郑州市物业公司电子邮件管理办法.docx

郑州市业公司电子部件管理办法一规范目的：高效规范的传递信息，尽快实现办公自动化二.适用范围：公司所有电子邮件及其传递和存档三.内容：1 .邮件发送者应填写主题，主题要求简明扼要，凡是没有主题的文件，收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任，由邮件发送者按公司制度承担.2 .发送邮件时，发送者应在电子邮件中注明中文姓名，部门，发送日期，如果有说明的简短文字，也应在电子邮件正文中写清楚。3 .篇幅中少于一百字的文字，直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用OffiCe软件编辑输入，并将OffiCe文件作为电子邮件的附件传送。4 .对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件，被征求意见或被请示者为收件人，其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人。被抄送人可不答复。5 .对于传阅文件，收件人不需要以答复的形式表示“已阅”。6 .所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件，以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等，按公司制度追究其相应责任。7 .凡是没有正式定稿的文件，报告、表格等不得打印。8 .为了减轻公司邮件的负荷，工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。9 .公司行政办公室应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理。作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息。并报行政办公室备案。10 .为了节省邮件在电脑中的可用空间，建议保留最近二周的邮件，其他邮件在存档后删除。11 .邮件应按照发件人或邮件内容进行分类管理，以方便查阅，行政办公室应督促帮助职员在邮箱内建立分类管理文件，并定期（每周一次）抽查职员是否完成最近一周邮件的分类整理。四.邮箱管理1 .行政办公室负责按公司部门及岗位设置，建立相应的邮箱。2 .邮箱使用者应保护好邮箱密码，如果发现密码泄露,请及时做出更改申请。3 .如果没有得到授权，不能查看他人邮箱内容。