单位档案管理制度参考模板-精选5份.docx

档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负奏对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门象导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案.2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2. 3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3. 1.1.机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3. 1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要完由机要室负贵外来文件的统一登七传阅、保管.各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3 .1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。4 1.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.1各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。31.3立卷归档的要求3. 1.3.1归档文件要齐全、完整，耍按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3. 1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清斑，案卷标感要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。31.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份,移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色也禁止用帆珠笔或铅怨字迹应清楚、准确，3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌腐、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背珏、摄录者，归档肖像资料必须是原版、原件、清晰、完整.3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必其实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：31.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角：双而书写的文字材料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角；3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负费人签字。移交清单式二份，双方各执份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.&1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210111in）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）：3.1.4.8.2用汁驿机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折便成R4幅面，图标栏耍露在外面；3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管,各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负货保管.3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、更印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得摘自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司杳证屈实后给予行政处也逾期不归还者,档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。3.3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事货任。3.4档案鉴定和移交3.4.1集团机要室及各部门、分子公司档案管理人M应按照档案保管期限的规定,定期对档案进行签定，准确确定档案的存毁。3.4.2档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导F,由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字.3.4.3档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份包印件以备查考。3.4.1员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。4、考核标准1.1财务及人事档案由部门自行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及五要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2各方格章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元.1.3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开.如遗失未交存的，视其档案资料的重耍程度，单次处罚100元至500元，同时待其补齐档案资料后方可办理离职手续。4.4罚款从当月工资中直接扣除。5、其他及附件1.1 档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。1.2 档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代替。1.3 本制度由办公室负贡解释，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突。1.4 本制度由办公室、综合部负责培训，办公室与集团法务审计中心负费监督执行。5. 5本制度自颁布之日起施行。6. 6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、彘号管理7. 1合同协议由集团及各分子公司机要室统一编号管理。6.2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负贵解狎.与集团档案管理制度一并演布施行.公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。.一、总则(-*)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。(一)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。(三)公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。,三、术语和定义I、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理：2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通：6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时,，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门：2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；3、负贲本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对自己部门资料或合同更印件的处置。（四）总经理1、负责对档案管理监督检查报告的审批。五、.工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负责对本部门口常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录：2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交；A,归档范围及移交时间B、档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。C、档案资料的日常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。C）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准：b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级：O借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续：d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销