对于经常逾期付款的客户，可以考虑加强信用评估、缩短信用期或者采取更严格的催收措施。