会务手册新版.docx

一、XXXXX集团会务执行手二、4三、7会工作(M)K)9说京会人员制*匐也9会说播所的逢定:99样会IagioAAM10设的*nm.n*B.njitw/SPPTWft错误!未定义弁签。69（*11号一员工形n例因*本量与熏织12会中W（按依次）12JWT12三WMt12育的/13痛错序求定义书签。会JB工作Gmt)13M会车蛆UB13M13Wff149jmt.M14五、K*914»#：18会<三三"22<sm27会然工IeBa28主三O所储衰29为了便于客服都会务姐将JK会议眩务的各项流程，更好堆为总代鹏利系统做好服务保卬工作，特编写r«中研国际时尚管虎询问公司会务手册供大家整号，会务手册内容主吧包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）和留意事项。以随时提出修改看法，感谢！二、W度加tt为保障总代项目误悭朦当开和课程的效Jft,客服部将制定并简发了会议制度（试行版），对会以的全程工作做了要求，现将制度的下：会谀制度（Wt）1. 目的：公务服务工作作为客户服务部的一项正点工作，应以“以客户为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客Si人处更要明媚眼务的过程是一次企业影象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。为完善客服部会务管理流程，细化工作分工，制作本会务管用手斯2. MJH*B:本制度主要适用于总代会务，商学院会务工作可做叁考.3. WMIOjB*4%tt3.1会议组织邮门应在会议前发出会议通知前应当充分打球，一项会议的召开必定涉和到其它部门人员的相应工作支配和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能婚的嫣r解本次会议的关处信息，以便提前打舞，保证会以目标的实现；3.2会议通知应当包括以下几项内容3.2.1 会谀目的：明确说明实行此次会议要达到的效果，3.2.2 会以附同：应包括会议的起先时间和姑束时间3.2.2.1由多个部门参与的会仪:I：午的会议定为9:10起先，下午的会议定为14:10起先.由于特别状况无法按以上规定时间起先的会以，嵩山会议组织者在会前通知中明媚说明，3.2.2.2为保证会议效率和放心，在议题和内容有限的状况3会议时间般魔限制在2小时以内，3.2. 3会矍地点:会议地点应当明册标出,假如会议地点在公司外部,与会人珏并不熟双,会议通知中陶网I：会议地点示意图；3.2.43. 2,1.1会以议程的第项是拒持人讲解会以要求3.2. 4.2依据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容（参见名词说明）3.3. 4,3会议议程应以30分忡为单元，外出本单元的会议内容，假如某项内容多于30分钟，也应当分为多个单元，其目的保证与会人员忿与会议前能对会议内容有清楚的了解.3.4. 4.4每项会议议程应当列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应当在明确会以口的城础上.硼定哪些人必需参会，哪些人可参与可不参与；外力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员缘由参与此次会议而扬响他们的正常工作，同时又绐相关人员以学习、视冷的机会；3.2,5.1着装要求:在总代会务期何制并统一教练服，由公司统一发放，每次会以前从客服部诙取3.2,5,2会议内容保密婴求：会议组织不依据会议的件垢和内容确定会议内容是否要保惭；假如须要保密，须要实行必要的保密括施.例如：涉和公司商业幽私的会议，叁金人员假如托付他人代替参与会以，必闹*先报会戌由办部门批准.除先办会设部门外，一律不得录音、如像。会议中运用的文件一件由会议主办部门统收发，若须婴会后带走的必需履行相应的登圮手续.等等.3.3会设通知的发送3.3.1鳄部门的会议,会议蛆织部门应当提前3个工作日发出会议通知；但如会双涉和公司总经理室半以I：人处参9,应当提前5个工作日发出通知，涉和总经理使全体成员叁与的会议，应当提前10个工作H发出通知；以便与会人员能够少先调整好时间支配并为参会做好打算;3.3.2似如因特别状况须要临时召开会议（会设通知发出距,药会议召开24小时以内），跨部门的会议应当由本系统的总始理军成员批施，总经理室半以I：人员参与的会议应当彼得公司总经理的批准；6.UBHT-O:.vm.:34会务人员在会议期间，每口应于8：30前到达会场，做前期的各项打算工作；3.5会设期间在场内避开地意走动，对手机做消音处理；8.会如M1.R：1-<:IQ1.auX;36会双闲舞：会设应本在而效，W约的原则进行会议项算，并报管销总监审批；3.7交通、食宿：IH如会议在公司外部实行，会议组织部门肘当视会议时间支配组织与会人员的交通和食宿,假如F午有会议议程，午依应支配为工作快餐;三、流程图Xe五、工作职责详见阴友六工作，会,工作（按依次）会3所的途能：在会羞少30个工件日确定好会议地点，并具体了解场地的具体如H标次.及求：详见附件一««：对符合上述条件的场所最终提请昔循总雌。会训。的起草住会-1!确定本次会议的跖，其中包括汇池的具体内机主央内尊和。e,ou,WAJf等事项.mma时钝工最切主国育4时何支配主现工最人AMJfAA19:0010:00O1.M一10:00-10:15210:15-11:45O1.K：、一9mm：An结合会议议程起草会议通知，女中应注明会成的时间，地点，主持人，议程，会议的留意小项（必需包括界芸要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪梅等）和跻途图，并在*r方e发出.申最会仪9（算依据会议叁谀人员故家和工作人员状况的确认，做如产疥用明细，包括：会议案费用，住宿费用，我伙费用，茶歇费，广告安装黄，交通黄，办公用品费等相关费用会议值算要求在，*公务总统"完成，报君用总监和财务总监审批。AAWU结台派出工作人员状况和携带物料数也，确认住宿，支配交通（来WD状况.tt*IT*祥品附件二）依据征询结果，与酒店最终确定：会议室，房间，X饮的具体支配车支Ie依据会议议程偷定车辆来I可的支配，一般选用金杯车.要求明府发车时间，地点,路途结合已确定的参会和慎定状况，起草会议的公务通知，要求全部支配确定并具体.应包括时间、地点、叁课流程'住宿支配、就我支配、车辆支配、会务组联系方法、会议册您事项和会址路途图.会务通知要求存“五天完成，发行错统筹后由共通知用伊人员分别发放绐参照人员C会务通知要求在JMBe发给参会人员。长品的来买依据会议的K短和人数，选购相应的水果、果和小点心。11务员工作确定每次会说至少需有3名服务人员.通知股务人员全程椒务茶耿指心唳务人员水果和点心的打算和援放状况.事先与酒店人员联系，保证服务人员的和时到位.全部会议所匐用品需住会T运利会场；会以室所谓用品（投影仪，股投,幕布，白板，激光）等需在会天理故井黑试完毕.会议室的灯光、音响'空州等设备要求在会打算并网试完毕。讲师合锵放置矿泉水一瓶，并留意塔林.摆放指路牌，指明会议室和会务纨的地点,通知汇报人员5分仲就座并打算好汇报谎料.签到确定簿到台的爱放与人员提放签到处会中工作（按依次）UM*会议的全程要花一名会务人员留在会议室，保障会汉的服务匚作。征次汇报起先时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等状况“帮助汇报人员做好汇报PPT文件的皿试和资料分发工作。在会议休息期间，要相助F一个汇报人员进行调试和优料收发.和时了解会仪的进展状况并和时通知外部会务人员做好日程支配的崛赛工作.UAf1.的像I*落实汇报人员和时到公,了解汇报部门资料的打尊状况，并传助做好打算工作（如笺记本电脑，资料打尊等）落实汇报人员用督状况,落实汇报人员返利状况.吧结台会议的进程和人数，通知蛉厅坂菜的打算状况（人数）和用餐时间.要求凉菜在正技起先前15分钟摆放完毕，热菜在川我起先时上火。假如下午有会设议程，午瞥应支配为工作快管，住看的保障在全部须要住宿的人员抵达宾常时，要和时供应相应房间的的越。在当晚要与总台设定好其次日的叫早时间.叫早并通知早饭时间.在会议结束的当天13：OO之前，格全部房间的钥J收齐会后工作好次）全部会议结束后，做好参会人数返回车辆支配工作,球修囱场与Jnft人员车辆支配Mt在会议取圾一天通知中午13：00之的，办理祖府手馍.tt*M在送走全部参会人员后，进行设的的犒理和整理工作在确认全部会设项目均以结束后，结帐并开只发票。整备归还返网公司后，Jn还所借设备。费用IH1.在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算去。会4U会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作.五、会务人员要做好总经理业务工作的保隙工作并携带公司通讯录以做好我系，全程会议要至少保证行2会议用车。会议所需伐否应有各份；对所借用品应在动前进行检冽与调试。会务人员要携带至少5份公务通知，以备在询。财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做锭料的发放工作-会务组房间应选择与会场距陷较近的房间，而每次会议的房间应较为明定,公议期间如发生紧急状况，会务人员要做静冷舲，和时检改可能中致的缘由并尽快解决,公司«KM«FAXMttOUR第1页，共2页文件编号：发文日期:文件类别：会议通知拟文:审核:批准:收文者:收文部门:杪送：匚传阅阅后存档保密保匚r他密期限年月份*»1例会出O年月份例会定于月日下午（星期）和日（星期）实行.会议的各项内容支配如F：f会也点：二、XAJb三、会议川人：-四、谀疆支困：议8RfM主要内毒加时W姬主要汇AAA列席人Jt1¼、WSMBI.16:0016:ISH216:15-18:OO一、一一、18:1519:1519:30-22:30自由活动、WB.22：30分以会*,35月29日