公司文秘档案管理制度.docx

公司文秘档案管理制度公司文秘档案管理制度I.F1的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不行缺少的要素，为了加龙对文秘档案的管理，理顺工作程序,明确工作联责，杜绝资料流失.特制定本制度.2.管理职责2.1行政管理部是公F文秘档案的归。管理部门,负责文秘档案管理制度的提彻及在各部门的执行检衣，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导.2.2各部门所货近的部门内郃档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款婴求。2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：回档的文件资料必需完整、真实、精确.请示和批更、印本和底稿、正文和附件必需归在一起.4.3.4立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标Sfi、日期等项目填写济晰，概括而简洛地拟写好案卷标巡，把案送内容去达出来，装订整齐、坚固，然后还要埴写答考表，注明保管期限。435填写案卷一律用炭素黑水铜宅或毛笔,禁止用IH珠笔或铅笔.字迹应清晰、精确.4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，依描文件形成的特点.保持文件间的历史联系，适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。4.3.7立誉应以同类向题为主，结合其他特征的方法用法，把有亲密联系的文件坦合在一起。4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件（除请求、批女外）按保管期限和文件年限分k4.3.9上卷川竹埼.发七建件需立卷的文件资料,可按立卷像则进行插卷.4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应依枇肯定规律进行排列，系统地反映向阳.做到查找便利.4.3.11各种实物档案奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必需有条件，并保持其完好无损，4.3.12声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、IT家、摄录者,归档声像资料必需是原版.原件、清晰、完整.5.文秘档案的借阅5.1文秘档案主要供本企业利用,一般不外借.如状况特别，外雎位人需须持介绍信,并经公司领导批准，可查阅无密级档案。5.2各部门工作人员可干脆告阅属广本部门业务工作莅区得文秘档窠资料，如需荏间非本部门得政要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准.方可借向.5.3文秘档案得借阅者应负费档案得完整和完好,不得私白影印、«印'胡印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注惊语，不得转借，如有违纪，的情恁罚.5.4对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用.复制可实行复印、照片、盅印剧本、»录等方式，更制文件应细致校对，与原稿无误后,注明档案编号，然后供应运用.如有必要.给红制件加盖公章.以示复制件不会有误.5,必要时,档案室应对所供应档案出具证明.证明材料写好后应细致校对和申存，加盅档案室印章后才彳I效.档案室证明材料只能证明某名在档案上有无记我，而不能对某M下结论，档案管理员不行推自对档案资料作说明或下结论。5.6文秘档案一般不得借出档窠室。如有特别状况，可以作短期外借，最多为I天，（«1必需经有关领导批准并办理借阅手续.如延期借阅时间,纪办理续借手续.逾期不还者格案管理员要刚好催还.5.7借阅文秘档案须妥当保管,若有遗失，将依掘档案的价值和数以报公司领导批准后，而令其赔偿一切投失.6.文秘档案保密要求6档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方我同做好保密工作.6.2档案分一般档案和有密级档案两类.档案密级分为绝密、机密、隐私三级.6.3有密级档案只许在档案ISffi1.不许带离本室.有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上额导批准.6.4有密级档案只K归档人运用，其他人其利用倚经办公空主任或副总以上级领导批准,6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主仔鉴定解密，对解密档案作一般档案管理.刚好供网利用.6.6外来参观人员.统一由负责接待人答IS问题我礴所需材IM6.7档案管埋员丢失或假白供应泄漏档案机密，应依据情节轻曳,赐予纪律处分，直到依法追窕刑少五任。6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案空要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审皆无误签字后,才能调离.档案管理员调肉,应由办公室主任监瞽办理，档案交接之后,方能调离.7.超期档案的蝌毁7.1对超过保存期限的档案.由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁.7.2羟批准销毁的档案，可单独存放卡年，阅历证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁,7.3销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销，严禁将梢毁的文件作为它用.或作废纸出忤.文件怕毁后.赛第人应在销投注册上签字.