Excel表格的使用秘技.docx

EXCE1.使用秒技也许你已经在EXCe1.中完成过上百张财务报表，也许你已利用Exce1.函数实现过上千次的烫杂运算，也许你认为Exce1.也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Exce1.全部技巧的百分之一。本专题从Exce1.的最高版本2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Exce1.的别样风情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Shee1.2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、"商业企业”、”个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。3切换到Sheet1.中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据一有效性”命令，翻开“数据有效性"对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，"个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如D列），再翻开“数据有效性”对话框，选中“序列M选项后，在“来源”方框中输入公式：=Indirect（ci）,确定退出。4.选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个"常用文档”菜单，将常用的工作等文档添加到其中，方重及上面的操作，将菜单项和与它对应的工作德文档超链接起来。4.以后需要翻开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中"超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接"按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1 .翻开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式”命令，翻开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于"选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击"格式M按钮，翻开“单元格格式”对话框，将"字体"的"颜色"设置为"红色"。2 .按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500.字体设置为“蓝色”；小于IO00,字体设置为“棕色”）03 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的''专业符号"工具栏。1 .执行“工具一宏一录制新宏”命令，翻开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1.”并将宏保存在“个人宏工作等”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2 .翻开“自定义”对话框，在"工具栏”标签中，单击“新建"按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称一一“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别"下面的"宏”，将"命令”下面的“自定义按钮”项拖到"专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。3 .选中其中一个''自定义按钮"，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4 .右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1.等），确定退出。重及此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5 .关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器"保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1 .翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隙藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。2 .执行”视图T视面管理器”命令，翻开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如"上报表”）后，单击“确定”按钮。3 .将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。1 .执行”格式T选项”命令，翻开“选项”对话框，进入“自定义序列"标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关，车队，一车间，二车间，三车间"等），单击“添加”和"确定”按钮退出。2 .选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，翻开"排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格"命令，翻开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的"分类”下面选中"自定义”选项，然后在右边''类型"下面的方框中输入“；”（三个英文状态下的分号二十六、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Exce1.表格和Word中的表格最大的不同就是EXCe1.是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询"，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。比方在所示的表格中，从A1.到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名"右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下：将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入”之"函数”选项。在如图18弹出的窗口中，选择“V1.OOKUP”函数，点"确定"。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“1.ookupva1.ue"（指需要在数据表首列中搜索的值）为“C8"（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）；“TabIearray"（指数据搜索的范围）为“A2：B6"（即在所有学生的“语文”成绩中搜索）；“Co1.vindexnum"（指要搜索的数值在表格中的序列号）为“2”（即数值在第2列；“Range1.ookup"（指是否需要精确匹配为“FA1.SE"（说明不是。如果是，就为“TURE”）。设定完毕按“确定”。二十八、插入“图示”尽管有14大类50多种“图表”样式给Exce1.撑着腰，但对于纷繁烫杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Exce1.2002中参加了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的"图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比方要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图"；而要表达资金的流通过程则可以选择''循环图"；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图"。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示"工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。二十九、熟悉EXCe1.的“从文本到语音”这是EXCe1.2002中的一个抢眼的新功能。它就是让OffiCe软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的OffiCe不管从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。按照OffiCe的默认安装，你可能还不能在Exce1.的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Exce1.的“工具”菜单中看到“语音工程了。如图21所示，翻开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格"按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，EXCe1.的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。还有一点需要说明的是，如果你想调整EXCe1.2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击"语音”图标，然后在“文字到语音"卡片上调整即可三十、Exce1.中“摄影”功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是一一“抓屏”！而且还不是像"Prin1.ScreerT按钮那样“一把乱抓"，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。要找到这个功能还不太容易，我们点击Exce1.”工具”菜单的"自定义”选项。在“命令”卡片的"类别”中点"工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一局部“照相”，只须先选择它们（图23）,然后按下“摄影”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下''摄影"按钮，这样刚刚被“拍摄”的"照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然，Exce1.是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缗放处理。不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片！你可以试着改动原来被我们“拍摄“下来的表格数据看看一一刷新一下“照片”，结果"照片”中的数据竟然也被同步更新了！三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用也许我们会奇怪，为什么每次翻开Exce1.,软件总是翻开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算工程的名目繁多、数据信息的头绪熨杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。比方我们首先制作“Shee1.1.”为"一班学生成绩表"，''Shee1.2”为"二班学生成绩表"，然后来到''Sheet3”,想进行"一班"和"二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Exce1.弹出的函数时话框中，利用数据列表右侧的按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“X班学生成绩表！XX单元格"的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Shee1.3”的目标位置都会适时进行重新计算。三十二、''驯服"Exce1.2002的剪贴板窗口Exce1.2002极大地改良了旧