文件的编号和格式管理办法2篇.docx
文件的编号和格式管理办法一、目的实现公司行文的规范化、标准化。二、贡任部门管理处办公室三、文件的编号（一）以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。（二）发文编号按文件类别不同由：*（公文种类）字年份序号组成：分别为：1、*（管）字年份序号2、*（请）字年份序号3、*（报）字年份序号4、*（办）字年份序号5,*（函）字年份序号6、*（会）字年份序号（三）文号说明1, “管”字：管理处内各类岗位职费、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件.2、“清”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文.请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送达为避免多头谙示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况,提出建议,答电问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。“报告”中不应夹带请示批示的事项。4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外雎位的行文。6、“会”字：管理处内部的会议纪耍“（四）序号说明1、序号在文件正式成文后由办公室配发“2、序号以不同的文种分类编排。3、当年份变动后，序号重头开始不连续.四、文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分.（一）文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。I、版头："上海*物业管理处”。字体为1号黑书加粗。（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）2、发文字号：位于版头卜方居中位置，字体为5号宋体。3、分陶线的线型为直线，粗细为0.5磅.4、如属管理性文件（即（管）字类）则：（1）在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：“版本号X”，卜行为：“修改码丫”。右边末尾为“共X页”。字体与发文字号相同5号宋体。（见附见公文格式（一）（2）在后续页张中版头分隔线居整版的1/8篇幅，左边顶格分两行，上行为“上海*物管处“，下行为“发文字号”字体为5号宋体.中间居中为“文件标题”，字体为三号黑体加粗（如标题一行不够写则合理分拆为二行）。右边末尾分二行，上行为“版本号：X,修改码：Y"，下行为“共X页第Y页”，字体为5号宋体。（二）行文部分1、标题：标题中除书名号外一般不用标点符号。字体为小二号黑体加粗,与分隔线间距一行.2、主送机关：应顶格写，与标题分隔一行。3、正文部分：无论每段开头是否有序码都要空两格，回行顶格,落款（发文机关）和日期一般在正文后第五行，靠右打印。4、文件如有附件，须紧跟正文，位丁正文和落款之间。5、文尾部分：即抄送机关。6、正文、附件，文尾部分均用四号宋体.五、行文注意事项（一）履次序数：第一层为“一”，第二届为“（一”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（一）公文中的数字：一般序数、舟数应当使用阿拉伯数码.（三）公文用印：必须加盖公章、用印须骑年压月。（四）文件发布后，如需改版，则应对“版本号”进行调整，如需修改（对各别条款略作修正），则应对“修改码”进行调整。“版本号”次序为:A.B.CZ5颁发部门：质管理部标题：文件编号、版本号编制程序颁发日期:年月日编号及修订号：SMP-WJO1-02生效日期:年月日编写人：审核人：批准人：编写日期：年月日审核日期：年月0批准日期：年月B分发部门：公司各部门“修改号”次序为：0、1、29.页码1/4XX生物工程有限公司标准管理程序1目的制订文件的系统编号、版本号，以便于识别、控制及追踪。2适用范围适用于本公司内所有文件。3职责公司文件起草、修订负贡文件的编号、版本号.4程序内容4.1 文件的编号格式:文件类别+分类代号+文件序号4 .1.I文件类别按文件性质分为三类，用英文缩写表示。即：标准管理程序：SMP标准操作规程：SOP专用技术标准：QS5 .1.2分类代号分类代号的组成，文件分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写+用2位数字代表的细分类别的顺序号。4. 1.3文件序号用两位数字表示。4.2 文件版本号格式4. 2.4文件版本号代表文件的变更情况，以便对文件的任何变更进行记录追踪,用一个字母“B”加两位数字表示。例如：BOO一表示该程序为新起草的程序。BO1.一表示该程序为第一次修订后的版本。B02一表示该程序为第二次修订后的版本。文件版本号:BooBa1.2/4以此类推.4.3 各类文件分类名称、文件分类代号、细分的顺序号4.4 3.1标准管理程序(SMP)序号文件分类名称文件分类代号备注1机构与人员JGRYoI-0401：岗位职责02：人员培训03：人协健康04：人民聘用2厂房、设施、设备管理SBO1.3物料管理W1.OI4卫生管理WSOI5验证管理YZO1.6文件管理WJO1.7生产管理ScO1.8质量管理Z1.o1.0201：实哙室管理02：质量保证9销售管理XSOIIO用户投诉与不良反应管理TBI1.自检ZJ4.3.2技术标准(QS)类别序号文件分类名称文件分类代号备注1工艺规程GYO1.2原料质量标准Y1.O1.3辅料质fit标准F1.O1.4成品质量标准CPO1.5工艺用水质量标准GYYS6包装材料质量标准BZO1.7验证文件YZO1-05O1.公用系统设符哙证文件02关键设备险证文件03关键设备清洁验证04生产工艺验证文件05检验方法的验证文件版本号IBOo页码：3/4序号文件分类名称文件分类代号备注1设备标准操作规程SBO1.-0401公用设备标准操作规程02提取设备标准操作规程03生产监控仪潜标准操作规程04实验检验仪潜标准操作规程2卫生管理WSO1-03O1.人员、物料、器具等卫生管理制度02公用系统设备及厂房设施清洁程序03前处理、提取乍间设备清洁程序3生产岗位操作规程GXOI01提取车间4质量标准操作规程71X)1-0701原料标准操作规程02辅料检验标准操作规程03包装材料检验标准操作规程04成品检验标准操作规程05工艺用水检验标准操作规程06质量检验方法标准操作规程07取样标准操作规程4.3.3标准操作规程(SOP).4.3.4举例SMP-Z1.O2T6：此文件编号代表标准管理程序中质址管理第二类16号新颁布文件。SOP-SC01-03：此文件编号代表标准操作规程中生产标准操作规程第一类03号新颁布文件。4.5 记录的编号格式：R+文件分类代号+表格序号4.4.1分类代号分类代号的组成，表格分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写。4.4.2记录的序号用两位数字表示.4.4.3记录的版本号同4.2.4项。4. 4.4各类记录表格分类代号、细分的顺序号：文件版本号：BOO页码，4/4序号R分类代号表格序号备注1人员RY01-2厂房、设施、设备管理类SB01-3物料管理类W1.O1.-4卫生管理类WS01-5验证管理类YZ01-6生产管理类SC01-7文件管理类WJ01-8质量管理类QA01-9QCO1.-10销售管理类XS01-11用户投诉与不良反应管理类TB01-4.4.4举例R-W1.-01：此表格编号代表物料管理类序号为01的记录表格。4.5批生产记录的编号格式：BPR+产品分类代号4.5.1 BPR为批生产记录(BatchProductionRecord)的第一个大写英文字母。4. 5.2产品分类代号产品分类代号的组成，产品分类名称第个字的汉语拼音第个大写字母和2位数代表的细分类的顺序号。4.5. 3版本号同4.2.4项.4.5.4举例BPR-C01：此表格编号代表第类产品的批生产记录表格，
