项目监理行文制度.docx

项目监理行文制度一、目的：规范项目监理机构的文件格式及往来程序.二、原则：1、项目监理机构按照统一的格式及程序行文；2、建设局有规定格式的文件，使用建设局规定格式；三、文件分类：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E业主类、F行政类、G公司经营类、其他类。四、文件编号：按照公司监理资料管理制度中“资料编号”的规定执行。五、发文格式：1、会议纪要：按公司统一会议纪要模板，写明公历年月日，主题词，会议纪要名称用小二号宋体字加粗，内容用四号宋体字，后附签到表；2、监理通知：监理通知使用建设局规定表格；3、监理函件：按公司统一模板,函件名称使用小二号宋体字加粗,内容使用四号宋体；六、其他类文件：按公司相关要求执行.六、容要求：简洁、流畅，条理清晰，数据准确，不使用文学描述词藻，准确地表达主题，无歧义。七、发文时间要求：1、会议纪要：必须在会后一个工作日内发出；2、监理通知：根据工程中具体情况及时发出；3、监理函件：根据工程中具体情况及时发出；4、其他文件：根据该文件具体情况及公司相关制度规定及时发出。八、发文程序：拟稿一审稿一签发1.会议纪要由总监（或其代表）指定拟稿人；2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；3、根据授权，发文内容必须通过总监（或其代表）审核后才能定稿；4、所发文件必须经过项目总监（或其代表）签字盖章后，方可发出；5、所发文件严禁涂改；6、文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。九、收文程序：1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；2、按资料管理制度规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上；3、各参建单位所发文件没采用城建档案统一格式和要求的，资料员应及时提出，拒收并要求更改；4、资料员收到文件后，半个工作日内转出，并由接收人员签收登记。5、凡需要承办或批示的文件必须及时办理，若不能及时办理需要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。6、资料员休假或公斜卜出时，总监应及时安排人员接任资料管理工作，并办理书面交接手续。