iso9002-全套制度及业务流程之档案管理程序.docx

25.档案管理程序1.目的和范阳：建立公司档案立表、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补缸该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人.2.职贵:2.公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理.即图书档案室（隶属人力资源部负责公司档案的总体管理,部门资料员1负近本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业分上的指导、监督和检查.2.2 鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自首，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。2.3 鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源11自管，人力资源部较理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理.3.流程：3. 档案分类：4. 1.文书档案即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件.5. 1.基建档案即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业林科.6. 1.财务档案即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核缴专业材料.37. 1.入驻档案即公司员工在应聘、转正、考部等人任活动中形成的反映个人招本情况、工作表现的个人费料。II.1.5经茸铺竹档案：即公司房产经苜销田活动中产生的具有保刷和存交价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等.3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录.如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户酒意度调查与分析记录等。3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录.如政府和公共事业单位的批文、文件和专虺会议纪要等。3.1.8声像档案：即在公司生产足首活动中形成的有保存价价的、以音像或图象记录在特殊敦体上的井陀有文字说明的历史记录.3.2具体管理：3.2.1立卷归档：多钝室资料时在郎年年初,根据以注本正4文件达转情根.僮计，年可能影成的M件，拉部或H立卷於目,如人力资源陆叫初定“人小打政戕义”、陶记.等,并将空白的幺件消缺国干速我H文性的餐殖而.一个较长时R幽掠对手头上的所有文件SHi清理对不个归股的文件材K另备工件夹兼独在故井按文fT收进赛序曲时用n文f1.消阁时将已发改宾里的攵件按已整好的奥H及时归入注内.文书档案彩2年为一*tfK*rt竣财务档案在韭计*位工涉怪案的杵时I-JX档案.个白档限期.施章斑工决U工作完年度终了后,V程预决HMSftit供数年的6成后两个月内由财务计统就保飘可花间B.要求：71«.构面色年形成的白H.JqHe)tt3年后再作放求KSK15文什整理后由图书杆案助货*1-年千网秒检案空胎半年h各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单系移交.用档.内日格.一式两份.移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存份。（楼交清单即文件清单）b.各部室向图书档案室移交档案时要做到一类齐全、份数完整，图节档案室不接收未经系统整理的写散文件。C.文件在各部室保存阶段要注遗保持字迹清晰、份数完整,防止发生寄变等.史写件、也I珠定书写件或传真件等均应重新攵印存档。d各郃室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，购应按规定的归档葩围进行。a总经理室：会议纪要、笊事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、文外来）件、外送文件、大豆记等：b）人力资源部：人事行政发文'企业设立与登记材料、员工的人事资料（应W卜表、编制表、工资单、培训记录等）等：、内部刊物C工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料亦即内业资料、竣工资料、设在说明书等）文件由工：其中前期）程部负责收集,竣工图由施工单位负责编制：文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带米的文件等：d）财务计统部：财会档案见第三层次文件财务档案管理程序e）审计核算部：决尊资料、签价单、外送文件、外来文件等；f羟营销售部：合同评审记录、伟楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场遍研资料、外送文件、外来文杵等；i）设计研发部：工程地随劭察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标节、合同等）工程设计概算说明、各项目往来文件（传其、工作联系函等、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。h）对外联络部：联络南、活动计划、外送文件、外来文件等。i客户限务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户湎意度调位及分析记录等.322）A.流程I上!K'a按档号脓字骁欣在交星果上,侬小号在左,大号在方,自上间3B.要求：a.卷内文件的排列应条理系统.文书档案按时间地序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批熨在前、请示在后：正件在前、附件在后：基建档案的法内排列顺序为文前图后.b不同保存价值的文件应分开组卷。C,凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）d.e. 图纸采用手风等式折叠法，规格为30CmX21cm：装订边应加垫纸以使左右平型并注意露出图标。3.2.3保管:.库房管理：a,座房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物不从事与朦房管理无关的活动：库内档案必须按顺号上架,不得错架、乱架；b.除档案员外，非档案人员不得随遨出入摩房，碗滞进底的（如维修座房或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终：c.库房设有中央空调、除湿机、湿湿度冽量仪和消防喷淋等设备,档案员要定期检查,以礴保以上设施的安全有效：随时注意库d.房海湿度的具体指数,务必使海度保持在MC'20C相对湿度50¼65%:e档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时时档案必须进行定期的防疫检自，有计划、分期分批地对档案进行翻动：建月中旬定期对库房进行清扫擦拭.包括擦洗密集架、地面、门窗等,特别是对一些小角落、健隙要进行清洁消揖以防害虫滋生；g.档案员肉开库房时应随手锁门，并注意检杳库房门窗的紧Hi性；h公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室在放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起,从左自右，从上到卜。B.流动中的安全防护：a.档案在陈房外未被使用时，不允许长时间排放在案子上，而应及时放入除房或专用的柜子中馈好，见不准撩自带离规定的使用场所:b.未经许可,利用者不得符所借档案转借他人,以防泄密：c.未经许可，利用者不褥指自拍照、抄录、复印：d尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。324提供利用：加强基础工作:H.痂制必要的全引目录和案卷目录,为档案用户蛙供必要的检索工具：b.安装使用快徒便利的档案管理软件提高查档效率：C开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B.开展直借服务:H.借阅:a）公司内部人员借阅档案的.须M号档案借阅登记表，阅华及时归还：归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库：b）非公司人员借阕档案的,须持有关胞位介绍信，并经公E相关部门主管同意后方可借阅:C）借何者必须爱护所包阅的档案，不得在档案上涂波、勾划、圈点或做其他各种标记；不得斯去档案内页；d）借回者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。a）档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表*，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办埋续借手续：归还时，档案管理人员必须当面倘认档案完整性后方可入库。b）非公司人员若需借出档案，须持有关垠位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出：借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆敞、涂改、转借，并负有保密的完全送任.C,复印：a）档案使用人若需更卬档案资料的,须经档案员同意：b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制发印价数.325销毁：a准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管:b.批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销型，严禁将需要销里的档案作其他用途,更不允许出卖.C档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负员.4 .相关文件:4.1件本集团档案管理办法之档案保管期限表&4.2件*集团人力资源管理体系B之人事档案控制程序4.34财务档案管理制度B5 .相关表单：5. 1文件清单/移交清单（具体见文件管理程序）5.2 档案借阅登记表5.3 档案借用转记表5.4档案销毁清册页号:贝号利用者情况档案资料情况用途史印Iaa否签收人品注姓名部门电话名称责任者类型档号亚印否ftt*/房地产有限公司档案借阅登记表页号:贝利用者情况不不/MJGiJ甘PK4R1.4档案资料情况用途受印僧出时间还时网签收入备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印杏第D版第。次修at”，明地产有眼公司破敏体彩程庠、制度文件造蝌*/房地产有限公司档案销毁清册页号:顺页号销毁时间销毁案卷名称案卷号销毁及监销人备注