会议室管理制度.docx

会议室规范简章1 .目的为了合理管控、规范及维护公司会议资源的运用，特制定该流程作业指导。2 .范围鹤壁天海全部会议资源3.关键角色及应负责任角色应负贡任OO1.会议室管理员1 .统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会议资源的运用；2 .负责对公司全部会议资源进行统一管理，刻会议资源进行例行化以及非例行检查，并相应做好记录，对于违规记录进行登记和月度汇总：3 .负责常会议资源协调、设备整理、纠纷调整等管理工作。002其他状况1 .会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工各保管一套；2 .清洁工负责清扫时间会议室开关门；3 .保卫科负责节假日及17：30分以后会议需求的开关门。003会议资源预定者（文员、助理）1 .会议资源预订者，对部门内部会议资源需求协调，填写会议资源中请；2 .对部门内部会议时间进行建议与限制：3 .对部门内部进行会议室运用规范宣扬与设备操作指导：4 .与部门员工沟通,对不须要的资源刚好释放。004会议室运用人1 .会议资源维护者之一，会前会后会议室6S整理、会议设备爱惜者：2 .合理运用会议室（时间管理、设备等）、会后刚好关闭投影、电脑等；3 .会议资源运用人帮助监督者，对会议室前后运用状况进行监控。00511设备管理员IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查，每周一次。4.内容描述4.1 会议资源申请4.1.1 依据部门业务需求，通过行政部进行会议资源预定；4.1.2 预定者预定胜利后向需求人反馈预定状况，并指导部门员工对会议设备的正确操作方法，提示其遵守会议资源运用管理规定，并督促会议组织者在会议结束后做好会议室6S工作：4.1.3 如遇紧急会议或接待需协调会议资源，由部门文员负责资源协调：4.1.4 日常会议资源预定可提前三天填写申请表，适用于内部会议、公司级会议、接待、电话会议等会议：预定视频会议：请请按需求选择第三会议室，并在会前通知IT进行技术指导；预定电话会议：请按需求选择其次第三会议室；请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、其次会议室。4.1.8 会议室优先权：展厅会议室：优先政府接待及重大接待运用：第三会议室：原则上只用于视频会议，为缓解H常会议和接待所需会议室，可临时供全部会议运用，但假如有视频会议须要召开，必需由优先视频会议运用。第四会议富，优先研发项目运用且仅限研发锁定运用。4.2 会议资源运用4.2.1 会议前：421.1 会前10分钟到会议室进行确认打算，若会议室没开门则向管理员申请打开门锁或借用钥匙开门；4当会议室椅子不够用时，可借用员工椅，但会议结束后务必将椅子归还至员工椅区相应的位置并摆放整齐：421.2 .3会议如需运用较大的设备仪器，请对会议桌面做好爱护措施，如：在桌面上放置较厚的胶皮等，轻拿轻放、搬动时不能在桌面上拖拉挪动，避开划伤桌面：4如会议不能正常召开，请在原安排会议时间前告知文员对会议资源进行释放；4当会议资源发生协调时，会议室预定人应当刚好反馈管理员对预定信息进行更改，否则会议室运用时发生的不良记录，将记录原预定人部门。4.2.2 会议中：4运用会议室时，全部与会人员必需自觉遵守会议资源运用管理相关规定;4与会人员应保持会议室整齐、不乱丢垃圾、不用在桌椅上乱写乱画，不用坚硬的物品划花桌面和皮椅；4与会人员应做好时间管理，在自己所预定的时间内完成会议，不能占用和延用他人资源时间。4.2.3 会议后：4会议结束后，必需关闭投影仪、电脑电源，将遥控摆放好，关闭会议室照明灯，不带走会议室线材、遥控、白板笔及白板擦等会议室标配物质；4.23.2将借来的员工椅归还到原来的位置，并摆放整齐：4.23.3 会议提前结束（较预定时间提前30分钟以上）请刚好通知部门文员对资源信息进行释放。4.3会议室设备配置表楼层会议室名称投影电视电脑VGA视频能接线电话会议（二套）视养会议（一套）一楼展厅I按需按需二楼第一J按需按需其次1按需第三J第四按需按需4.4巡查及惩处方法441管理员不定期对会议室运用状况进行巡查（以上全部内容），并对检查状况依据表02会议室检查表（日常运用状况）进行登记记录；4.4.2会议室清洁人员帮助监控（以上全部内容）：4.23.4 理员对会议室物质进行检查，保障基本设备的基本配置，并对检查状况依据表（H会议室巡查表（硬件设施）进行登记记录；4.23.5 IT设备管理员每周对IT设备例行巡查-次，并做好相应的记录;4.23.6 部人员都有权对会议室运用状况进行监督，对因会议资源影响到会议正常召开的状况均可反馈到管理员邮箱：4.23.7 述人员反馈的信息经核实属违规行为后，将记当次会议资源预定人员不良一次（如当天预定多个会议室均未运用且未通知拜放，将按会议室个数记不良次数）4.23.8 于月累计两次以上（包含两次）不良记录的会议室预定人，将取消该预定人员预定权限一个月。5支撑表单表单编号表单名称保存时限保管部门O1.会议室巡查表（硬件设施）1年行政部02会议室检查表（口常运用状况）1年行政部