公司合同管理暂行办法.docx

公司合同管理暂行办法第一章总则第一条为加强XX铁路有限责任公司公司（以下简称''公司”）建设项目合同管理工作，规范合同行为，维护合同当事人的合法权益，根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国铁路法、铁路合同管理办法等法律法规及相关规定，结合铁路建设项目实际，制定本办法。笫二条本办法所称合同是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同（或协议）等。笫三条签订和履行合同应遵守国家法律法规和XX铁路总公司、原铁道部有关文件要求，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。第二章合同管理机构和职责第四条公司设立合同审查委员会，公司总经理任审查委员会主任，其他领导任副主任，各部门负责人、法律顾问为审查委员会成员。合同审查委员会主要职责：（一）组织审定公司合同管理办法（包括补充规定）、公司各类合同文本；（二）对公司拟签订的、属审查委员会审查范围的经济合同，召开审查会议组织审查。审杳委员会主要审查合同项目实施的可行性和必要性、合同费用的合理性、合同重要条款的合法性，及以上合同的变更或解除等，提出审查意见；（三）处理公司经济合同履行中的其他重大事项。第五条计划物资部是公司合同归口管理部门，其归口管理的主要职责是：（一）负责合同管理日常工作，建立合同管理台账，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；（一）组织合同的会议审查，按合同会议审查记录表（附件），汇总整理合同会议审查意见，并经与会审查委员会成员签字确认；（三）定期开展合同检查，向公司领导提交合同检查报告；（四）负责管理和按本办法规定使用合同专用章；（五）组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章制度；结合实际制定合同管理制度、办法，并检查监督执行；（六）配合主办部门的合同管理工作，参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作；（七）协助办理法定代表人的法人授权委托书手续；（八）负责合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；（九）指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项；（十）承办其他有关合同管理工作。第六条公司各部门是合同主办部门。公司各部门根据其职责具体承办相关合同业务，主要职责是：（一）研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；（二）按合同法的规定和项目的具体要求，审查合同对方当事人的资质、资信和履约能力，按授权代表公司与合同对方当事人进行谈判，起草合同文本：（三）负责办理合同审查手续，按照合同审查流程进行合同审查，审查前，将合同对方有效的资质、资信和履约能力的证明资料、谈判记录（主要包括：历次合同洽谈时间、地点、双方参加人员及洽谈主要内容。）及合同文本（含附件），送交计划物资部；（四）依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续，对所主办合同的真实性、可靠性、可行性负责；（五）合同签订后全面履行合同，建立合同履行情况台帐，认真做好合同标的物的交接、验收，确保标的物的质量、数量符合合同要求，交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录；（六）保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料（含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料），合同履行完毕或合同履行期满时，应及时书面向计划物资部报送合同履约情况；（七）参加合同纠纷的处理；（八）主动接受合同管理部门指导，及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题，必要时直接向公司领导报告。第七条各部门具体分工：（一）建筑安装工程施工、委托代建、勘察设计、咨询、科研等合同或协议由工程管理部牵头主办；（二）物资、设备采购等合同或协议由计划物资部主办；（三）监理、检测等合同或协议由安全质量部主办；（四）融资、财务等合同或协议由财务部主办；（五）对外宣传、后勤保障、法律事务等合同由综合部主办；（六）征地拆迁方面事宜由征地拆迁办公室主办第八条合同主办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时,必须做好资料的完整移交。第九条公司聘请法律顾问，法律顾问的基本职责是：（一）受理公司法律咨询；（二）受委托起草合同文本；（三）审查合同；（四）协助处理合同纠纷；（五）受委托代理诉讼或仲裁；（六）对公司有关人员进行法律知识培训。第三章.合同的审查与签订第十条合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。笫十一条按公司招标管理办法规定必须进行招标的项目，其合同的签订根据招投标法和政府采购法必须采用招投标等要约承诺方式签订。第十二条国家或XX铁路总公司、原铁道部规定采用标准或示范合同文本的，必须采用标准或示范合同文本。合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法以及合同生效条件等。对公司权益影响较大的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时，依据担保法的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。第十三条公司对外签订合同以本单位的名义进行，公司法人代表按规定可授权代理人，授权代理人可以本单位名义对外签订合同。授权对外签订合同的应当持有法人授权委托书。授权委托书应当注明授权委托事项、权限、期限和是否可以转委托以及转委托的条件等，并加盖公司法人公章并公司法定代表人签字。第十四条合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章（或法人公章），同时需提供法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。第十五条采用非招投标方式签订合同的，合同主办部门应事先要求合同对方提供当年年检的企业法人营业执照与资质证书，并加盖单位公章，其中自然人作为股东或发起人的，还需加盖其注册地所在工商部门公章。必要时应出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。以上资料均由合同主办部门审查原件并在复印件上签字后交计划物资部存档备查.合同条款必须按合同审查办法进行审查。第十六条采用招投标方式或竞争性谈判方式签订合同的，招标文件或竞争性谈判文件中的合同条款在招标文件发售前或竞争性谈判文件发出前，必须按合同审查办法进行审查。第十七条合同审查采用会议审查或会签审查的方式进行。未经审查的合同或协议不得签订或办理变更。笫十八条合同审查的主要内容：（一）合同是否符合法律、法规、技术规范和公司经营范围的要求；（二）合同双方责任、权利、义务的规定是否明确、清楚；（三）各项费用计算与支付方式是否正确、清楚；（四）合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决；（五）公司与签约方的组织和技术接口是否建立并保持；（六）签约方的要求是否双方都已明确并形成文件；（七）满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到公司有关方面的确认；（八）合同所涉及事项，是否按照公司各项管理规定得到批准；（九）按照合同将发生的费用支出，是否符合公司及上级单位批准的预算规定:（十）合同项目及费用是否有概算依据或公司审批意见（使用预备费或降造费的项目，合同主办部门应事先办理审批手续）；（十一）对合同乙方资信等方面的审查结果。合同审交前，主办部门按附件1合同审查申请表填写相关内容后，提交合同审查部门或审查委员会成员。第十九条进行会议审查的合同范围是：（一）建筑、安装工程承发包合同，以及所发生的I类变更设计、合同外索赔等需增加合同费用的变更合同；（二）100万元及以上的服务类合同或协议；（三）单项物资、设备采购合同额100万元及以上的合同或协议；物资、设备单价超过批复初步设计概算的采购合同或协议；（四）越过批焚初步设计概算的合同或协议。第二十条任何部门和个人，不得肢解项目，规避合同的会议审查。进行会议审查的合同文本，应提前送达合同审查委员会所有成员。第二十一条合同审查的流程（一）合同会签审查的流程：主办部门起草合同草稿f相关部门审查会签f法律顾问审查会签一分管合同工作的领导审查会签f主办部门按照会签审查意见修改合同文本f法律顾问、计划物资部复核后给合同编号一公司负责人。（二）合同会议审查的流程：主办部门起草合同草稿一合同审杳委员会各成员f合同审查委员会主任或副主任主持召开合同审杳会议一计划物资部整理会议审查意见并经参会各成员签字f主办部门按照会议审查意见修改或落实f法律顾问、计划物资部复核后给合同编号f公司负责人。第二十二条公司对外签订的所有经济合同或协议，经审查后，由计划物资部提供合同封面和合同编号。主办部门办理完合同签字手续后，到计划物资部加盖合同专用章，办理合同登记手续，加盖“合同登记章”。同时将合同审杳记录、合同文本、电子文件以及附件等一起交计划物资部归档保存，建立合同档案。第二十三条合同签订后由主办部门负责分发，计划物资部一份正本（用于合同存档）、三份副本（合同管理、财务、验工计价）。合同的发放均应进行登记，分发登记表由主办部门和计划物资部各保留一份。笫二十四条需经国家有关部门或上级主管机关批准、登记或者备案的合同，应履行相应的手续第四章合同专用章管理第二十五条合同专用章管理（一）公司对外签订的建设项目有关合同或协议，须加盖合同专用章。合同专用章仅用于对外签订合同，并严格在授权范围内使用；（二）合同专用章做到专人专管，严格印章使用，所有用章均需由经办人员签字登记并建立使用台帐；禁止未经批准携带合同专用章外出签订合同；（三）加盖合同专用章之前必须经公司法定代表人或授权代理人审查签字，未经签字的任何合同都不得加盖合同专用章；（四）非合同文稿及空白纸张不得盖合同专用章。笫五章合同的履行第二十六条依法成立的合同应全面履行，不得随意变更或解除。如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。第二十七条合同主办部门应当建立合同主办专人负责制度，主办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。主办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当及时收集和妥善保管。笫二十八条合同主办人应当随时掌握合同履行的动态，对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询计划物资部后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失；发现对方不履行或者不完全履行合同时，合同主办人应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告公司负责人和计划物资部，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔；将合同履行情况及时反馈给计划物费部。第二十九条合同主办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给计划物资部。第三十条计划物资部对所签订的合同执行情况进行跟踪，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，发现问题及时向公司领导汇报，并采取积极稳妥、切实可行的措施；对合同履行中出现的问题给予解释、解决。第三十一条合同结算必须通过计划物资部进行。计划物资部应当依照已生效合同的约定，及时办理收付结算。对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。第六章.合同的变更和解除第三十二条合同变更是合同内容的变更，如：数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的变更,但变更前后合同关系应保持连续性和同一性。第三十三条合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协