体系文件：管理程序的编写.ppt

体系文件：管理程序的编写体系文件：管理程序的编写目录1.体系文件：管理程序的提出体系文件：管理程序的提出2.管理程序的规范管理程序的规范3.管理程序编码的规范管理程序编码的规范4.管理程序内容结构的规范管理程序内容结构的规范5.管理程序内容编写的规范管理程序内容编写的规范6.如何编写管理程序如何编写管理程序准备阶段准备阶段编写阶段编写阶段审查阶段审查阶段7.为什么要画出工作流程图为什么要画出工作流程图1、体系文件：管理程序的提出体系文件：管理程序的提出1.组织：组织：组织是对两个人以上进行分工和协调的组织是对两个人以上进行分工和协调的系统；系统；2.组织：组织：如何以最少的资源投入达到最大的回报，如何以最少的资源投入达到最大的回报，是任何生产组织的管理者的目的；是任何生产组织的管理者的目的；3.规矩：组织机构运作需要。组织、体系的运作规矩：组织机构运作需要。组织、体系的运作需要有体系文件来规范，没有规矩不成方圆；需要有体系文件来规范，没有规矩不成方圆；管理，需要制定规矩；管理，需要制定规矩；4.管理：是获取、调度和利用各种资源去实现一管理：是获取、调度和利用各种资源去实现一个企业目标的过程；个企业目标的过程；5.管理：理顺流程，减少冲突，办事有序，事半管理：理顺流程，减少冲突，办事有序，事半功倍功倍；1、体系文件：管理程序的提出、体系文件：管理程序的提出6. 管理的规范化要求；7. 企业管理法制化要求；8. 管理需要明确工作流程；9. 管理需要明确内部职责分工；10.管理需要界定部门之间接口。 最后，有必要强调管理大师德鲁克先生的告诫：我们的生活和社会质量依赖于我们我们的生活和社会质量依赖于我们所建立的组织的质量，即：依赖于管理。所建立的组织的质量，即：依赖于管理。2、管理程序的规范1. 管理规范化首先需要管理程序的规范管理规范化首先需要管理程序的规范2. 规范管理程序的编码规范管理程序的编码3. 规范管理程序的格式规范管理程序的格式4. 规范管理程序的内容规范管理程序的内容5. 规范管理程序的要求规范管理程序的要求6. 规范程序审查的要求规范程序审查的要求3、管理程序编码的规范、管理程序编码的规范建议管理程序的编码，采用功能码，例如：建议管理程序的编码，采用功能码，例如：1. 组织机构（组织机构（ORG ）或（）或（OR） 2. 文件管理（文件管理（DOC）或（）或（DO）3. 设计管理（设计管理（DES）或（）或（DE）4. 工艺管理（工艺管理（TEC）或（）或（TC）5. 生产管理（生产管理（PRO）或（）或（PR）6. 质量管理（质量管理（QAC）或（）或（QM）7. 测试管理（测试管理（TES）或（）或（TE）8. 设备管理（设备管理（EQP）或（）或（EQ）9. 采购管理（采购管理（PUR）或（）或（PU）10.物料管理（物料管理（MAT）或（）或（MT）11.计划管理（计划管理（PLN）或（）或（PL）12.市场管理（市场管理（MAK）或（）或（ MA）13.人力资源管理（人力资源管理（HRM）或（）或（HR）4、管理程序内容结构的规范建议管理程序的内容结构规范为：建议管理程序的内容结构规范为：1.目的；目的；2.适用范围适用范围；3.职责职责；4.规定规定；5.记录；记录；6.定义和缩略语定义和缩略语；7.参考文件参考文件；8.附录附录；5、管理程序内容的规范、管理程序内容的规范1.目的目的编写本程序的目的；编写本程序的目的；2.适用范围适用范围-本程序的适用的工作范围和组织；本程序的适用的工作范围和组织；3.职责职责执行本程序的相关人员、部门职责；执行本程序的相关人员、部门职责；4.规定规定本程序工作流程中各个环节的要求和规定；本程序工作流程中各个环节的要求和规定；5.记录记录执行本程序所产生的记录；执行本程序所产生的记录；6.定义和缩略语定义和缩略语-本程序所提到的专用术语的定义本程序所提到的专用术语的定义和缩略语的全称；和缩略语的全称；7.参考文件参考文件-列出编写参考文件和执行参考文件；列出编写参考文件和执行参考文件；8.附录附录执行、描述本程序时要用到的表格、图表执行、描述本程序时要用到的表格、图表样本、工作流程图和少量执行参考数据、资料。样本、工作流程图和少量执行参考数据、资料。6、如何编写管理程序、如何编写管理程序准备阶段准备阶段1. 明确编写责任人、审核人；明确编写责任人、审核人；2. 了解本管理功能的工作流程；了解本管理功能的工作流程；3. 了解工作流程相关人员岗位、组织的了解工作流程相关人员岗位、组织的职责和任务；职责和任务；4. 了解工作流程相关要求和规定。了解工作流程相关要求和规定。6、如何编写管理程序、如何编写管理程序编写阶段编写阶段1. 用规范的语言写出编写本程序的目的；用规范的语言写出编写本程序的目的；2. 用规范的语言写出本程序的适用范围；用规范的语言写出本程序的适用范围；3. 用规范的语言写出执行本程序涉及的人员用规范的语言写出执行本程序涉及的人员岗位和部门组织的职责、任务；岗位和部门组织的职责、任务；4. 理顺、简化、优化和画出工作或管理流程理顺、简化、优化和画出工作或管理流程图；图；5. 用规范的语言描述本程序的管理流程；用规范的语言描述本程序的管理流程；6、如何编写管理程序、如何编写管理程序6. 用规范的语言写出工作流程中各个环节的用规范的语言写出工作流程中各个环节的管理规定和具体要求；管理规定和具体要求；7. 用规范的语言写出执行本程序中所产生的用规范的语言写出执行本程序中所产生的文件记录；文件记录；8. 用规范的语言给出本程序中所用的专用术用规范的语言给出本程序中所用的专用术语的定义和缩略语；语的定义和缩略语；9. 列出编写本程序所用的参考文件和执行本列出编写本程序所用的参考文件和执行本程序时的参考文件；程序时的参考文件；10.附上本程序所用的图表、表格、数据。附上本程序所用的图表、表格、数据。6、如何编写管理程序如何编写管理程序审查阶段审查阶段1. 把起草好的程序首先与本组织的主要责任把起草好的程序首先与本组织的主要责任人审查；人审查；2. 把起草好的程序与相关组织审查、界定接把起草好的程序与相关组织审查、界定接口责任；口责任；3. 在协商责任、接口中，无法达到共识时，在协商责任、接口中，无法达到共识时，由高一级责任人最后裁决；由高一级责任人最后裁决；4. 由本组织的高一级责任人批准执行。由本组织的高一级责任人批准执行。7、为什么要画出工作流程图为什么要画出工作流程图什么是工作流程（什么是工作流程（Work Process）？）？ ISO9000-2000：一组将输入转化为输：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。出的相互关联或相互作用的活动。（原注（原注1：一个过程的输入通常是其他：一个过程的输入通常是其他过程的输出。过程的输出。 原注原注2：组织为了增值通常对过程进行：组织为了增值通常对过程进行策划并使其在受控条件下运行。）策划并使其在受控条件下运行。）7、为什么要画出工作流程图为什么要画出工作流程图什么是工作流程（什么是工作流程（Work Process）？）？ 工作流程是一组相关联的、按照一定工作流程是一组相关联的、按照一定顺序排列的、共同给顾客创造价值的顺序排列的、共同给顾客创造价值的活动；活动； 工作流程是规范活动顺序、规范机构工作流程是规范活动顺序、规范机构运作的开始；运作的开始； 工作流程在实践中，可以、能够不断工作流程在实践中，可以、能够不断简化和优化。简化和优化。7、为什么要画出工作流程图为什么要画出工作流程图1.1. 清晰显示出工作全过程的图象；清晰显示出工作全过程的图象；2.2. 清晰显示出工作的先后顺序；清晰显示出工作的先后顺序；3.3. 清晰显示出各工作环节涉及的部门；清晰显示出各工作环节涉及的部门；4.4. 清晰显示出各工作环节涉及的岗位；清晰显示出各工作环节涉及的岗位；5.5. 清晰显示出清晰显示出在在不同阶段不同阶段做做什么什么工作工作；6.6. 显示出工作流程中显示出工作流程中的的关键活动或问题；关键活动或问题；7、为什么要画出工作流程图为什么要画出工作流程图7.7. 显示出烦琐的过程显示出烦琐的过程及不必要的及不必要的活动；活动；8.8. 显示和澄清部门、岗位之间显示和澄清部门、岗位之间的的误解；误解；9.9. 为明确责任、界定接口打下基础；为明确责任、界定接口打下基础；10.10.为简化、优化工作流程提供思路；为简化、优化工作流程提供思路；11.11.为不同阶段的活动提出管理要求打下基础；为不同阶段的活动提出管理要求打下基础；12.12.可以大大简化程序内容的文字描述。可以大大简化程序内容的文字描述。