企业管理：报价邀请书的12个要点.docx

报价有限期和报价截止日报价有效期是由供应商提交给采购，用来决定中标价格的有效期限。例如，供应商提供了一份价格很低的钢材报价单并明确告知报价有效期是30天，但由于种种原因，采购在30天后才发出订单。在这段时间，由于钢材价格上涨，供应商无法维持之前的报价，于是提出涨价。因报价有效期已过，采购只能接受。报价截止日是供应商向采购提交报价的截止日。如果供应商未能在报价截止日前提交报价，则被视为退出。但是在实际工作中，经常会有供应商在报价截止日过后报出比其他各家都低的价格，此时采购应该怎么办呢？笔者建议，遇到这种情况时，采购不要自己做决定，一定要向上级领导请示，由领导或者团队集体决定。对投标人的奥质要求政府对特殊行业有资质要求,例如，土建招标需要供应商提供建筑资质，电控柜招标需要供应商提供配电资质，化学品招标需要供应商提供危化品经营许可。一些行业会有特殊的质量体系要求，例如，汽车行业要求制造商通过IATF16949认证，医疗器械行业要求制造商通过ISO13485认证，一般制造业要求制造商通过IS09001认证。对于MRO类物资，有些公司根据自身需要，可能会要求供应商是原厂或者具备代理资质。商品描述和需求信息商品描述说简单也简单，说复杂也复杂。对于标准品，采购只要知道品牌和规格即可。但是，定制件往往涉及图纸或功能要求.在询价阶段，设计工程师常常没有完成图纸或者材料清单(Bi1.1.OfMateria1.,BOM),采购只能依靠功能描述让供应商报价。采购要在报价邀请书中尽可能完整地描述需求信息，包括样件数量和需求时间，量产开始时间和爬坡计划，年度采购峰值和最小值,项目结束时间和产品生命周期总量等。项目时间节点项目时间节点是对甲方需求信息的进一步明确，包括样品的图纸和BOM何时完成，样品的模具何时开具，样品何时提交，模具多久完成修改，量产条件何时具备等.账期账期一定要在报价邀请书里写清楚，否则很容易产生争议.例如，从表面上看，某供应商的价格略低于其他供应商，但是在产品定点后它未必会同意甲方提出的账期。比较账期差异后，该供应商未必是最优选择。交货地点和贸易条款交货地点和贸易条款关系到物权转移和物流成本转移。如果不在报价邀请书中写明，有的供应商按照出厂价报价，有的供应商按照到门价报价，采购就可能会选错供应商。质量要求在新产品的询价阶段，采购往往很难从设计工程师或者质量工程师处掌到完整的质量要求。这就要求采购在报价邀请书中详尽地描述外购件的使用环境、使用要求和所要实现的功能，以防将来明确质量要求时供应商提出涨价。特殊要求很多公司对供应商的售后服务有特殊要求。例如，针对设备，生产部门会要求供应商提供培训服务，工艺部门会要求供应商在设备出现问题后24小时内提供诊断服务，维修部门会要求供应商定义备件并且备库。在供应商处的投资很多时候，采购需要支付在供应商处的工具、工装或模具等资产的费用，以便限制这些资产只生产自己公司的外购件。在制作报价邀请书时，采购要罗列在供应商处可能发生的投资，以便各家供应商统一报价、公平比价。合同模板（含质保协议）这是很多采购在询价时容易忽略的关键点。不少采购常常在选定供应商后才向供应商提供合同模板，供应商却突然说法务不同意签署这份合同，需要做很多修改.结果双方僵持不下，最后采购只能妥协。正确的做法是，采购应该把合同模板（含质保协议）作为附件一起发出，让供应商在报价前确认是否接受，如供应商不接受，则不给供应商报价的机会。最小起订量和订货周期如果采购不在报价邀请书中提出最小起订量和订货周期，就会产生不公平和不好谈的问题。例如，一家供应商按照最小起订量100个报价，而另一家按照100O个报价，后者的报价略低于前者。在这种情况下，采购会选错供应商。报价联系人、地址、电话和邮箱这是报价邀请书的必备信息。在报价期间，采购应当要求所有的供应商只允许把报价发给自己，即甲方唯一授权的报价联系人。如果供应商把报价同时发给别人，如项目经理，即被视为有串标嫌疑，采购可以酌情决定废标.采购可以将上述第2、5、7、8、11项作为整体方案中的打分项，用来综合考评最优供应商。